Política de protección de datos
Nos tomamos muy en serio la protección de datos y la confidencialidad y nos adherimos a las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGDP-UE) así como a las normativas actuales nacionales de protección de datos. Por favor, léase atentamente esta información acerca de la protección de datos antes de presentar un informe.
Propósito del sistema de denuncias y marco legal.
El sistema de denuncias (BKMS® System) tiene por objeto recibir, tratar y administrar informes, de manera segura y confidencial, relativos a violaciones de las reglas de cumplimiento de BEFESA. El tratamiento de datos personales en el BKMS® System está basado en los intereses legítimos de nuestra empresa para detectar y prevenir faltas de conducta y, así, evitar el daño a BEFESA, a sus empleados y a sus clientes. El artículo 6.1.f) RGDP-UE supone el fundamento legal de este tratamiento de datos.
Autoridad responsable
La parte responsable de la protección de datos en el sistema de denuncias es:
1) Befesa S.A. y
2) Sus filiales
como partes con responsabilidad autónoma mutua (en adelante también: “BEFESA”). El sistema de informes está dirigido por una empresa especializada, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín en Alemania, en nombre de BEFESA.
Los datos personales y la información entrante en el sistema de presentación de denuncias son almacenados en una base de datos administrada por EQS Group AG en un centro de alta seguridad. Solo BEFESA tiene acceso a los datos. EQS Group AG y otros terceros no tienen acceso a los datos. Esto se asegura con un procedimiento certificado mediante amplias medidas técnicas y organizativas.y
Todos los datos son almacenados y encriptados con múltiples niveles de protección por contraseñas para que el acceso sea restringido a una pequeña selección de personas expresamente autorizadas en BEFESA.
Befesa ha nombrado a un delegado de protección de datos. Las preguntas sobre protección de datos pueden ser enviadas a dataprotection@befesa.com.
Tipos de datos personales recopilados
El canal de denuncias es de carácter voluntario. Si usted envía un informe a través del mismo, recopilamos los siguientes datos personales e información:
- Su nombre, si escoge revelar su identidad
- Si es empleado de BEFESA, y
- Los nombres de las personas y otros datos personales de las personas que usted nombra en su informe.
Tratamiento confidencial de denuncias
Las denuncias son destinadas a un número reducido de personas expresamente autorizadas y a empleados entrenados a conciencia por el departamento de Compliance de BEFESA y siempre son tratadas confidencialmente. Los empleados del departamento de Compliance de BEFESA las evaluarán y llevarán a cabo una investigación según se requiera en cada caso concreto.
Durante el tratamiento de una denuncia o el desarrollo de una investigación especial, puede resultar necesario compartir las denuncias con otros empleados de BEFESA u otros empleados de otras empresas del grupo, ej.: si las denuncias guardan relación con incidentes en las empresas filiales. Éstas últimas, pueden tener fundamentación en otros países fuera de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo con diversas normativas concernientes a la protección de datos personales. Nos aseguramos de que siempre se cumplen las normativas aplicables de protección de datos a la hora de compartir las denuncias.
Todas las personas con acceso a los datos tienen la obligación de mantener la confidencialidad.
Información de la persona acusada
Estamos obligados por ley, como principio fundamental, a informar a las personas acusadas de que hemos recibido una denuncia que les concierne, a no ser que esto suponga una amenaza para la investigación que se haya de realizar. Su identidad como denunciante, hasta donde la ley lo permite, no es revelada.
Derechos de los interesados
De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en la denuncia cuentan con el derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación en el tratamiento sus datos personales, así como la oposición al mismo. De ser ejercido el derecho de oposición, inmediatamente examinaremos hasta qué extremo es necesario el almacenamiento de los datos a la hora de tratar una denuncia. Los datos que no son necesarios se eliminarán inmediatamente. Además, usted tiene el derecho de presentar una reclamación ante la autoridad de supervisión.
Periodo de retención de los datos personales
La comunicación entre su ordenador y el canal de denuncias tiene lugar bajo una conexión encriptada (SSL). Su dirección IP no será almacenada durante su uso del canal de denuncias. Con el fin de mantener la conexión entre su ordenador y el BKMS® System, una cookie, que solamente contiene su sesión ID (conocida como “null cookie”), será almacenada en su ordenador. Dicha cookie solo es válida hasta el fin de su sesión y expira cuando cierra su navegador.
Es posible configurar un buzón con el canal de denuncias el cual es asegurado con un seudónimo/nombre de usuario y contraseña individualmente seleccionados. Esto le permite enviar denuncias al empleado responsable de BEFESA, de forma anónima o no anónima, siempre de forma segura. Este sistema solo almacena datos dentro del canal de denuncias, lo que lo hace particularmente seguro. No es una forma común de comunicación por correo electrónico.
Apunte en documentos adjuntos enviados
En el momento de presentar una denuncia o un suplemento, puede, de manera simultánea, enviar archivos adjuntos al responsable de BEFESA. Si desea presentar una denuncia anónima, por favor, tenga en cuenta las siguientes advertencias de seguridad: Los archivos pueden contener datos personales ocultos que pueden comprometer su anonimato. Elimine esos datos antes de enviar la denuncia. Si le resulta imposible eliminar estos datos o no sabe a ciencia cierta cómo hacerlo, copie el texto de su archivo adjunto en el texto de su denuncia o envíe el documento impreso de forma anónima a la dirección que aparece en el pie de página, citando el número de referencia recibido al final del proceso de denuncia.