Politică de protecție a datelor
Suntem foarte riguroși cu protecția datelor și confidențialitatea și respectăm prevederile Regulamentului general UE privind protecția datelor (RGPD al UE), precum și regulamentele naționale în vigoare privind protecția datelor. Vă rugăm să citiți cu atenție aceste informații cu privire la protecția datelor înainte de a expedia un mesaj.
Scopul sistemului de sesizări și temeiul juridic
Sistemul de sesizări (BKMS® System) este destinat primirii, procesării și gestionării în siguranță și confidențialitate a mesajelor privind încălcările regulilor de conformitate ale Umdasch Group AG. Prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul BKMS® System se întemeiază pe interesul legitim al companiei noastre în descoperirea și prevenirea conduitei necorespunzătoare și, prin urmare, evitarea daunelor aduse companiei Umdasch Group AG, filialelor sale, angajaților și clienților acesteia. Articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD al UE servește ca temei juridic pentru această prelucrare de date.
Autoritatea responsabilă
Partea responsabilă pentru protecția datelor în sistemul de sesizări este
1) Umdasch Group AG
2) Doka, Umdasch Group Ventures și Umdasch Store Makers
în calitate de părți cu răspundere autonomă reciprocă (denumite în continuare și „UGAG”). Sistemul de sesizări este operat de o companie specializată, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin, Germania, în numele UGAG.
Datele cu caracter personal și informațiile introduse în sistemul de sesizări sunt stocate într-un centru de date de înaltă securitate operat de EQS Group AG. Numai UGAG are acces la date. Nici EQS Group AG și nici alți terți nu au acces la date. Acest lucru este asigurat în cadrul procedurii certificate prin intermediul unor măsuri tehnice și organizatorice extinse.
Toate datele stocate sunt criptate cu protecție cu parolă pe mai multe niveluri, astfel încât accesul este restricționat doar la persoanele selectate și autorizate din cadrul UGAG.
Întrebările privind protecția datelor pot fi trimise la adresa dataprotection@doka.com.
Tipuri de date cu caracter personal colectate
Utilizarea sistemului de sesizări are caracter voluntar. Dacă expediați un mesaj prin intermediul sistemului de sesizări, colectăm următoarele date și informații cu caracter personal:
- numele dumneavoastră, dacă alegeți să vă dezvăluiți identitatea,
- dacă sunteți angajat la UGAG și
- numele și alte date cu caracter personal ale persoanelor pe care le numiți în mesajul dumneavoastră.
Tratarea confidențială a mesajelor
Mesajele primite sunt recepționate de un grup restrâns de angajați autorizați expres și instruiți în mod special ai organizației de conformitate/audit intern din cadrul UGAG și sunt gestionate întotdeauna confidențial. Angajații organizației de conformitate/audit intern din cadrul UGAG vor evalua problema și vor efectua orice altă investigație necesară în funcție de specificul cazului.
În timpul procesării unui mesaj sau al derulării unei investigații speciale, este posibil să fie necesară partajarea mesajelor cu alți angajați ai UGAG sau angajați ai altor companii din cadrul grupului, de exemplu, dacă mesajul se referă la incidente care au avut loc în filiale. Acestea se pot afla în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European, cu regulamente diferite în privința protecției datelor cu caracter personal. Vom asigura întotdeauna respectarea regulamentelor aplicabile privind protecția datelor atunci când partajăm mesaje.
Toate persoanele cărora li se acordă acces la date sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
Informarea persoanei acuzate
La aprecierea organizației de conformitate/audit intern, persoanele acuzate pot fi informate despre un mesaj care le privește, cu excepția situației în care acest lucru periclitează alte investigații cu privire la mesaj. În limitele posibilităților legale, identitatea dumneavoastră ca informator – dacă ați dezvăluit-o – nu va fi divulgată.
Drepturile persoanelor vizate
Conform RGPD, în calitate de persoană vizată, aveți în mod special dreptul:
- de a verifica dacă și ce date cu caracter personal am stocat despre dumneavoastră (dreptul la informare), cu condiția ca furnizarea acestor informații să nu pericliteze un secret comercial sau al companiei UGAG sau drepturile ori libertățile unor terțe părți
- de a solicita rectificarea, integrarea sau ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal care sunt incorecte sau care nu sunt prelucrate în conformitate cu legea (dreptul la rectificare și la ștergere)
- de a ne solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal (dreptul de restricționare)
- în anumite circumstanțe, de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal sau de a retrage un consimțământ acordat anterior pentru prelucrare (dreptul la opoziție sau de retragere a consimțământului)
- de a primi datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat și de a transfera ceste date către o altă persoană responsabilă (dreptul la portabilitatea datelor).
Durata de păstrare a datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru clarificarea situației și efectuarea unei evaluări a mesajului sau atât timp cât există un interes legitim din partea companiei sau un interes de păstrare solicitat prin lege. După încheierea procesării mesajului, aceste date sunt șterse în conformitate cu cerințele statutare.
Folosirea portalului de transmitere a mesajelor
Comunicarea dintre computerul dumneavoastră și sistemul de sesizări se realizează prin intermediul unei conexiuni criptate (SSL). Adresa dumneavoastră IP nu va fi salvată în timpul utilizării sistemului de sesizări. Pentru a menține conexiunea dintre computerul dumneavoastră și BKMS® System, un modul cookie este salvat pe computerul dumneavoastră, care nu conține decât ID-ul sesiunii (așa-numitul modul cookie nul). Acest modul cookie este valabil numai până la terminarea sesiunii dumneavoastră și expiră atunci când închideți browserul.
Este posibilă crearea unei căsuțe poștale în cadrul sistemului de sesizări, securizată prin intermediul unui pseudonim / nume de utilizator și a unei parole personalizate. Aceasta vă permite să trimiteți mesaje către angajatul UGAG responsabil, fie folosindu-vă numele, fie într-un mod anonim, sigur. Acest sistem salvează datele numai în cadrul sistemului de sesizări, ceea ce îl face să fie deosebit de sigur. Aceasta nu este o formă obișnuită de comunicare prin e-mail.
Notă privind trimiterea atașamentelor
Când expediați un mesaj sau o completare, puteți trimite simultan și atașamente angajatului responsabil din cadrul UGAG. Dacă doriți să expediați un mesaj anonim, rețineți următoarele informații de siguranță: fișierele pot conține date personale ascunse care vă pot periclita anonimatul. Înainte de trimitere, eliminați aceste date. Dacă nu puteți elimina aceste date sau dacă nu știți cum să faceți acest lucru, copiați textul atașamentului dumneavoastră în textul mesajului sau trimiteți anonim documentul tipărit la adresa menționată în subsol, citând numărul de referință primit la finalul procesării mesajului.