Speak up – Πληροφορίες σχετικά με την προστασία των δεδομένων και τη συναίνεση
Το σύστημα καταγγελιών της Boehringer Ingelheim1 «Speak up» παρέχει μια πύλη για την αναφορά συγκεκριμένων ενδείξεων παραβίασης της συμμόρφωσης. Παραβιάσεις συμμόρφωσης είναι:
- παραβιάσεις νομικών ή θεσμικών απαιτήσεων ή
- εσωτερικών πολιτικών και διαδικασιών της Boehringer Ingelheim, ειδικά του Κώδικα δεοντολογίας και των επτά τομέων συμμόρφωσης για την καταπολέμηση της δωροδοκίας/καταπολέμηση της διαφθοράς, την πολιτική κατά των διακρίσεων, την αντιμονοπωλιακή νομοθεσία, την προστασία των δεδομένων, τη συμμόρφωση στον τομέα υγείας, την εκμετάλλευση εσωτερικών εμπιστευτικών πληροφοριών και τον έλεγχο των εξαγωγών και το εμπόριο.
Χρησιμοποιώντας το «Speak up» μπορείτε να δώσετε αναφορά για οποιεσδήποτε από τις καθορισμένες ενδείξεις μη συμμόρφωσης και παραβιάσεις του κώδικα δεοντολογίας της Boehringer Ingelheim.
Διαβάστε αυτή την πολιτική προσεκτικά και επικοινωνήστε μαζί μας εάν έχετε ερωτήσεις (datenschutzbeauftragter@boehringer-ingelheim.com). Η πύλη λειτουργεί για την Boehringer Ingelheim International GmbH, Binger Strasse 173, 55216 Ingelheim am Rhein.
Οι πληροφορίες που αναφέρετε λαμβάνονται αυτόματα από:
- τη θυγατρική εταιρεία της Boehringer Ingelheim στη χώρα όπου προέκυψε το συμβάν ή από την υπεύθυνη θυγατρική εταιρεία για τη χώρα όπου προέκυψε το συμβάν,
- τον υπεύθυνο σε θέματα συμμόρφωσης για την περιοχή και
- το τμήμα συμμόρφωσης στην Boehringer Ingelheim International.
Παρακαλούμε επισκεφθείτε την ιστοσελίδα http://www.boehringer-ingelheim.com/corporate_profile/annual_report.html όπου θα βρείτε την ετήσια έκθεσή μας για τις χώρες στις οποίες η Boehringer Ingelheim διαθέτει θυγατρικές εταιρείες.
Η πρώτη εκτίμηση του περιστατικού διεξάγεται από τον αποκλειστικό εξεταστή περίπτωσης στην κατάλληλη θυγατρική εταιρεία, όπως αναφέρθηκε παραπάνω. Με βάση την αξιολόγηση από τον εξεταστή η περίπτωση περιστατικού μπορεί να ανατεθεί για περαιτέρω εξέταση από τον υπεύθυνο σε θέματα συμμόρφωσης για την περιοχή ή το τμήμα εταιρικής συμμόρφωσης στην Boehringer Ingelheim International. Το αποτέλεσμα μπορεί να είναι έναρξη εσωτερικών και εξωτερικών ερευνών που διεξάγονται από πόρους της ΒΙ, εξωτερικούς πόρους έρευνας που εργάζονται εκ μέρους της Boehringer Ingelheim ή τις αρχές.
Τεχνική προστασία του συστήματος καταγγελιών:
Η τεχνική συντήρηση του συστήματος καταγγελιών «Speak up» διεξάγεται από την Business Keeper AG, μια ανεξάρτητη επιχείρηση με έδρα στο Βερολίνο 10789, Bayreuther Str. 35 (εφεξής «BK AG») που ενεργεί ως ανατεθειμένος επεξεργαστής δεδομένων για την Boehringer Ingelheim International. Τα δεδομένα αποθηκεύονται σε σέρβερ με προστασία της Telekom Deutschland GmbH στη Γερμανία. Μόνο η Boehringer Ingelheim είναι υπεύθυνη για τον έλεγχο και την επεξεργασία του περιεχομένου των αναφορών.
Τα προσωπικά δεδομένα που καταχωρούνται στο σύστημα καταγγελιών αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων που χειρίζεται η BK AG στη Γερμανία. Όλα τα δεδομένα είναι κρυπτογραφημένα, με προστασία κωδικής λέξης και αποθηκεύονται σε μια ασφαλή τοποθεσία, έτσι ώστε η πρόσβαση στο περιεχόμενο των δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί ηλεκτρονικά στο «Speak up» να περιορίζεται σε έναν στενό κύκλο εξουσιοδοτημένων ατόμων στο τμήμα συμμόρφωσης του ομίλου εταιρειών της Boehringer Ingelheim. Η BK AG δεν μπορεί να δει το περιεχόμενο των ηλεκτρονικά αποθηκευμένων δεδομένων σε αυτή τη βάση δεδομένων.
Εφόσον δεν καταχωρείτε δεδομένα, μέσω των οποίων είναι δυνατό να βγουν συμπεράσματα σχετικά με την ταυτότητά σας, το παρόν σύστημα καταγγελιών προστατεύει την ανωνυμία σας αυτόματα με τη χρήση μιας πιστοποιημένης τεχνικής λύσης, η οποία προστατεύεται από πολυάριθμα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα.
Επεξεργασία και γνωστοποίηση της αναφοράς σας εντός της Boehringer Ingelheim:
Ανάλογα με την αναφορά σας για τη χώρα στην οποία έλαβε χώρα το συμβάν, ο αποκλειστικός εξεταστής υπόθεσης της Boehringer Ingelheim για αυτή τη χώρα θα λάβει τις πληροφορίες που παρέχετε. Πρόκειται κατά πρώτο λόγο για τα υπεύθυνα μέλη του τμήματος συμμόρφωσης. Μόλις ληφθεί η αναφορά σας, ο αποκλειστικός εξεταστής περίπτωσης στο τμήμα συμμόρφωσης της χώρας όπου προέκυψε το συμβάν δημιουργεί μια περίπτωση υπόθεσης στο σύστημα διαχείρισης υποθέσεων. Ο εξεταστής περίπτωσης μπορεί να προσθέσει περισσότερες πληροφορίες για την υπόθεση στο σύστημα και μπορεί να διεξάγει εάν απαιτείται περαιτέρω έρευνα. Η αναφορά σας και η περίπτωση υπόθεσης που ανοίχτηκε μπορούν επίσης να αξιολογηθούν από τον υπεύθυνο σε θέματα συμμόρφωσης για την περιοχή και το τμήμα συμμόρφωσης στην έδρα της εταιρείας Boehringer Ingelheim International σε συμφωνία με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων/της ιδιωτικότητας.
Στην περίπτωση περαιτέρω έρευνας, ο υπεύθυνος εξεταστής υπόθεσης θα αναθέσει έρευνα της υπόθεσης τοπικά ή στο τοπικό τμήμα συμμόρφωσης. Το τοπικό τμήμα συμμόρφωσης θα αξιολογήσει εάν η περίπτωση θα ερευνηθεί σε τοπικό επίπεδο ή εάν πρέπει να εμπλακεί το τμήμα συμμόρφωσης της εταιρείας. Τα κριτήρια για την ανάθεση στο τοπικό τμήμα συμμόρφωσης/της περιφέρειας/στο τμήμα συμμόρφωσης της εταιρείας καθορίζονται στη «Διαδικασία Speak up» της Boehringer Ingelheim και περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, το επίπεδο εμπλοκής της διαχείρισης, την πιθανή οικονομική ζημιά και πιθανό πλήγμα στη φήμη.
Μια έρευνα μπορεί να διεξαχθεί από εσωτερικούς ή εξωτερικούς ειδικούς ερευνητές. Οι εξωτερικοί ειδικοί όπως δικηγόροι, ελεγκτές ή εγκληματολόγοι τους οποίους προσλαμβάνουμε είναι δεσμευμένοι με την Boehringer Ingelheim μέσω συμβατικών ή νομικών υποχρεώσεων εμπιστευτικότητας για την προστασία των δεδομένων/της ιδιωτικότητας, ώστε οι πληροφορίες που παρέχετε να παραμένουν εμπιστευτικές και να υπάρχει συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων/της ιδιωτικότητας.
Οι πληροφορίες στην αναφορά σας θα δοθούν επίσης στον υπεύθυνο διεύθυνσης του ομίλου Boehringer Ingelheim που επίσης πρέπει να διορθώσει τις ελλείψεις που ενδεχομένως διαπιστωθούν κατά τη διάρκεια της επεξεργασίας αναφοράς και να εφαρμόσει διορθωτικά μέτρα. Περισσότερες πληροφορίες από την αναφορά σας ενδέχεται να κοινοποιηθούν σε καθιερωμένες τοπικές, περιφερειακές ή εταιρικές επιτροπές έρευνας που εκπροσωπούν συνήθως τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού, συμμόρφωσης, εσωτερικού ελέγχου, νομικών θεμάτων και επιχειρηματικών συναλλαγών. Η διεύθυνση του τμήματος στο οποίο έγινε το συμβάν ενδέχεται επίσης να λάβει μέρος στις αντίστοιχες συνελεύσεις επιτροπών.
Εάν το περιεχόμενο της αναφοράς σας δεν υπόκειται σε καμία από τις συγκεκριμένες αναφερόμενες κατηγορίες συμμόρφωσης, θα προωθήσουμε την αναφορά σας στο υπεύθυνο τμήμα της Boehringer Ingelheim, εφόσον το κρίνουμε απαραίτητο και αρμόζον. Ο γενικός κανόνας ωστόσο είναι ότι το «Speak up» χρησιμοποιείται μόνο για την καταγραφή αναφορών που σχετίζονται με τις κατηγορίες αναφορών που παρατίθενται.
Παρακαλούμε ενημερώστε μας εάν δεν επιθυμείτε να γνωστοποιήσουμε τα προσωπικά σας δεδομένα, ειδικά το όνομα σας, σε άτομα εκτός του Boehringer Ingelheim Compliance Department (εκτός εάν αυτό είναι απαραίτητο για τη διαφύλαξη των νόμιμων συμφερόντων της Boehringer Ingelheim). Συνεπώς σημειώστε ότι ενδεχομένως να μην μπορέσουμε να λάβουμε εξ ολοκλήρου υπόψη μας την αναφορά σας.
Πρόσβαση στους δημόσιους φορείς:
Ενδεχομένως να ζητηθεί εκ του νόμου από τη Boehringer Ingelheim να παρέχει σε δημόσιους φορείς, συμπεριλαμβανομένων μεταξύ άλλων, δημόσιων ελεγκτικών φορέων ή δικαστηρίων, πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις συμμόρφωσης. Εάν είμαστε υποχρεωμένοι να παρέχουμε πληροφορίες, ακόμα και σε περιπτώσεις δήμευσης, δεν θα μπορέσουμε να αποκρύψουμε τις πληροφορίες που μας παρέχετε.
Σε ορισμένες περιπτώσεις η Boehringer Ingelheim δεν είναι υποχρεωμένη να γνωστοποιήσει προσωπικά δεδομένα σε δημόσιους φορείς, αλλά έχει το νομικό δικαίωμα να το κάνει αυτό με τη θέληση της.
Παρακαλούμε ενημερώστε μας εάν δεν επιθυμείτε να γνωστοποιήσουμε εθελούσια τα προσωπικά σας δεδομένα, συμπεριλαμβανομένων μεταξύ άλλων του ονόματος σας, σε δημόσιους φορείς (εκτός εάν αυτό είναι απαραίτητο για τη διαφύλαξη των νόμιμων συμφερόντων της Boehringer Ingelheim). Συνεπώς σημειώστε ότι ενδεχομένως να μην μπορέσουμε να λάβουμε εξ ολοκλήρου υπόψη μας την αναφορά σας.
Γνωστοποίηση πληροφοριών σε άλλες χώρες:
Προσωπικές πληροφορίες που ενδέχεται να παρέχετε στην αναφορά σας, μπορεί να μεταβιβαστούν αυτόματα (με βάση την αναφορά σας για τη χώρα στην οποία προέκυψε το περιστατικό) σε άλλες χώρες της ΕΕ/ΕΟΧ ή σε χώρες εκτός της ΕΕ/ΕΟΧ, στις οποίες η εμπιστευτική μεταχείριση των προσωπικών δεδομένων δεν εξασφαλίζεται από το νόμο στο βαθμό που εξασφαλίζεται στη Γερμανία. Αυτό ισχύει ειδικά για χώρες οι οποίες δεν θεωρείται ότι έχουν επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων όπως προβλέπεται στις διατάξεις της ΕΕ/ΕΟΧ. Ωστόσο στην Boehringer Ingelheim εξασφαλίζεται ένα επαρκές επίπεδο προστασίας δεδομένων μέσω δεσμευτικών εσωτερικών κατευθυντήριων οδηγιών προστασίας δεδομένων και της Συμφωνίας ομαδικής μεταφοράς δεδομένων της Boehringer Ingelheim και σε χώρες εκτός Γερμανίας και εκτός της ΕΕ/ΕΟΧ.
Ενημέρωση των εμπλεκόμενων μερών:
Συχνά απαιτείται από το νόμο να ενημερωθούν και να ζητηθεί η γνώμη των ατόμων για τα οποία έχει ληφθεί αναφορά σχετικά με ενδείξεις παράβασης συμμόρφωσης. Στην πορεία της έρευνας, αυτά τα άτομα θα έχουν την ευκαιρία να παρουσιάσουν την άποψη τους σχετικά με την αναφορά.
Παρακαλούμε ενημερώστε μας εάν δεν επιθυμείτε να γνωστοποιηθεί το όνομα σας ως καταγγέλλων. Σημειώστε ότι το εμπλεκόμενο άτομο μπορεί να έχει νομικά δικαιώματα, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των δεδομένων/της ιδιωτικότητας, σε πληροφορίες και ενδεχομένως να μας ζητηθεί να αποκαλύψουμε το όνομα σας. Οι δημόσιοι φορείς μπορεί επίσης να έχουν τα ίδια δικαιώματα σε πληροφορίες ή δήμευση, τα οποία θα έχουν ως αποτέλεσμα αποκάλυψη του ονόματος σας. Αυτό μπορεί να συμβεί ιδιαίτερα εάν το εμπλεκόμενο άτομο ισχυρίζεται ότι οι πληροφορίες που έχουν υποβληθεί εναντίον του/της, είναι εσκεμμένα ή εξ αμελείας αναληθείς και αποφασίσει να ασκήσει δίωξη.
Αποθήκευση προσωπικών δεδομένων:
Οι προσωπικές πληροφορίες που παρέχετε θα διατηρηθούν για 5 χρόνια μετά την έρευνα και επίλυση της αναφοράς συμμόρφωσης, συμπεριλαμβανομένης της επίλυσης οιωνδήποτε ελλείψεων διαπιστωθούν και του χειρισμού οιωνδήποτε επακόλουθων δικαστικών διαδικασιών. Τα προσωπικά σας δεδομένα θα διατηρηθούν για ακόμα μεγαλύτερο διάστημα εάν αυτό απαιτηθεί λόγω νομικών, ρυθμιστικών ή συμβατικών υποχρεώσεων για τη διατήρηση αρχείων ή εφόσον αυτό επιτρέπεται από το νόμο. Τα προσωπικά σας δεδομένα θα διαγραφούν εφόσον απαιτηθεί από το νόμο.
Συναίνεση και εθελοντικός χαρακτήρας:
Όταν καταχωρείτε πληροφορίες στο σύστημα καταγγελιών, το σύστημα θα ζητήσει τη συναίνεση σας αναφορικά με τη συλλογή, επεξεργασία και χρήση των προσωπικών σας δεδομένων που περιλαμβάνονται στις πληροφορίες, όπως περιγράφηκε ανωτέρω. Σημειώστε ότι μπορείτε να προχωρήσετε στο έντυπο αναφοράς αφού έχετε επιλέξει το πλαίσιο συναίνεσης επεξεργασίας δεδομένων.
Εάν δεν επιθυμείτε η Boehringer Ingelheim να συλλέξει, επεξεργαστεί και χρησιμοποιήσει τα προσωπικά σας δεδομένα όπως περιγράφηκε στην παρούσα πολιτική, μπορείτε να δώσετε την αναφορά σας ανώνυμα. Η αποκάλυψη των προσωπικών σας δεδομένων είναι εθελοντική όπως και η χρήση του συστήματος καταγγελιών.
Ωστόσο θα το εκτιμούσαμε εάν μας γνωστοποιούσατε το όνομα σας. Πολλές έρευνες μπορούν να διεξαχθούν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά εάν είναι γνωστό το όνομα του καταγγέλλοντα, καθώς ο υπεύθυνος επεξεργασίας της αναφοράς μπορεί να έρθει απευθείας σε επαφή με αυτόν για να διευκρινίσει οποιεσδήποτε πληροφορίες στην αναφορά.
Χρησιμοποιώντας αυτό το σύστημα καταγγελιών συμφωνείτε ότι θα γίνει επεξεργασία και χρήση ως ανωτέρω, των προσωπικών δεδομένων που έχετε υποβάλλει.
Δικαιώματα προστασίας των προσωπικών σας δεδομένων και επικοινωνία:
Μπορείτε να ζητήσετε πληροφορίες σχετικά με το ποια προσωπικά σας δεδομένα αποθηκεύουμε. Σε δικαιολογημένες περιπτώσεις, μπορείτε επίσης να αιτηθείτε τη διαγραφή, τη διόρθωση ή τον περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων σας. Σε περίπτωση διαβίβασης των προσωπικών σας δεδομένων σε χώρα εκτός της ΕΕ, η οποία δεν παρέχει επαρκή προστασία, μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο της σύμβασης που παρέχει επαρκή προστασία των προσωπικών δεδομένων. Σε περίπτωση που έχετε παράσχει συγκατάθεση για τη χρήση των προσωπικών σας δεδομένων, μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή με αποτέλεσμα για το μέλλον.
Εάν έχετε οποιαδήποτε ερώτηση αναφορικά με τη χρήση των προσωπικών δεδομένων εκ μέρους μας, με την παρούσα δήλωση προστασίας δεδομένων ή εάν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας ανά πάσα στιγμή ή μπορείτε να επικοινωνήσετε απευθείας με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων μας:
- Boehringer Ingelheim International GmbH
- – Data Protection Officer –
- Binger Straße 173
- 55216 Ingelheim am Rhein
- Germany
- E-mail: datenschutz@boehringer-ingelheim.com
1 Boehringer Ingelheim International GmbH, έδρα: Ingelheim, Γερμανία. Δικαστήριο τόπου τήρησης μητρώου: Mainz, HRB 21063. Μπορείτε να βρείτε περαιτέρω πληροφορίες στην ιστοσελίδα www.boehringer-ingelheim.com