Informatie over gegevensbescherming
De bescherming van uw gegevens en de vertrouwelijkheid van uw identiteit zijn erg belangrijk voor het bedrijf van de FUCHS-groep ("FUCHS"). Uiteraard verwerkt FUCHS uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de EU (AVG) en de toepasselijke nationale regelgeving inzake gegevensbescherming. Met het uitstekende coderings- en toestemmingsconcept garandeert FUCHS ook een uitzonderlijk niveau van bescherming van de gegevens in het BKMS® Compliance System (“klokkenluiderssysteem”) – inclusief uw identiteit. FUCHS biedt u ook de mogelijkheid om uw melding anoniem te doen. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig door voordat u een melding afgeeft.
Doel en wettelijke grondslag van het klokkenluidersysteem
Het klokkenluidersysteem dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen van medewerkers van de FUCHS-groep, zakenpartners en andere derden over overtredingen van de wet en interne bedrijfsregels (zoals de Gedragscode) en helpt ook bij het oplossen van de desbetreffende situatie. Bovendien ondersteunt het de indiening en beantwoording van vragen over naleving bij FUCHS.
De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het klokkenluidersysteem vindt plaats overeenkomstig art. 6(1)(1)(f) AVG op basis van het gerechtvaardigde belang van FUCHS bij het ontdekken en voorkomen van wetsovertredingen en wanpraktijken. Dergelijke voorvallen kunnen aanzienlijke schade toebrengen aan onze financiële positie en onze reputatie. Het legitieme belang van FUCHS weegt daarom zwaarder dan het recht van de betrokkenen op zelfbeschikking over informatie, met name vanwege de technische en organisatorische maatregelen die wij treffen om elke aantasting van die zelfbeschikking tot een minimum te beperken en de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens te beschermen.
Verwerkingsverantwoordelijke
De partijen die verantwoordelijk zijn voor gegevensbescherming in het klokkenluidersysteem zijn
- FUCHS SE, Einsteinstr. 11, D-68169 Mannheim (tel: +49 (0)621 3802-0, fax: +49 (0)621 3802-7190, e-mail: kontakt@fuchs.com) en
- haar dochterondernemingen: https://www.fuchs.com/gruppe/unternehmen/das-unternehmen/fuchs-weltweit/
als partijen met een wederzijds autonome verantwoordelijkheid. Het klokkenluidersysteem wordt namens FUCHS beheerd door een gespecialiseerd bedrijf, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlijn in Duitsland.
EQS Group AG beheert een database in een streng beveiligd datacentrum, waar de persoonlijke gegevens en informatie worden opgeslagen. Het ontsleutelen en bekijken van de gegevens is alleen mogelijk door FUCHS. Noch EQS Group AG noch andere derde partijen hebben toegang tot interpreteerbare gegevens. Dit wordt gewaarborgd door een gecertificeerde procedure via uitgebreide technische en organisatorische maatregelen. Alle gegevens worden gecodeerd opgeslagen met meerdere niveaus van wachtwoordbeveiliging, zodat de toegang wordt beperkt tot uitdrukkelijk gemachtigde ontvangers bij FUCHS, die de gegevens moeten gebruiken om de doelstellingen van het klokkenluidersysteem te bereiken.
FUCHS heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Vragen over gegevensbescherming bij FUCHS moeten worden gericht aan advocaat Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, D-50672 Keulen.
Soort verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluidersysteem gebeurt op vrijwillige basis. Wanneer u een melding afgeeft via het klokkenluidersysteem, verzamelt FUCHS in eerste instantie alleen de persoonsgegevens die u aan FUCHS verstrekt. Deze gegevens bestaan over het algemeen uit:
- uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit bekend te maken,
- of en op welke afdeling u werkzaam bent bij FUCHS,
- andere persoonsgegevens (b.v. geboortedatum, telefoon- of faxnummer, e-mail- of postadres, kentekenplaat, relaties met anderen, andere persoonlijke kenmerken en attributen, etc.) die voortkomen uit uw melding en
- de namen en andere persoonsgegevens van die personen (zoals de voorbeelden hierboven) die u vermeldt in uw melding, indien van toepassing.
Indien er in het kader van het onderzoek naar aanleiding van uw melding door FUCHS of derden aanvullende persoonsgegevens worden verzameld, kunnen deze gegevens ook via het klokkenluidersysteem worden verwerkt.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Een kleine kring van uitdrukkelijk bevoegde en speciaal opgeleide medewerkers van de nalevingsorganisatie van FUCHS ontvangt binnenkomende meldingen en behandelt deze te allen tijde zo vertrouwelijk mogelijk. De medewerkers van de FUCHS-nalevingsorganisatie evalueren de zaak en voeren eventueel verder onderzoek uit dat in het specifieke geval vereist is.
Tijdens het verwerken van een melding, vooral tijdens het onderzoeken van een situatie, kan het nodig zijn om meldingen te delen met extra medewerkers van FUCHS, inclusief medewerkers van andere FUCHS-groep-bedrijven, b.v. als de meldingen betrekking hebben op voorvallen en situaties bij bedrijven van de FUCHS-groep. Deze laatste kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte, die andere verordeningen over de bescherming van persoonsgegevens kunnen hebben. FUCHS houdt zich altijd aan de geldende regels voor gegevensbescherming, ook bij het delen van meldingen.
Alle personen bij FUCHS die toegang krijgen tot de gegevens zijn verplicht tot geheimhouding.
Kennisgeving aan de betrokken partijen
FUCHS is wettelijk verplicht verdachten te informeren dat er een melding over hen is ontvangen zodra en voor zover de openbaarmaking van deze informatie het onderzoek volgens een oordeel van FUCHS niet langer in gevaar brengt. Als u uw melding niet anoniem hebt afgegeven, zal FUCHS uw identiteit als klokkenluider niet bekendmaken – tenzij dit wettelijk verplicht is – en deze informatie vertrouwelijk blijven behandelen.
Rechten van de betrokkene
Krachtens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming hebben u en de in uw melding genoemde personen (de betrokkenen) recht op toegang, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking en bezwaar tegen de verwerking van hun respectieve persoonsgegevens. Indien een betrokkene zich beroept op het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens, zal FUCHS onmiddellijk de noodzaak van de opgeslagen gegevens voor het onderzoek van een melding evalueren. In dat geval vindt verdere verwerking alleen plaats als FUCHS dwingende legitieme redenen kan aantonen die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. FUCHS verwijdert onmiddellijk gegevens die niet langer nodig zijn. U hebt ook het recht om in beroep te gaan bij de toezichthoudende autoriteit.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
FUCHS bewaart de persoonsgegevens zo lang als nodig is om de situatie op te helderen en een eindbeoordeling van de melding uit te voeren en zo lang een legitiem belang van FUCHS bestaat of bewaring wettelijk verplicht is. Na beëindiging van de verwerking van de melding zal FUCHS de gegevens verwijderen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften.
Gebruik van het klokkenluidersportaal
Communicatie tussen uw computer en het klokkenluidersysteem gebeurt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen tijdens uw gebruik van het klokkenluidersysteem. Om de verbinding tussen uw computer en het klokkenluidersysteem in stand te houden, wordt op uw computer een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat (een zogenaamde sessiecookie). Deze cookie is uitsluitend geldig tot het einde van uw sessie en vervalt wanneer u uw browser sluit.
Het is mogelijk om een postbus aan te maken binnen het klokkenluidersysteem dat beveiligd is met een persoonlijk gekozen pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord. Zo kunt u met uw naam of anoniem aanvullende informatie sturen naar of vragen beantwoorden van de medewerker van FUCHS die verantwoordelijk is voor de behandeling van uw melding. Alle via de postbus verzonden gegevens worden gecodeerd en uitsluitend in het klokkenluidersysteem opgeslagen, zodat de gegevens een speciale bescherming krijgen die superieur is aan die van typische e-mailcommunicatie.
Opmerking over het verzenden van bijlagen
Bij het afgeven van een melding of een aanvulling kunt u tegelijkertijd bestandsbijlagen sturen naar de medewerker van FUCHS die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw melding. Als u anoniem wenst te blijven, neem dan nota van het volgende veiligheidsadvies: Bestanden (allerlei soorten e-mailbijlagen) kunnen verborgen persoonlijke gegevens bevatten die uw anonimiteit in gevaar kunnen brengen. Verwijder deze gegevens voordat u het bestand verzendt. Kunt u deze gegevens niet verwijderen of weet u niet zeker of u ze volledig heeft verwijderd, kopieer dan de tekst van uw bijlage in uw meldingstekst of stuur het afgedrukte document anoniem naar het in de voettekst vermelde adres met vermelding van het aan het einde ontvangen referentienummer van het meldingsproces.
Versie: 1 juni 2019