Speak up – información sobre protección de datos y consentimiento
«Speak up», el sistema de denuncia de Boehringer Ingelheim1 , pone a su disposición un portal para denunciar ciertos indicios de incumplimiento, que son:
- violaciones de los requisitos legales o normativos o
- de políticas y procedimientos internos de Boehringer Ingelheim, especialmente del Código de Conducta y de las siete áreas de cumplimiento (contra el soborno y la corrupción, contra la discriminación, antimonopolio, protección de datos, cumplimiento de las normas sanitarias, uso de información privilegiada y control de exportaciones y comercio).
El uso de «Speak up» le permite denunciar indicios de incumplimiento en cualquiera de estas categorías, así como violaciones del Código de Conducta de Boehringer Ingelheim.
Lea atentamente esta política y póngase en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta (datenschutzbeauftragter@boehringer-ingelheim.com). Este portal es gestionado en nombre de Boehringer Ingelheim International GmbH, Binger Strasse 173, 55216 Ingelheim am Rhein.
La información que envíe será recibida automáticamente por:
- la filial de Boehringer Ingelheim ubicada en el país donde tuvo lugar el incidente o la filial responsable del país donde tuvo lugar el incidente,
- el Departamento de Cumplimiento responsable de la región y
- el Departamento de Cumplimiento de Boehringer Ingelheim International.
Le rogamos que acceda a http://www.boehringer-ingelheim.com/corporate_profile/annual_report.html, donde encontrará nuestro informe anual con los países donde Boehringer Ingelheim está representado por filiales.
La evaluación preliminar del caso la llevará a cabo el examinador especializado del caso en la filial correspondiente según se ha indicado más arriba. Sobre la base de la evaluación del examinador del caso, la tramitación posterior del mismo puede asignarse al Departamento de Cumplimiento responsable de la región o al de Cumplimiento Corporativo de Boehringer Ingelheim International. Además, puede dar lugar a investigaciones internas y externas efectuadas por recursos de BI, recursos de investigación externos que actúen en nombre de Boehringer Ingelheim o las autoridades.
Protección técnica del sistema de informante:
El mantenimiento técnico del sistema de informante «Speak up» lo realiza la empresa Business Keeper AG, un operador independiente con sede en 10789 Berlín, Bayreuther Str. 35 (en lo sucesivo, «BK AG»), que actúa en calidad de procesador de datos por encargo de Boehringer Ingelheim International. Los datos se almacenan en servidores protegidos de Telekom Deutschland GmbH en Alemania. Boehringer Ingelheim es el único responsable de controlar y procesar el contenido de los mensajes.
Los datos personales introducidos en el sistema de denuncia se almacenan en una base de datos operada por BK AG en Alemania. Todos los datos están cifrados, protegidos por contraseña y almacenados en un lugar seguro de forma que el acceso al contenido de los datos almacenados electrónicamente en «Speak up» queda limitado a un círculo reducido de personas autorizadas de los Departamentos de Cumplimiento del grupo de empresas de Boehringer Ingelheim. BK AG no puede visualizar el contenido de los datos almacenados electrónicamente en esta base de datos.
Si no introduce datos que permitan averiguar su identidad, este sistema de denuncia protege automáticamente su anonimato por medio de una solución técnica certificada, que, a su vez, está protegida a través de varias medidas técnicas y organizativas.
Procesamiento y difusión de su mensaje dentro de Boehringer Ingelheim:
Dependiendo del país donde haya tenido lugar el incidente según su mensaje, la información que facilite será recibida por el examinador especializado del caso de Boehringer Ingelheim responsable de este país. Los responsables suelen ser, principalmente, los miembros competentes del Departamento de Cumplimiento. Una vez se haya recibido su mensaje, el examinador especializado del caso del Departamento de Cumplimiento del país donde haya tenido lugar el incidente creará un caso en el sistema de gestión de casos. El examinador del caso puede añadir más información al caso en el sistema, y comprobar si es necesario investigar en más detalle. A su mensaje y al caso abierto también pueden acceder el Departamento de Cumplimiento responsable de la región y el Departamento de Cumplimiento de las oficinas centrales de la empresa, Boehringer Ingelheim International, de conformidad con las leyes aplicables de privacidad y protección de datos.
En caso de que sea necesario investigar en más detalle, el examinador del caso responsable asignará el caso para que sea investigado localmente o por el Departamento de Cumplimiento regional. El Departamento de Cumplimiento regional evaluará si el caso debe ser investigado a nivel regional o si es necesario contar con la participación de Cumplimiento Corporativo. Los criterios para la asignación al departamento de cumplimiento local, regional o corporativo están definidos en el «Procedimiento Speak up» de Boehringer Ingelheim, e incluyen, entre otros, el nivel de implicación de la dirección y los posibles daños financieros y de imagen.
La investigación puede ser realizada por especialistas en investigación internos o externos. Los especialistas externos con los que trabajamos, como los abogados, auditores o expertos forenses, están vinculados a Boehringer Ingelheim por obligaciones contractuales o legales de confidencialidad y privacidad/protección de datos, en virtud de las cuales deben mantener la confidencialidad de la información que usted nos facilite y cumplir las leyes aplicables de privacidad/protección de datos.
La información de su mensaje también le podrá ser facilitada al directivo responsable del grupo Boehringer Ingelheim, quien, además, deberá subsanar las deficiencias que hayan podido descubrirse durante el procesamiento del mensaje, y adoptar medidas correctivas. Además, la información de su mensaje podría ser compartida en comités de investigación establecidos de carácter local, regional o corporativo, en los que habitualmente tendrán representación los departamentos de RR. HH., Cumplimiento, Auditoría Interna, Jurídico y Negocios. La directiva del departamento en el que tuvo lugar el incidente también podría participar en las reuniones respectivas del comité.
Si el contenido de su mensaje no se corresponde con ninguno de los temas principales enumerados anteriormente, remitiremos su mensaje al departamento responsable de Boehringer Ingelheim siempre que lo estimemos necesario y apropiado. Sin embargo, por norma general, «Speak up» solo se utiliza para registrar mensajes relacionados con los temas principales enumerados anteriormente.
Le rogamos que nos comunique si no desea que facilitemos sus datos personales, particularmente su nombre, a personas ajenas al Departamento de Cumplimiento de Boehringer Ingelheim (salvo que sea necesario para proteger los intereses legítimos de Boehringer Ingelheim). Sin embargo, tenga en cuenta que, como consecuencia, es posible que no podamos prestar la debida atención a su mensaje.
Acceso a la información por parte de las agencias gubernamentales:
Es posible que Boehringer Ingelheim se vea obligada por ley a proporcionar información acerca de las infracciones de cumplimiento a ciertas agencias gubernamentales, incluidas, sin limitación, las agencias gubernamentales de investigación o los tribunales. Si estamos obligados a proporcionar información, así como si se procede a su incautación, no podremos ocultar los datos que nos haya facilitado.
En algunos casos, Boehringer Ingelheim no está obligada a divulgar los datos personales a las agencias gubernamentales, pero tiene derecho a hacerlo voluntariamente.
Le rogamos que nos comunique si no desea que facilitemos voluntariamente sus datos personales, incluido, sin limitación, su nombre, a agencias gubernamentales (salvo que sea necesario para proteger los intereses legítimos de Boehringer Ingelheim). Sin embargo, tenga en cuenta que, como consecuencia, es posible que no podamos prestar la debida atención a su mensaje.
Divulgación de la información a otros países:
Es posible que la información personal que haya facilitado en su mensaje se transmita automáticamente (sobre la base de la información del país donde ocurrió el incidente según su mensaje) a otros países de la UE/EEE o a países no pertenecientes a la UE/EEE donde el tratamiento confidencial de los datos personales no esté garantizado por ley en la misma medida que en Alemania. Esto se aplica particularmente a los países con un nivel de protección de datos que se considere inferior al especificado por las disposiciones de la UE/EEE. No obstante, dentro del grupo Boehringer Ingelheim, se garantiza un nivel adecuado de la protección de datos mediante las directrices internas vinculantes de protección de datos y el Acuerdo de Transferencia de Datos del Grupo Boehringer Ingelheim, que rigen incluso fuera de Alemania y de la UE/EEE.
Notificación a todas las partes afectadas:
Habitualmente, la ley exige que se notifique a las personas que están implicadas en los mensajes de indicios de irregularidades de cumplimiento, así como que se escuche su versión. En el transcurso de la investigación, estas personas tendrán la oportunidad de presentar su versión acerca del mensaje.
Le rogamos que nos comunique si no desea que revelemos su nombre como informante. Recuerde que es posible que la persona afectada tenga derecho legal a acceder a esta información de conformidad con las leyes aplicables de privacidad/protección de datos, lo que puede obligarnos a revelar su nombre. También es posible que las agencias gubernamentales tengan un derecho similar a la información o a la incautación, que resulte en la revelación de su nombre. En particular, esto puede suceder si la persona afectada argumenta que la información presentada contra ella es falsa a sabiendas o por negligencia, y decide presentar cargos.
Almacenamiento de los datos personales:
La información personal facilitada se almacenará durante 5 años después de que hayan tenido lugar la investigación y la resolución del mensaje de cumplimiento, incluidas la subsanación de cualquier deficiencia descubierta y la tramitación de cualquier litigio derivado. Sus datos personales se conservarán incluso durante más tiempo si así lo requiere la obligación legal, normativa o contractual de mantener registros o si está permitido por la legislación. Sus datos personales se eliminarán tan pronto como se requiera por ley.
Consentimiento y carácter voluntario:
Al introducir información en el sistema de denuncia, el sistema solicitará su consentimiento para recopilar, procesar y utilizar tal y como se describe anteriormente los datos personales incluidos en su mensaje. Tenga en cuenta que solo podrá acceder al formulario del mensaje tras hacer clic en la casilla de consentimiento para el procesamiento de los datos.
Si no desea que Boehringer Ingelheim recopile, procese y utilice sus datos personales de la manera descrita en esta política, puede enviar su mensaje de forma anónima. La divulgación de sus datos personales es voluntaria, así como el uso del sistema de denuncia.
No obstante, le agradeceríamos que nos facilitara su nombre. Muchas investigaciones pueden realizarse con mayor rapidez y eficiencia si se conoce el nombre del informante, ya que la persona que procese el mensaje podrá ponerse directamente en contacto con el informante para esclarecer cualquier detalle del mensaje.
Mediante el uso de este sistema de denuncia, otorga su consentimiento para que sus datos personales sean recopilados, procesados y utilizados de la manera descrita anteriormente.
Tus derechos de protección de datos y contacto:
Puede solicitar información sobre qué datos personales almacenamos sobre usted. En casos justificados, también puede solicitar la supresión, rectificación o la limitación en el tratamiento de sus datos. Si sus datos personales fueran transferidos a un país fuera de la UE que no proporciona un nivel adecuado de protección, puede solicitar una copia del contrato que ofrece la protección adecuada de los datos personales. Cuando haya otorgado su consentimiento para el uso de sus datos personales, puede retirar dicho consentimiento en cualquier momento, con efectos futuros.
Si tiene alguna duda sobre la forma en que usamos o tratamos los datos personales, sobre la presente cláusula de protección de datos o bien si desea ejercer sus derechos, puede contactarnos en cualquier momento o puede contactar directamente a nuestro Delegado de Protección de Datos:
- Boehringer Ingelheim International GmbH
- – Data Protection Officer –
- Binger Straße 173
- 55216 Ingelheim am Rhein
- Germany
- E-mail: datenschutz@boehringer-ingelheim.com
1 Oficinas centrales de Boehringer Ingelheim International GmbH: Ingelheim, Alemania; registro mercantil: Maguncia, HRB 21063. Para obtener más información, consulte www.boehringer-ingelheim.com