Declaração de privacidade do sistema de denúncias
1. Informação geral
a) Introdução
As presentes declarações de privacidade servem para informá-lo sobre o tratamento dos seus dados pessoais ao utilizar o nosso sistema de denúncias e sobre os seus direitos, de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e outras leis de proteção de dados aplicáveis a este tratamento.
b) Responsável pelos dados
A METRO AG, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf, é a responsável pelos dados de acordo com o RGPD e, portanto, responsável pelo tratamento dos dados em causa.
c) Encarregado de proteção de dados
Pode contactar o nosso encarregado de proteção de dados através do seguinte contacto:
METRO AG, Data Protection Officer, Metro-Straße 1, 40235 Düsseldorf, e-mail: datenschutz@metro.de
2. Informação sobre o tratamento dos dados pessoais
a) Objetivo do sistema de denúncias e base legal
O sistema de denúncias tem o objetivo de receber, tratar e gerir, de forma segura e confidencial, denúncias de violações das regras de compliance da MAKRO e METRO. O tratamento de dados pessoais no sistema de denúncias é baseado nos legítimos interesses da nossa empresa em detetar e prevenir comportamentos irregulares e assim evitar danos à MAKRO E METRO, aos seus funcionários e aos clientes. A base legal para o tratamento dos dados é o art.º 6.º, n.º 1, al. f), do RGPD.
b) Tipos de dados pessoais recolhidos
A utilização do sistema de denúncias é voluntária. Se enviar uma denúncia através do sistema de denúncias, recolhemos os seguintes dados e informações pessoais:
- o seu nome, se decidir revelar a sua identidade,
- se é funcionário da MAKRO E METRO, e
- os nomes das pessoas e outros dados pessoais das pessoas que menciona na sua denúncia.
c) Tratamento confidencial das denúncias
As denúncias recebidas são recebidas por uma pequena seleção de funcionários expressamente autorizados e especialmente treinados do departamento de compliance da METRO e são sempre tratadas de forma confidencial. Os funcionários do departamento de compliance da METRO avaliarão o assunto e realizarão as investigações adicionais exigidas pelo caso específico. Durante o tratamento de uma denúncia ou a condução de uma investigação especial, pode ser necessário partilhar as denúncias com outros funcionários da MAKRO E METRO ou funcionários de outras empresas do grupo, p. ex., se as denúncias se referem a incidentes em empresas subsidiárias. Estas podem estar sedeadas em países fora da União Europeia ou no Espaço Económico Europeu, com diferentes regulamentações relativas à proteção de dados pessoais. Garantimos sempre que as regulamentações de proteção de dados aplicáveis sejam cumpridas ao compartilhar as denúncias. Todas as pessoas que recebem acesso aos dados são obrigadas a manter a confidencialidade.
Como princípio básico, somos obrigados por lei a informar as pessoas acusadas de que recebemos uma denúncia a respeito delas, a menos que isso ameace investigações adicionais sobre a denúncia. Ao fazê-lo, a sua identidade como denunciante não é revelada, na medida do legalmente possível.
d) Conservação
Os dados pessoais são conservados pelo tempo necessário para esclarecer a situação e realizar uma avaliação da denúncia ou para verificar se existe interesse legítimo da empresa ou pelo prazo exigido por lei. Após a conclusão do tratamento da denúncia, esses dados são apagados de acordo com os requisitos legais.
e) Segurança dos dados e destinatários
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncias ocorre por meio de uma conexão encriptada (SSL). O seu endereço de IP não será registado durante a utilização do sistema de denúncias. Para manter a conexão entre o seu computador e o sistema de denúncias, é armazenado um cookie no seu computador que contém apenas o ID da sessão (cookie nulo). Este cookie só é válido até o final da sua sessão e expira quando encerrar o navegador. É possível configurar uma caixa postal dentro do sistema de denúncias que é protegida com um pseudónimo / nome de utilizador e senha, escolhidos individualmente. Isso permite o envio de denúncias ao funcionário responsável da MAKRO E METRO identificando o seu nome ou de forma anónima e segura. Este sistema apenas armazena dados dentro do sistema denúncias, o que o torna particularmente seguro. Não é uma forma de comunicação por e-mail regular.
Ao enviar uma denúncia ou um aditamento, pode enviar simultaneamente os anexos para o funcionário responsável da MAKRO E METRO. Se desejar enviar uma denúncia anónima, observe os seguintes avisos de segurança: os ficheiros podem conter dados pessoais ocultos que podem comprometer o seu anonimato. Apague esses dados antes de enviar. Se não puder apagar esses dados ou não tiver certeza de como fazê-lo, copie o texto do seu anexo para o texto da sua denúncia ou envie o documento impresso anonimamente para o endereço identificado no rodapé, citando o número de referência recebido no final do processo de denúncia.
O sistema de denúncias é operacionalizado por uma empresa especializada, Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, na Alemanha, em nome da MAKRO E METRO. Os dados pessoais e as informações inseridas no sistema de denúncias são armazenados num banco de dados operacionalizado pela Business Keeper AG, num centro de dados de alta segurança. Apenas a MAKRO E METRO tem acesso aos dados. A Business Keeper AG e outros terceiros não têm acesso aos dados. Isso é garantido no procedimento de certificação por meio de extensas medidas técnicas e organizacionais. Todos os dados são armazenados encriptados com vários níveis de proteção por senha para que o acesso seja restrito a uma seleção muito reduzida de pessoas expressamente autorizadas da METRO.
3. Direitos do denunciante
Na qualidade de titular dos dados, pode entrar em contacto com o nosso Encarregado de proteção de dados a qualquer momento, enviando uma comunicação informal para os contactos mencionados acima em 1. c), para exercer os seus direitos de acordo com o RGPD. Esses direitos são os seguintes:
- Direito de receber informações sobre o tratamento de dados e uma cópia dos dados tratados (Direito de acesso do titular dos dados, art.º 15.º, do RGPD)
- Direito de exigir a retificação de dados inexatos ou o preenchimento de dados incompletos (Direito à retificação, art.º 16.º, do RGPD)
- Direito de exigir o apagamento de dados pessoais e, caso os dados pessoais tenham sido tornados públicos, exigir a informação a outros responsáveis pelo tratamento sobre o pedido de apagamento (Direito ao apagamento dos dados, art.º. 17.º, do RGPD)
- Direito de exigir a limitação dos dados tratados (Direito à limitação do tratamento, art.º 18.º, do RGPD)
- Direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito, num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática, e o direito de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento. (Direito de portabilidade dos dados, art.º 20.º, do RGPD)
- Direito de se opor ao tratamento dos dados pessoais de forma a cessar o tratamento dos mesmos (Direito de oposição, art.º 21.º, do RGPD)
- Direito de retirar o consentimento dado, a qualquer momento. A retirada do consentimento não compromete a licitude do tratamento efetuado com base no consentimento previamente dado (Direito de retirar o consentimento, art.º 7.º, do RGPD)
- Direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo, se o titular dos dados considerar que o tratamento dos dados pessoais que lhe diga respeito viola o RGPD. (Direito de apresentar reclamação a uma autoridade de controlo, art.º 77.º, do RGPD)
Se os seus dados pessoais são tratados com base em interesses legítimos, nos termos do art.º 6.º, n.º 1, al. f), do RGPD, tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, de acordo com o art.º 21.º, do RGPD, desde que se verifiquem motivos relacionados com a sua situação particular. Se desejar exercer o seu direito de oposição, apenas tem de enviar um e-mail para os contactos mencionados acima, no ponto 1. c).