Informace o ochraně dat
Následující část obsahuje informace o shromažďování, zpracování a používání osobních údajů v rámci systému nahlašování. Před podáním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně osobních údajů.
Účel systému nahlašování
Systém nahlašování (BKMS® System) slouží k bezpečnému a důvěrnému přijímání a zpracovávání informací týkajících se (údajného) porušení legislativy nebo porušení vnitřních předpisů v neprospěch společnosti TRATON GROUP
Zodpovědná kancelář a bezpečnost dat
Kancelář odpovědná za aspekt ochrany dat systému nahlašování je TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München. Systém nahlašování provozuje specializovaná firma EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín, Německo, jménem společnosti TRATON SE.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi provozované společností EQS Group AG ve vysoce zabezpečeném datovém centru. K datům má přístup pouze společnost TRATON SE. Společnost EQS Group AG ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno certifikovaným postupem zahrnujícím komplexní technická a organizační opatření.
Všechna data jsou zašifrována a uložena pod víceúrovňovou ochranou heslem, což znamená, že přístup je omezen na velmi malou skupinu osob výslovně oprávněných společností TRATON SE. Kromě toho, aby byla zajištěna vysoká úroveň ochrany dat a zabezpečení dat, byla mezi TRATON SE a EQS Group AG uzavřena dohoda o ochraně dat.
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování se používá na dobrovolné bázi. Nemáte žádnou zákonnou ani smluvní povinnost poskytnout své osobní údaje.
Shromažďujeme následující osobní údaje a informace, když podáte hlášení prostřednictvím systému nahlašování:
- Vaše jméno nebo/a soukromé kontaktní a identifikační údaje, pokud byste prozradili svou identitu (neanonymní hlášení)
- zda jste zaměstnancem skupiny TRATON, tedy profesní kontaktní a (profesionální) organizační údaje, pokud je zpřístupníte (neanonymní hlášení), případně jména osob a další osobní údaje osob uvedených ve vašem hlášení.
Důvěrné zacházení s informacemi
Příchozí hlášení zpracovává malá skupina výslovně oprávněných a speciálně vyškolených vyšetřovatelů oddělení GRC společnosti TRATON SE a vždy se s nimi zachází důvěrně. Zaměstnanci vyšetřovacího úřadu GRC ověří fakta věci a mohou provést další vyšetřování související s případem. Pouze tyto osoby mají přístup k údajům uloženým na portálu pro oznamovatele.
Důvěrnost nelze zaručit, pokud úmyslně uvedete nepravdivé informace s cílem zdiskreditovat osobu (udání).
V odůvodněných jednotlivých případech může být při zpracování hlášení nebo v rámci vyšetřování nutné sdílet informace s ostatními zaměstnanci TRATON SE nebo jiných firem přidružených k firmě TRATON SE, např. pokud se informace týkají činností v dceřiných společnostech TRATON SE. Pokud to vyšetřování vyžaduje, mohou být informace sdíleny s dceřinými společnostmi TRATON Group v zemi mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor na základě příslušných záruk ochrany dat určených k ochraně dotčených osob (např. standardní doložky EU o ochraně dat nebo jiné výjimečné odchylky podle čl. 49 nařízení GDPR). Vždy zajišťujeme dodržování příslušných ustanovení o ochraně dat v souvislosti se zveřejněním informací. V případě potřeby bude vámi poskytnutý informační text předán k překladu subdodavatelským partnerům společnosti EQS Group AG. Smlouva o ochraně dat uzavřená se společností EQS Group AG se vztahuje i na tyto partnery, přičemž i zde je zaručena vysoká úroveň ochrany dat a bezpečnosti dat.
V případě odpovídající zákonné povinnosti nebo pokud má TRATON SE nebo třetí strana oprávněný zájem na prošetření informací, jsou dalšími možnými kategoriemi příjemců orgány činné v trestním řízení, antimonopolní úřady, jiné správní orgány, soudy, jakož i mezinárodní advokáti a auditoři zaměstnaní firmou TRATON SE nebo jinou firmou skupiny přidruženou k firmě TRATON SE.
Všechny osoby, které mají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Informace postižené osoby
V určitých případech je společnost TRATON SE podle právních předpisů na ochranu dat povinna informovat podezřelé o obviněních vznesených proti nim. Jde o zákonný požadavek v případech, kdy lze objektivně prokázat, že zpřístupnění informací podezřelému již nemůže mít nepříznivý vliv na předmětné vyšetřování. Pokud jste sdělili své jméno nebo jiné osobní údaje (neanonymní hlášení), vaše totožnost oznamovatele nebude zveřejněna, pokud to bude právně možné, a budou rovněž přijata opatření, aby nebylo možné vyvozovat žádné závěry ohledně vaši identitu oznamovatele.
Právní základy
Výše uvedené zpracovatelské činnosti jsou odůvodněny následujícími právními základy:
- Shromažďování, zpracování a zpřístupnění vašich osobních údajů v případě neanonymního hlášení: souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů (článek 6 oddíl 1 písm. a DSGVO).
- Shromažďování, zpracování a zveřejňování osobních údajů osob zahrnutých do vašeho hlášení: Pro účely ochrany oprávněných zájmů sledovaných správcem nebo třetí stranou (článek 6 oddíl 1 písm. f DSGVO). Oprávněným zájmem společnosti TRATON SE je odhalovat, zpracovávat, potlačovat a sankcionovat porušování zákona a závažná porušení povinností celé skupiny zaměstnanců účinným způsobem s vysokou mírou utajení, aby se předešlo škodám a rizikům odpovědnosti za skupinu TRATON podle k §§ 30, 130 OWiG (německý zákon o správních deliktech). Bod 4.1.3 německého kodexu správy a řízení společností vyžaduje zřízení systému oznamování, který zaměstnancům a třetím stranám umožní bezpečně a přiměřeným způsobem zveřejňovat hlášení o porušení právních předpisů v rámci firmy.
- Zpřístupnění osobních údajů v případě neanonymního hlášení dalším příjemcům: zpracování je nezbytné pro splnění zákonné povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c nařízení GDPR).
Doba uchovávání osobních údajů
Osobní údaje budou uchovávány tak dlouho, jak to bude nutné pro účely šetření a následného posouzení, a navíc tak dlouho, dokud nás k jejich uložení zavazují příslušné zákonné, smluvní nebo zákonné doby uchovávání. Jakmile bude hlášení zpracováno, budou údaje vymazány nebo anonymizovány v souladu s právními požadavky konkrétní země. V případě anonymizace je odkaz na vaši identitu oznamovatele trvale a nevratně odstraněn.
Pomocí portálu pro oznamovatele
Šifrovaná komunikace a personalizovaná schránka
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem oznamování probíhá prostřednictvím šifrovaného spojení (SSL). Při používání portálu oznamování se IP adresa vašeho počítače neukládá. Pro udržení spojení mezi vaším počítačem a BKMS® System je ve vašem počítači uložen soubor cookie, který obsahuje pouze ID relace. Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a je zneplatněn při zavření prohlížeče.
Máte možnost použít pseudonym/uživatelské jméno a heslo pro zřízení chráněné poštovní schránky v systému nahlašování. To vám umožňuje posílat zabezpečené zprávy příslušným zaměstnancům společnosti TRATON SE, jmenovitě nebo anonymně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže ukládání je obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Používáním veřejného PC (např. v internetové kavárně) dále chráníte svou anonymitu.
Poznámky k odesílání příloh
Při podávání hlášení nebo doplňujících informací máte možnost zaslat přílohy příslušným zaměstnancům TRATON SE. Pokud chcete podat hlášení anonymně, dodržujte prosím následující bezpečnostní informace: Soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které mohou ohrozit vaši anonymitu. Před odesláním tato data odstraňte. Pokud nemůžete tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to udělat, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo zašlete vytištěný dokument anonymně (osobní údaje redigované) na adresu uvedenou v zápatí s uvedením referenčního čísla, které obdržíte na konci procesu hlášení.
Vaše práva
Kromě práva být informován o údajích, které se vás týkají, a práva na opravu vašich údajů, máte také právo požadovat výmaz a omezení zpracování (blokování) vašich údajů shromážděných pro výše uvedené účely. jako právo na přenos údajů, pokud neexistují žádná jiná zákonná ustanovení.
Dále existuje právo vznést námitku proti zpracování údajů, pokud je zpracování založeno na čl. 6 Oddíl 1 písm. f DSGVO (oprávněný zájem).
Dále máte právo svůj souhlas kdykoli odvolat (v případě neanonymního hlášení). Vaše odvolání nemá vliv na zákonnost shromažďování a zpracování vašich osobních údajů na základě vašeho souhlasu do té doby.
V případě potřeby potřebujeme ověřit vaši identitu, než budeme moci zpracovat vaši příslušnou žádost.
Kontaktní osoba v případě dotazů
Chcete-li odvolat svůj souhlas (v případě neanonymního hlášení) nebo uplatnit svá práva týkající se vašich údajů, použijte prosím kontaktní formulář (https://traton.com/en/data-protection.html) l) nebo kontaktujte MAN T&B, Bereich FIO, Zentralteam Datenschutz, Hanauer Straße 26, 80992 München, Německo.
Pověřence pro ochranu dat firmy TRATON SE můžete kontaktovat prostřednictvím: TRATON SE, attn. the data protection officer, Hanauer Straße 26, 80992 München, Německo.
V případě dalších dotazů se prosím obraťte na vyšetřovací úřad na adrese investigation-office@traton.com nebo TRATON SE, Hanauer Straße 26, 80992 München, Německo.
Máte také možnost obrátit se v případě stížností na dozorový úřad pro ochranu dat.
