Hinweise zum Datenschutz
Das Hinweisgeberportal soll der Erkennung und Vermeidung von erheblichen Risiken für die Talanx Gruppe mit seinen Marken Ampega, CiV Life, HDI, LifeStyle Protection, neue leben, PB Versicherungen, Posta Biztosító, Talanx, TARGO Versicherungen, TU Europa und WARTA und für die Hannover Rück Gruppe mit seinen Marken hannover re und e+s rück dienen. Aus diesem Grund werden hier Hinweise auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegengenommen und bearbeitet, die sich auf einen Rechtsverstoß, z.B. aus den Bereichen des Kartellrechts, des Versicherungsaufsichtsrechts, des Marktmissbrauchsrechts, Finanzsanktionen und Embargos, der Kapitalanlage oder auf einen schwerwiegenden Verstoß gegen damit im Zusammenhang stehende interne Regelungen beziehen.
Verantwortliche für die Datenverarbeitung
Sie können das Hinweisgebersystem über die Internetseiten oben genannter Marken aufrufen.
1. Erfolgt der Aufruf über Webseiten aus der Talanx Gruppe, ist die folgende Gesellschaft verantwortlich für die Datenverarbeitung:
- Talanx AG
- HDI Platz 1
- 30659 Hannover
- Telefon: +49 511 3747-0
- Telefax: +49 511 3747-2525
- E-Mail: compliance@talanx.com
2. Erfolgt der Aufruf über Webseiten aus der Hannover Rück Gruppe, ist die folgende Gesellschaft verantwortlich für die Datenverarbeitung:
- Hannover Rück SE
- Karl-Wiechert-Allee 50
- 30625 Hannover
- Telefon: +49 511 5604-0
- Telefax: +49 511 5601-1188
Das Hinweisgeberportal wird im Namen und Auftrag der Talanx AG von der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland betrieben. In das Hinweisgeberportal eingegebene Daten werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank, die sich in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland befindet, verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert. Die EQS Group AG kann keine Einsicht in die Daten nehmen.
Bei Fragen zu den Datenschutzhinweisen können Sie sich an die zuständigen Datenschutzbeauftragten wenden:
Den Datenschutzbeauftragten der Talanx AG erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse des Verantwortlichen mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter / Group Data Protection Officer - oder per E-Mail über das Datenschutz-Gruppenpostfach privacy@talanx.com
Den Datenschutzbeauftragten der Hannover Rück erreichen Sie per Post unter der oben genannten Adresse des Verantwortlichen mit dem Zusatz - Datenschutzbeauftragter / Group Data Protection Officer - oder per E-Mail über das Datenschutz-Gruppenpostfach datenschutz@hannover-re.com
Die für die oben genannten Verantwortlichen zuständige Datenschutzbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, die Ihnen ebenfalls bei Fragen oder Beschwerden zur Verfügung steht:
- Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
- Prinzenstraße 5
- 30159 Hannover
- Telefon: +49 (0511) 120 45 00
- Telefax: +49 (0511) 120 45 99
- E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Nutzung des Hinweisgeberportals
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbstgewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeberportal einzurichten. Auf diese Weise können Sie mit dem zuständigen Mitarbeiter der Compliance Abteilung anonym und sicher Nachrichten und Dateien austauschen. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgeberportal gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung. Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgeberportals erfolgt auf freiwilliger Basis. Sofern Sie über das Hinweisgeberportal eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie im Talanx-Konzern beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie weiterer maßgeblicher Gesetze (z. B. Versicherungsaufsichtsgesetz).
Wir verwenden die personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, obengenannte Hinweise auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, erfolgt dieses nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. In den übrigen Fällen dient die Verarbeitung im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 lit f DSGVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses des Talanx-Konzerns, Rechtsverstöße und schwerwiegenden Verstöße gegen interne Regelungen aufzuklären und den Talanx-Konzern und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen als Rechtsgrundlage.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Bei Mitteilung Ihres Namens über das Hinweisgeberportal stellen wir sicher, dass Ihre Identität als Hinweisgeber vertraulich behandelt wird.
Der Zugang zu den eingegebenen Daten ist auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen der Compliance Abteilungen beschränkt. Abhängig vom Inhalt der Meldung erhalten zudem einzelne, ausdrücklich autorisierte Personen aus anderen internen Abteilungen sowie einzelne berechtigte Personen in anderen Konzerngesellschaften fallweise Zugang zu Daten, sofern dies für die Bearbeitung eines bestimmten Hinweises notwendig ist.
Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Die Weiterverfolgung eines Hinweises erfolgt streng vertraulich. Die Nennung Ihres Namens oder von Umständen, die Ihre Identität als Hinweisgeber offenbaren könnten, erfolgt grundsätzlich nicht. In Ausnahmefällen kann die Namensnennung allerdings zwingend erforderlich sein (z.B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen) oder Sie haben uns dazu die Einwilligung erteilt. Bei einem bestätigten Anfangsverdacht können die Hinweise an eine andere interne Abteilung zur Einleitung von Sanktionen oder an eine staatliche Strafverfolgungsbehörde übergeben werden.
Information der von einem Hinweis betroffenen Person(en)
Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, betroffene Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis zu ihrer Person erhalten haben. Dies kann erst erfolgen, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei grundsätzlich nicht offenbart.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht (z. B. Abwehr denkbarer unberechtigter Ansprüche, Regressansprüche) oder dies aufgrund eines Gesetzes (z. B. Haftungsansprüche, behördliche Überprüfungsrechte) erforderlich ist. Anschließend werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert.
Betroffenenrechte
Sie haben neben dem Widerspruchsrecht ein Recht auf Auskunft und – unter bestimmten Voraussetzungen – auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Von Ihnen bereit gestellte Daten stellen wir auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Ihre erteilte Einwilligung können Sie jederzeit ohne Nennung von Gründen und mit Wirkung auf die Zukunft widerrufen. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse. Wenn Sie noch über das Hinweisgebersystem mit uns kommunizieren, können Sie diese Rechte auch hierüber an uns richten.
Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits.
Stand dieser Information: Mai 2019