Compliance - Speak up

Warum soll ich eine Meldung abgeben?

Ihre Meldung hilft dabei, das IMP und seine Mitarbeiter vor den negativen Folgen von Compliance-Verstößen und unangemessenem Verhalten zu schützen.

Wenn dem IMP potentielle Compliance-Verstöße beziehungsweise unangemessenes Verhalten unverzüglich gemeldet werden, so versetzt dies die verantwortlichen Personen in die Lage, aktiv zu werden und die Angelegenheit zeitnah, sowie in angemessener Weise zu behandeln. Dies hilft den Verantwortlichen auch bei der Bewertung zukünftiger Risiken, die sich aus Compliance-Verstößen und unangemessenem Verhalten ergeben. Es trägt damit letztendlich dazu dabei, das IMP vor finanziellem Schaden beziehungsweise Reputationsschäden zu bewahren.

Ihre Meldung sollte begründet und nach Ihrem besten Wissen korrekt und vollständig sein, in gutem Glauben erfolgen und durch alle Ihnen verfügbaren Beweise des Vorfalls belegt werden.

Falsche und unbegründete Behauptungen werden nicht toleriert und können rechtliche und disziplinarische Konsequenzen zur Folge haben.

Welche Arten von Vorfällen können gemeldet werden?

Es gibt festgelegte Kategorien von Vorfällen, die gemeldet werden können. Diese werden Ihnen erläutert, wenn Sie mit Ihrer Meldung fortfahren. Bitte beschränken Sie Ihre Meldung auf eine dieser Kategorien.

Sofern ein Vorfall nicht in eine dieser Kategorien fällt, werden Mitarbeiter des IMP höflich gebeten, sich direkt an die zuständige Abteilung oder die Personalabteilung zu wenden.

Kann ich Meldungen auch anonym einbringen?

Ja, Sie können Ihre Meldung anonym einbringen. Das BKMS^® System legt äußersten Wert auf den Schutz von Hinweisgeber*innen und ermöglicht es Ihnen – unter Wahrung Ihrer Anonymität – auch bei der späteren Bearbeitung Ihrer Meldung mit verantwortlichen Personen seitens des IMP zu kommunizieren.

Meldungen, die nicht anonym abgegeben werden, sind jedoch im Allgemeinen zuverlässiger und erleichtern es, den gemeldeten Behauptungen nachzugehen.

Gegen Mitarbeiter*innen, die eine Person, die in gutem Glauben eine Compliance-Angelegenheit gemeldet hat bzw. eine solche Meldung in Betracht zieht, bedroht, an dieser Vergeltung übt, oder sie belästigt, können Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses eingeleitet werden.

Wie läuft der Prozess zur Abgabe einer Meldung ab? Wie richte ich einen Postkasten ein?

Um eine anonyme oder personalisierte Meldung abzugeben, klicken Sie zunächst den Button „Meldung abgeben“ oben links auf der Einführungsseite an.

Das Meldeverfahren besteht aus 4 Schritten:

1. Zunächst werden Sie gebeten, zu bestätigen, dass Sie die Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelesen und verstanden haben und diese akzeptieren, sowie eine Sicherheitsfrage zu beantworten.
2. Auf der folgenden Seite werden Sie gefragt, unter welche Kategorie Ihre Meldung fällt.
3. Auf der Seite zur Abgabe Ihrer Meldung können Sie Ihren Bericht in eigenen Worten verfassen und Fragen zum Vorfall durch die einfache Auswahl von Aussagen beantworten. Im freien Textfeld können Sie bis zu 5000 Zeichen eingeben, was ungefähr einer Seite entspricht. Sie können Ihrer Meldung auch Dateien mit einer Größe von bis zu fünf Megabyte beifügen. Bitte beachten Sie, dass Dokumente Informationen über ihren Verfasser enthalten können. Machen Sie diese Angaben daher gegebenenfalls unkenntlich. Nach Übermittlung Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Bestätigung dafür, dass Sie diese Meldung weitergeleitet haben.
4. Bitte richten Sie anschließend Ihren eigenen geschützten Postkasten ein. Sie erhalten alle Rückmeldungen über diesen Postkasten, einschließlich Fragen nach weiteren Angaben zu Ihrer Meldung und Antworten auf Ihre Fragen.

Wenn Sie bereits über einen geschützten Postkasten verfügen, können Sie darauf direkt über den „Login“-Button zugreifen. Zunächst müssen Sie eine Sicherheitsfrage beantworten.

Solange Sie keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt die Technologie des BKMS^® Systems Ihre Anonymität.

Wie bekomme ich eine Rückmeldung und bleibe dennoch anonym?

Oberstes Prinzip des BKMS^® Verfahrens ist der Schutz Ihrer Identität. Die Anonymitätsfunktion des Systems wurde von einer unabhängigen Stelle zertifiziert.

Bei der Einrichtung Ihres geschützten Postkastens wählen Sie bitte Ihr Pseudonym oder Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort selbst. Durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsprogramme bleibt Ihre Meldung anonym. Sie werden zu keinem Zeitpunkt während des Meldevorgangs um verpflichtende Angaben zu Ihrer Person gebeten. Sofern Sie anonym bleiben wollen, geben Sie bitte keine Daten ein, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Sofern möglich, vermeiden Sie es bitte, für die Abgabe Ihrer Meldung einen von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Computer zu verwenden, da Zugriffe auf das BKMS^® System gegebenenfalls zurückverfolgt werden können (auch wenn die in das System eingegebenen Informationen nicht zurückverfolgt werden können).

Über den geschützten Postkasten wird Ihnen die zuständige Person Rückmeldung seitens des IMP geben, was mit Ihren Informationen geschieht, oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten – Sie bleiben auch während des Dialogs anonym. Das IMP ist daran interessiert, Compliance-Probleme zu beheben, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.

Um eine Kommunikation mit Ihnen zu ermöglichen, ist das IMP auf Ihre Bereitschaft angewiesen, das System und Ihre Meldung erneut aufzurufen. Bitte unterstützen Sie die Untersuchungen, indem Sie Ihre Meldung regelmäßig öffnen und nachsehen, ob Fragen oder Informationen von seitens des IMP vorgebracht wurden.