BKMS System
WashTec AG
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Zum Schutz unseres Unternehmens und unserer Mitarbeiter

Ein weiterer Weg, um Rat zu suchen oder auf wesentliche Verstöße hinzuweisen

Die WashTec Gruppe bekennt sich zu einer verantwortungsvollen und nachhaltigen Unternehmensführung. Vor diesem Hintergrund genießen Integrität und gesetzkonformes Verhalten bei der WashTec Gruppe höchste Priorität.

Compliance, also die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften, unternehmensinternen Richtlinien sowie dem WashTec Verhaltens- und Ethikkodex, ist eine Voraussetzung für den Erfolg unseres Unternehmens. Fehlverhalten und Verstöße gegen die geltenden gesetzlichen Vorgaben, internen Regelungen und den Ethikkodex werden nicht geduldet.

Um auf mögliche Compliance-Verstöße hinzuweisen, steht allen Mitarbeitern und auch externen Personen dieses elektronische Hinweisgebersystem zur Verfügung. Auf diesem Weg können Sie Hinweise vertraulich und auf Wunsch anonym abgeben. Sie können das System auch nutzen, wenn Sie Rat zu Compliance-Fragen suchen.

Dieses Portal (BKMS® System) ist ein von der IT-Infrastruktur von WashTec unabhängiges externes System. Der technische Anbieter – die Business Keeper AG – ist in der Handhabung vertraulicher Informationen spezialisiert, hat aber selbst keinen Zugriff auf Ihre Meldung. Die im BKMS® System eingehenden Hinweise werden von einer Person im Bereich Legal und Interne Revision in Augsburg bearbeitet.

Da wir die offene Kommunikation mit unseren Mitarbeitern und externen Personen suchen, möchten wir Sie dazu ermutigen, Ihre Identität bei einer Meldung offen zu legen. Dies erleichtert die Klärung des Sachverhaltes. Ihre Angaben werden in jedem Fall streng vertraulich behandelt. Wir gehen allen Hinweisen unverzüglich nach und ergreifen falls notwendig Abhilfemaßnahmen.

Selbstverständlich können Sie sich aber auch wie bisher mit Ihren Bedenken vertrauensvoll an Ihnen bekannte Anlaufstellen im Unternehmen (z.B. Vorgesetzter, Betriebsrat, Personal-, Rechtsabteilung, Interne Revision) wenden.

Nutzen Sie das Hinweisgeberportal verantwortungsvoll. Geben Sie nur solche Informationen weiter, von deren Richtigkeit Sie nach bestem Wissen und Gewissen überzeugt sind. Alle Mitarbeiter, Vorgesetzten und Geschäftspartner haben ein Recht auf faire Behandlung.

Wir danken Ihnen für Ihre Unterstützung!

WashTec AG Vorstand

Wenn Sie Ihre erste Meldung senden möchten, klicken Sie hier:
Wenn Sie bereits einen Postkasten eingerichtet haben, können Sie sich hier einloggen:
  • Warum soll ich eine Meldung abgeben?

    Zu einer positiven und offenen Unternehmenskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher, unternehmensinterner und gesellschaftlicher Regeln.

    Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die unser Unternehmen oder das vertrauensvolle Miteinander gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, mögliche Finanz- und Imageschäden frühzeitig aufzudecken und sichern somit den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens.

  • Welche Meldungen kann ich abgeben?

    Sie können Hinweise zu Verstößen mit folgenden Themenschwerpunkten abgeben:

    • Korruption / Bestechung / Bestechlichkeit / Interessenkonflikt
    • Betrug / Untreue / Unterschlagung / Diebstahl
    • Wettbewerbsdelikte (Kartell- und Wettbewerbsrecht)
    • Diskriminierung / Belästigung / Bedrohung / Mobbing
    • Verstöße gegen Gesetze und Verordnungen
    • Verletzung von WashTec Richtlinien und unangemessenes Verhalten
    • Ich suche Rat

    Erläuterungen und Beispiele zu den möglichen Themenschwerpunkten einer Meldung erhalten Sie während des Meldeprozesses. Bitte sehen Sie von Kundenanfragen oder Kundenbeschwerden zu Produkten oder Dienstleistungen der Unternehmen der WashTec Gruppe über dieses System ab.

    Bitte beachten Sie: Das System darf nicht dazu verwendet werden, wissentlich falsche oder verleumderische Hinweise oder Informationen abzugeben. Hinweisgeber sind vor ungerechtfertigten Benachteiligungen geschützt. Für Beschuldigte gilt die Unschuldsvermutung.

  • Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

    Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung senden möchten, klicken Sie oben auf unserer Einführungsseite den Button "Meldung abgeben".

    Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:
    1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
    2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
    3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 4.096 Zeichen zur Verfügung, was einer voll beschriebenen DIN A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Vorgangsnummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
    4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen, geschützten Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang Ihres Hinweises informiert.
    Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button "Login" zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage bestätigen.

    Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das BKMS® System Ihre Anonymität technisch.

    Wir versichern Ihnen, dass wir ausschließlich an dem von Ihnen gemeldeten Fall interessiert sind. Missstände sollen aufgedeckt und finanzielle Schäden abgewendet werden.

  • Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe auf Wunsch anonym?

    Sie können dafür einen geschützten Postkasten einrichten. Über den geschützten Postkasten erhalten Sie Rückmeldung, was mit Ihrem Hinweis geschieht oder Sie können Fragen beantworten, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten.

    Bei der Einrichtung Ihres Postkastens wählen Sie ein Pseudonym und ein Kennwort aus. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen gesichert. Geben Sie keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, wenn Sie anonym bleiben wollen. Nach Möglichkeit verwenden Sie für die Meldung nicht einen von WashTec / AUWA / Mark VII zur Verfügung gestellten PC.

    Oberstes Prinzip des hier verwendeten BKMS® Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Die Funktionalität der Anonymitätswahrung ist von unabhängiger Stelle zertifiziert.

  • Wie läuft eine Untersuchung ab?

    Die im BKMS® System eingehenden Hinweise werden an jeweils eine Person im Bereich Legal und Interne Revision in Augsburg weitergeleitet. Nach einer ersten Glaubhaftigkeitsprüfung werden, soweit hinreichend konkrete Anhaltspunkte für einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß vorliegen, alle weiteren Schritte zur Aufklärung des Sachverhalts eingeleitet.

    Es können andere interne Fachabteilungen bzw. Tochtergesellschaften sofern diese für die Bearbeitung eines bestimmten Hinweises unverzichtbar sind, hinzugezogen werden. WashTec behält sich des Weiteren vor, ggf. das Gespräch mit Ermittlungsbehörden zu suchen, um aufzuklären, ob ein Anfangsverdacht für ein strafbares Verhalten besteht und ein Ermittlungsverfahren einzuleiten ist. Jede Person, die Dateneinsicht erhält, ist zur vertraulichen Behandlung dieser Daten verpflichtet, um größtmögliche Diskretion zu wahren.

    Zum Schutz der betroffenen Mitarbeiter wird der Kreis der in die Sachverhaltsaufklärung einzubeziehenden Stellen und Personen so eng wie möglich gehalten. Soweit durch einen Hinweis einzelne Mitarbeiter beschuldigt werden, werden entlastende Umstände in gleichem Maße wie eventuell belastende Umstände in die Sachverhaltsaufklärung einbezogen. Die zuständigen Stellen lassen sich von dem Grundsatz leiten, dass die Unschuldsvermutung so lange gilt, bis ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters tatsächlich nachgewiesen ist.

    Der Hinweisgeber wird, falls ein anonymer Postkasten eingerichtet ist, darüber informiert, was aus seinem Hinweis geworden ist.

  • Hinweise zum Datenschutz

    Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

    Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage

    Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von WashTec auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für WashTec, seine Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1f EU-DSGVO.

    Verantwortliche Stelle

    Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist

    die WashTec AG, Argonstrasse 7, 86153 Augsburg als Konzernmutter

    und je nach Sachverhalt kann aber auch eine der mit der WashTec AG direkt oder indirekt verbundenen Gesellschaften im In- und Ausland verantwortliche Stelle werden (nachfolgend als „WashTec“ bezeichnet).

    Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von WashTec betrieben.

    Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der Business Keeper AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der WashTec Holding GmbH möglich. Die Business Keeper AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

    Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei WashTec beschränkt ist.

    WashTec hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei WashTec können per E-Mail an Datenschutzbeauftragter@washtec.de gesendet werden.

    Art der erhobenen personenbezogenen Daten

    Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

    • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
    • ob Sie bei WashTec beschäftigt sind und
    • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
    Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

    Eingehende Hinweise werden von zwei autorisierten und speziell geschulten WashTec Mitarbeitern entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Sie prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

    Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren WashTec Mitarbeitern weiterzugeben. Diese können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

    Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

    Information der beschuldigten Person

    Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.

    Betroffenenrechte

    Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

    Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

    Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.

    Nutzung des Hinweisgeberportals

    Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.

    Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen WashTec Mitarbeiter namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.

    Hinweise zum Versand von Anhängen

    Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen WashTec Mitarbeiter Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.