Informativa sulla protezione dei dati
Diamo molta importanza alla protezione dei dati e alla riservatezza e rispettiamo le disposizioni nazionali ed europee sulla protezione dei dati. Di seguito sono spiegati brevemente gli aspetti essenziali della nostra politica di archiviazione dei dati.
Questa pagina fornisce informazioni sul modo in cui diamo seguito alle segnalazioni che ha inviato al sistema di whistleblowing e su come garantiamo la loro riservatezza.
Finalità del trattamento dei dati, fondamento giuridico e gestione delle segnalazioni confidenziali
Le finalità del trattamento dei dati sono la gestione e l’ulteriore esame delle segnalazioni ricevute mediante il programma di whistleblowing, nonché l’adozione di eventuali misure che possano rendersi necessarie alla luce delle segnalazioni.
Le segnalazioni che ci giungono vengono inoltrate a dipendenti specificamente formati degli uffici di revisione aziendale e/o gestione della conformità aziendale della Beiersdorf AG e vengono trattate sempre in modo confidenziale. Questi dipendenti esaminano il caso, svolgono ulteriori indagini e, qualora esista un sospetto ragionevole, possono inoltrarlo all’autorità penale o all’ufficio interno competente (ad es. al consiglio di amministrazione nei casi materiali o a risorse umane per avviare provvedimenti contro la persona o le persone accusate). Le segnalazioni relative alla protezione dei dati, a questioni fiscali o doganali, alla negoziazione di titoli/ all’insider trading e alle tematiche correlate a discriminazione/ molestie verranno inoltrate al competente ufficio interno a scopo di esame e indagine.
Quando si svolgono indagini su una segnalazione, può rendersi necessario inoltrarla ad altri dipendenti della Beiersdorf AG o a dipendenti di altre aziende del gruppo Beiersdorf AG (ad es. se le segnalazioni si riferiscono ad eventi che interessano sussidiarie della Beiersdorf AG). Le aziende del gruppo possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo, in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. In tal caso assicuriamo che i dati vengono trasferiti in conformità alla normativa sulla protezione dei dati applicabile. A seconda della destinazione dei dati nel caso in questione, ci atteniamo a clausole standard sulla protezione dei dati, applichiamo regole sulla protezione dei dati vincolanti internamente o trasferiamo dati solo ad aziende con certificazione secondo lo scudo UE-USA per la privacy o situate in Paesi per i quali la Commissione europea ha emesso una decisione di adeguatezza. Inoltre, quando trattiamo le segnalazioni ci atteniamo sempre alle pertinenti leggi in materia di protezione dei dati. Siamo autorizzati a trattare i dati personali contenuti nelle segnalazioni perché abbiamo un interesse legittimo nell’indagare, sanzionare e prevenire cattive condotte all’interno dell’azienda (come indicato tra l’altro nell’art. 6, comma 1f RGPD) e perché il trattamento è necessario per adempiere ai nostri obblighi legali (come indicato tra l’altro nell’art. 6, comma 1c RGPD), oppure per rivendicare o difendere azioni legali.
Non ha nulla da temere se usa il sistema di whistleblowing in buona fede. In caso di uso improprio, ad esempio se un whistleblower dovesse inviare deliberatamente una segnalazione falsa allo scopo di gettare discredito su un’altra persona, ci riserviamo il diritto di intraprendere azioni legali contro di lui/lei.
Avviso alla persona accusata
Per una questione di principio siamo tenuti per legge ad informare la persona o le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. Se legalmente possibile, la Sua identità come whistleblower non verrà rivelata.
Uso del sistema di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Quando usa il sistema, l’indirizzo IP del Suo computer non viene memorizzato. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, sul Suo computer viene memorizzato un cookie. Questo cookie contiene solo l’ID di sessione ed è valido solo fino al termine della sessione, ossia scade quando effettua il logout o chiude il browser.
Tuttavia La preghiamo di tenere presente che l’accesso al sistema di whistleblowing può lasciare tracce nel suo computer. Se per accedere al sistema si serve di un computer aziendale, al termine dovrebbe cancellare i dati temporanei (cache) e la cronologia del browser. Se il browser offre una “modalità anonima”, è preferibile che utilizzi quest’ultima per non dover eliminare i dati di navigazione manualmente.
Può anche creare una casella di posta protetta con uno pseudonimo/ nome utente e una password di Sua scelta. Questo Le permette di inviare le segnalazioni alla persona in Beiersdorf AG responsabile del Suo caso in forma anonima e in maniera sicura. Questo sistema salva i dati solo nel sistema di whistleblowing e li protegge nel corso del processo; non si può comparare con la comunicazione standard tramite e-mail.
Invio di allegati
Quando si inviano segnalazioni o informazioni supplementari, è anche possibile inviare allegati al responsabile del caso presso la Beiersdorf AG. Se desidera inviare una segnalazione in forma anonima, La preghiamo di seguire i seguenti consigli sulla sicurezza: i file possono contenere informazioni personali nascoste che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Rimuova tutte queste informazioni prima di inviare un file. Se non può rimuovere queste informazioni o non sa come farlo, La preghiamo di copiare il testo o inviare una copia stampata del documento in forma anonima al responsabile del caso, usando il numero di riferimento indicato alla fine della procedura di segnalazione (v. piè di pagina).
I Suoi diritti relativi al trattamento dei dati personali
Ai sensi della legge tedesca in materia di protezione dei dati e delle leggi europee pertinenti, Lei ha il diritto di informazione e, laddove siano soddisfatte le condizioni preliminari pertinenti, il diritto di accedere ai Suoi dati personali, di rettificarli o di richiederne la cancellazione, nonché quello di limitarne il trattamento e, ove applicabile, il diritto alla portabilità dei dati. Può revocare in qualsiasi momento il Suo assenso alla memorizzazione dei dati per motivi correlati alla Sua situazione specifica. In tal caso esamineremo immediatamente in che misura sia ancora necessario svolgere indagini sulla Sua segnalazione. I Suoi dati non verranno più trattati, a meno che ciò non sia obbligatorio e non esistano motivi legittimi per farlo.
Ha inoltre il diritto di presentare un reclamo presso la competente autorità di controllo.
Durata dell'archiviazione
Le segnalazioni sono archiviate per tutto il tempo necessario al procedimento o fino a quando abbiamo un interesse legittimo alla loro archiviazione o non siamo giunti alla conclusione che la segnalazione è infondata. Successivamente, le segnalazioni vengono cancellate o rese anonime, ad esempio eliminando irrimediabilmente e irreversibilmente ogni riferimento alla Sua identità di whistleblower e a quella della persona accusata.
Uffici responsabili e sicurezza dei dati
L’ufficio responsabile della protezione dei dati nell’ambito del sistema di whistleblowing è l’ufficio Corporate Compliance Management della Beiersdorf AG, Unnastr. 48, 20245 Amburgo, Germania. È rappresentato dal comitato esecutivo. Può mettersi in contatto con il nostro responsabile della protezione dei dati all’indirizzo succitato o tramite dataprotection@beiersdorf.com. Il sistema di whistleblowing è gestito in nome e per conto della Beiersdorf AG da un’azienda tedesca specializzata in questo campo, la EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München, Germania. In questa veste, tale azienda funge da fornitrice di servizi in base alle istruzioni del titolare del trattamento, ai sensi dell’RGPD. I dati del sistema di whistleblowing vengono memorizzati con il ricorso a vaste misure tecniche e organizzative. In particolare vengono crittografati in modo che la EQS Group GmbH non possa visualizzarli e siano accessibili solo a determinate persone della Beiersdorf AG.