Speak up – informácie o ochrane údajov a súhlas
Systém oznamovania spoločnosti Boehringer Ingelheim1 „Speak up“ poskytuje portál pre ohlasovanie konkrétnych podozrení na porušenia súladu s predpismi. Medzi porušenie predpisov patria:
- porušenia právnych a štatutárnych požiadaviek alebo
- interných smerníc a postupov spoločnosti Boehringer Ingelheim, najmä kódexu správania a siedmych oblastí predpisov týkajúcich sa boja proti úplatkom/korupcii, diskriminácie, protimonopolných zákonov, ochrany údajov, starostlivosti o zdravie, nezákonného využívania informácií v obchodnom styku a riadenia vývozu a predaja.
Systém „Speak up“ vám umožňuje ohlásiť ktorékoľvek z týchto podozrení porušenia predpisov a porušení kódexu správania spoločnosti Boehringer Ingelheim.
Túto smernicu si dôkladne prečítajte a v prípade akýchkoľvek otázok nás neváhajte kontaktovať (datenschutzbeauftragter@boehringer-ingelheim.com). Tento portál je prevádzkovaný pre spoločnosť Boehringer Ingelheim International GmbH, Binger Strasse 173, 55216 Ingelheim nad Rýnom.
Ohlásené informácie budú automaticky odoslané:
- dcérskej spoločnosti Boehringer Ingelheim v krajine, v ktorej došlo k prípadu alebo pobočke zodpovednej za krajinu, v ktorej došlo k prípadu,
- manažérovi oddelenia Compliance, zodpovednému za daný región a
- oddeleniu Compliance skupiny Boehringer Ingelheim International.
Na adrese http://www.boehringer-ingelheim.com/corporate_profile/annual_report.html je naša výročná správa s uvedením krajín, v ktorých je spoločnosť Boehringer Ingelheim zastúpená svojimi pobočkami.
Prvé vyhodnotenie udalosti vykoná určený kontrolór udalosti v príslušnej vyššie uvedenej pobočke. Na základe vyhodnotenia kontrolórom môže byť udalosť postúpená na ďalšie riešenie manažérovi oddelenia Compliance zodpovedným za región alebo oddeleniu Corporate Compliance skupiny Boehringer Ingelheim International. Výsledkom môže byť začatie interného a externého vyšetrovania zdrojmi BI, externými vyšetrovacími zdrojmi pracujúcimi v mene Boehringer Ingelheim, alebo orgánmi.
Technická ochrana systému oznamovania:
Technickú údržbu systému oznamovania „Speak up“ vykonáva EQS Group AG, nezávislý operátor so sídlom na adrese 10789 Berlin, Bayreuther Str. 35 (v ďalšom „BK AG“), konajúci ako poverený spracovávateľ údajov pre spoločnosť Boehringer Ingelheim International. Údaje sú uložené na chránených serveroch spoločnosti Telekom Deutschland GmbH v Nemecku. Za kontrolu a spracovanie obsahu hlásení nesie zodpovednosť jedine Boehringer Ingelheim.
Osobné údaje zadané do systému nahlasovania sú uložené v databáze spravovanej spoločnosťou BK AG v Nemecku. Všetky údaje sú zašifrované, chránené heslom a uložené na bezpečnom mieste, takže prístup k obsahu údajov elektronicky uložených v systéme „Speak up“ má len obmedzený úzky okruh oprávnených osôb z oddelenia Compliance skupiny spoločností Boehringer Ingelheim. BK AG si nemôže pozrieť obsah údajov elektronicky uložených v tejto databáze.
Pokiaľ neuvediete údaje, podľa ktorých by bolo možné odhadnúť vašu identitu, systém nahlasovania automaticky chráni vašu anonymitu prostredníctvom certifikovaného technického riešenia, ktoré je chránené početnými technickými a organizačnými opatreniami.
Spracovanie a zdieľanie vášho hlásenia v rámci Boehringer Ingelheim:
V závislosti od krajiny, v ktorej ste ohlásili, že došlo k prípadu, dostane vašu informáciu kontrolór Boehringer Ingelheim, špecializovaný pre danú krajinu. Sú to hlavne zodpovední pracovníci oddelenia Compliance. Po prijatí vášho hlásenia vytvorí kontrolór z oddelenia Compliance, špecializovaný na krajinu, v ktorej došlo k prípadu, udalosť v systéme spravovania prípadov. Kontrolór udalosti môže k prípadu v systéme pridať viac informácií a môže zisťovať, či je nutné ďalšie vyšetrovanie. K vášmu hláseniu a otvorenému prípadu môže mať, v súlade s platnými zákonmi o ochrane údajov/osobných údajov, prístup aj osoba z oddelenia Compliance zodpovedná za región a osoba z oddelenia Compliance ústredia spoločnosti Boehringer Ingelheim International.
V prípade ďalšieho vyšetrovania priradí zodpovedný kontrolór prípad pre miestne vyšetrovanie alebo regionálnym oddelením Compliance. Regionálne oddelenie Compliance posúdi, či sa prípad bude vyšetrovať na regionálnej úrovni alebo či sa do neho má zapojiť oddelenie Corporate Compliance. Kritériá pre priradenie prípadu lokálnemu/regionálnemu/korporátnemu oddeleniu Compliance sú definované v „postupoch pre Speak up“ spoločnosti Boehringer Ingelheim a okrem iného obsahujú aj úroveň zapojenia manažmentu, potenciálnu finančnú škodu a potenciálne poškodenie reputácie.
Vyšetrovanie vykonajú interní alebo externí špeciálni vyšetrovatelia. Najatí externí špecialisti, ako sú advokáti, audítori alebo súdni experti, sú spoločnosti Boehringer Ingelheim viazaní zmluvnou alebo právnou povinnosťou zachovania mlčanlivosti o ochrane údajov a osobných údajov, s vami poskytnutými údajmi musia pracovať ako s dôvernými a musia sa riadiť platnými zákonmi o ochrane údajov a osobných údajov.
Informácie z vášho hlásenia môžu byť poskytnuté aj zodpovednému manažmentu v rámci skupiny Boehringer Ingelheim, ktorý takisto môže napraviť nedostatky, zistené pri spracovaní hlásenia a zaviesť nápravné opatrenia. Informácie z vášho hlásenia sa navyše môžu poskytnúť zavedeným lokálnym, regionálnym alebo korporátnym vyšetrovacím výborom, medzi ktoré zvyčajne patria oddelenia ľudských zdrojov, Compliance, interného auditu, právne a obchodné oddelenia. Zasadaní príslušného výboru sa môže zúčastniť aj manažment oddelenia, v ktorom došlo k prípadu.
Ak obsah vášho hlásenia nespadá do niektorej zo špecifikovaných kategórií nedodržania predpisov, tak vaše hlásenie, pokiaľ to budeme považovať za potrebné a vhodné, pošleme zodpovednému oddeleniu Boehringer Ingelheim. Vo všeobecnosti však platí, že systém „Speak up“ sa používa len na zaznamenávanie hlásení, ktoré sa týkajú uvedených kategórií.
Oznámte nám, ak si neprajete, aby sme vaše osobné údaje, konkrétne vaše meno, uviedli aj mimo oddelenia Compliance spoločnosti Boehringer Ingelheim (pokiaľ to nie je nutné v záujme ochrany oprávnených záujmov Boehringer Ingelheim). Uvedomte si však, že v takom prípade možno vášmu hláseniu nebudeme môcť venovať plnú pozornosť.
Prístup vládnych organizácií:
Boehringer Ingelheim možno bude musieť podľa zákonov poskytnúť informácie o porušení predpisov niektorým vládnym organizáciám, okrem iných aj vládnym vyšetrovacím orgánom alebo súdom. Ak máme povinnosť poskytnúť informácie, ako aj v prípade konfiškácie, vami poskytnuté informácie nedokážeme zamlčať.
Boehringer Ingelheim nemá v niektorých prípadoch povinnosť poskytnúť osobné údaje vládnym organizáciám, má však zákonné právo urobiť tak dobrovoľne.
Oznámte nám, ak si neprajete, aby sme vládnym organizáciám dobrovoľne poskytli vaše osobné údaje, okrem iného aj vaše meno (pokiaľ to nie je nutné na ochranu oprávnených záujmov spoločnosti Boehringer Ingelheim). Uvedomte si však, že v takom prípade možno vášmu hláseniu nebudeme môcť venovať plnú pozornosť.
Poskytnutie informácií iným krajinám:
Osobné informácie, ktoré ste uviedli vo svojom hlásení, môžu byť automaticky prenesené (na základe krajiny, ktorú ste v hlásení uviedli, že v nej došlo k prípadu) do ďalších krajín EU/EEA alebo do krajín mimo EU/EEA, v ktorých dôverný charakter osobných údajov nie je zákonom zaručený v takom rozsahu, ako v Nemecku. Platí to hlavne pre krajiny, ktoré nie sú považované za krajiny s primeranou úrovňou ochrany údajov, akú poskytujú ustanovenia EU/EEA. V rámci skupiny Boehringer Ingelheim je však primeraná úroveň ochrany údajov zaručená prostredníctvom záväzných smerníc o ochrane údajov a dohodou skupiny Boehringer Ingelheim o prenose údajov aj v krajinách mimo Nemecka a mimo EU/EEA.
Oznámenie príslušným stranám:
Zákony často vyžadujú, aby sa osoby, o ktorých sa prijalo hlásenie o podozrení z porušenia predpisov o tom dozvedeli a aby sa vypočuli. Tieto osoby budú mať v priebehu vyšetrovania príležitosť vyjadriť svoj názor na hlásenie.
Oznámte nám, ak si neprajete, aby sme vaše meno uviedli ako oznamovateľa. Uvedomte si, že dotyčná osoba môže mať podľa platných zákonov o ochrane údajov a osobných údajov právo na informácie, na základe ktorých budeme musieť uviesť vaše meno. Aj vládne organizácie môžu mať podobné práva na informácie, na základe ktorých budeme musieť uviesť vaše meno. Môže k tomu dôjsť hlavne v prípade, ak dotyčná osoba prehlási, že informácie vznesené voči nej sú vedome alebo z nedbalosti nepravdivé a rozhodne sa podať obvinenie.
Uloženie osobných údajov:
Osobné údaje, ktoré ste poskytli, budú uložené po dobu 5 rokov po ukončení vyšetrovania a riešenia hlásenia o nedodržaní predpisov vrátane opatrení na nápravu akýchkoľvek zistených nedostatkov a riešení akýchkoľvek následných súdnych sporov. Vaše osobné údaje budú uložené ešte dlhšie, ak je uchovanie záznamov vyžadované právnymi, regulačnými alebo zmluvnými povinnosťami alebo ak to je povolené zákonom. Akonáhle to bude požadované zákonom, vaše osobné údaje sa odstránia.
Súhlas a dobrovoľná povaha:
Pri zadávaní informácií do systému nahlasovania vás systém požiada o súhlas so získavaním, spracovaním a používaním vašich osobných údajov, uvedených vo vyššie uvedených informáciách. Uvedomte si, že k formuláru ohlásenia sa dostanete len po kliknutí na pole so súhlasom spracovania údajov.
Ak si neprajete, aby spoločnosť Boehringer Ingelheim získala, spracovala a použila vaše osobné údaje spôsobom uvedeným v tomto postupe, hlásenie môžete podať anonymne. Uvedenie vašich osobných údajov je dobrovoľné, rovnako ako použitie systému nahlasovania.
Oceníme však, ak nám poskytnete svoje meno. Ak poznáme meno oznamovateľa, mnoho vyšetrovaní sa dá urobiť rýchlejšie a efektívnejšie, pretože osoba spracovávajúca hlásenie sa kvôli objasneniu akýchkoľvek informácií, uvedených v oznámení, môže spojiť priamo s oznamovateľom.
Použitím systému ohlasovania vyjadrujete svoj súhlas s tým, že vaše osobné údaje, v rozsahu ktorý ste uviedli, môžu byť uložené, spracovávané a použité v súlade s vyššie uvedeným postupom.
Vaše práva na ochranu osobných údajov a kontaktné údaje:
Môžete požiadať o informácie o tom, ktoré osobné údaje o Vás archivujeme. V oprávnených prípadoch môžete zároveň požiadať o ich výmaz, opravu alebo o obmedzenie ich spracovania. Ak sa Vaše osobné údaje prenášajú do krajiny mimo EÚ, ktorá neposkytuje zodpovedajúcu ochranu osobných údajov, môžete požiadať o kópiu zmluvy, ktorá zabezpečuje zodpovedajúcu ochranu osobných údajov. Ak ste poskytli svoj súhlas s použitím Vašich osobných údajov, môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať, pričom táto skutočnosť nadobudne účinnosť po odvolaní súhlasu.
Ak máte akékoľvek otázky ohľadom toho, ako sa používajú Vaše osobné údaje, o tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov alebo o by ste chceli uplatniť svoje práva, môžete nás kedykoľvek kontaktovať alebo sa môžete priamo obrátiť na osobu, ktorá je zodpovedná za ochranu osobných údajov:
- Boehringer Ingelheim International GmbH
- – Data Protection Officer –
- Binger Straße 173
- 55216 Ingelheim am Rhein
- Germany
- E-mail: datenschutz@boehringer-ingelheim.com
1 Ústredie spoločnosti Boehringer Ingelheim International GmbH: Ingelheim, Nemecko; Registračný súd: Mainz, HRB 21063. Viac informácií je na adrese www.boehringer-ingelheim.com