Datenschutzhinweis
Der Schutz Ihrer Daten sowie die Vertraulichkeit Ihrer Identität sind dem Unternehmen des FUCHS Konzerns („FUCHS“) sehr wichtig. Selbstverständlich verarbeitet FUCHS personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und der geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Darüber hinaus gewährleistet FUCHS durch das herausragende Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept ein außergewöhnlich hohes Schutzniveau für die Daten im BKMS® Compliance System („Hinweisgebersystem“) – einschließlich Ihrer Identität. Dabei bietet FUCHS Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis anonym abzugeben. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Mitteilung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von Beschäftigten des FUCHS-Konzerns, Geschäftspartnern sowie von sonstigen Dritten auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und unternehmensinterne Regelungen (z.B. gegen den Code of Conduct, etc.), auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten, zu verwalten und zu beheben. Außerdem können mit seiner Hilfe Fragen zum Thema Compliance bei FUCHS gestellt und beantwortet werden.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f EU-DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses von FUCHS an der Aufdeckung und Prävention von Rechtsverstößen und Missständen. Diese können im Einzelfall neben erheblichen wirtschaftliche Schäden auch zu einem großen Reputationsverlust führen. Daher überwiegt dieses Interesse die Rechte der betroffenen Personen auf informationelle Selbstbestimmung, zumal diese Beeinträchtigung durch technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz sowie zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten von FUCHS so gering wie möglich gehalten wird.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist
- FUCHS SE, Einsteinstr. 11, D-68169 Mannheim (Tel: +49 (0)621 3802-0, Fax: +49 (0)621 3802-7190, E-Mail: kontakt@fuchs.com) und
- ihre Tochtergesellschaften: https://www.fuchs.com/gruppe/unternehmen/das-unternehmen/fuchs-weltweit/
als beidseits autonom verantwortliche Stellen. Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von FUCHS betrieben.
Die EQS Group AG betreibt eine Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum, in dem sie die personenbezogenen Daten und Informationen speichert. Die Entschlüsselung und Einsichtnahme der Daten ist nur FUCHS möglich. Weder die EQS Group AG noch sonstige Dritte haben Zugang zu interpretierbaren Daten. Dies gewährleistet ein zertifiziertes Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf ausdrücklich autorisierten Empfängerkreis bei FUCHS beschränkt ist, welcher die Daten zur Erreichung der mit dem Hinweisgebersystem verbundenen Zwecke verwenden muss.
FUCHS hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei FUCHS sind an Herrn Rechtsanwalt Dr. Karsten Kinast, LL.M., KINAST Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Hohenzollernring 54, D-50672 Köln zu richten.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Mitteilung machen, dann erhebt FUCHS zunächst ausschließlich die personenbezogenen Daten, die Sie FUCHS mitteilen. Dies sind in der Regel:
- Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob und in welchem Bereich Sie bei FUCHS beschäftigt sind,
- sonstige personenbezogenen Daten (z.B. Geburtsdatum, Tel.- oder Fax-Nummern, E-Mail oder Postadressen, Kfz-Kennzeichen, Verwandtschaftsverhältnisse, sonstige personenbezogene Merkmale und Eigenschaften, usw.) die sich aus Ihrer Mitteilung ergeben, und
- gegebenenfalls Namen sowie sonstige personenbezogene Daten derjenigen Personen (Beispiele wie vorstehend genannt), die Sie in Ihrer Mitteilung nennen.
Für den Fall, dass FUCHS oder Dritte im Rahmen der auf Ihren Hinweis hin erfolgenden Untersuchung weitere personenbezogene Daten erheben, erfolgt gegebenenfalls die Verarbeitung auch dieser Daten über das Hinweisgebersystem.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Ein enger Kreis ausdrücklich hierfür autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von FUCHS nimmt eingehende Hinweise entgegen und behandelt diese jederzeit so weit als irgend möglich vertraulich. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation von FUCHS prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Mitteilung, insbesondere im Rahmen der Aufklärung eines Sachverhalts, kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von FUCHS mithin einschließlich von Mitarbeitern anderer FUCHS Konzerngesellschaften weiter zu geben[, z.B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge und Sachverhalte bei FUCHS Konzerngesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. FUCHS beachtet auch bei der Weitergabe von Hinweisen stets die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Bei FUCHS ist jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information an die beschuldigte Person
FUCHS ist gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass eine sie betreffende Mitteilung vorliegt, wenn und soweit diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nach Einschätzung von FUCHS nicht mehr gefährdet. Sofern Sie Ihre Mitteilung nicht anonym abgegeben haben, offenbart FUCHS – soweit rechtlich zulässig – Ihre Identität als Hinweisgeber dabei nicht und behandelt diese weiterhin vertraulich.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in Ihrer Mitteilung genannten Personen (Betroffene) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer jeweils personenbezogenen Daten. Nimmt ein Betroffener das Widerspruchsrecht in Anspruch, prüft FUCHS umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Eine weitere Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, sofern FUCHS zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweist, die gegenüber den Interessen, Rechten und Freiheiten des Betroffenen überwiegen. FUCHS löscht nicht mehr benötigte Daten unverzüglich. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
FUCHS bewahrt personenbezogene Daten so lange auf, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung der Mitteilung erfordern, ein berechtigtes Interesse von FUCHS besteht oder dies aufgrund eines einschlägigen Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung löscht FUCHS diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, welches lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. „Null-Cookie“). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeberportal einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem für die Bearbeitung Ihrer Mitteilung zuständigen Mitarbeiter von FUCHS namentlich oder anonym weitere Informationen senden und etwaige Rückfragen beantworten. Sämtliche über den Postkasten übermittelte Daten werden verschlüsselt und ausschließlich im Hinweisgebersystem gespeichert – und sind dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Mitteilungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem für die Bearbeitung Ihrer Mitteilung zuständigen Mitarbeiter von FUCHS Dokumentenanhänge zu senden. Wenn Sie anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien (E-Mail Anhänge jeder Art) können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder sind Sie unsicher, ob sie diese Daten vollständig entfernt haben, dann kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Mitteilungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Mitteilungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Stand: 01.06.2019