Hvorfor bør jeg sende en anmeldelse?

Vi ønsker at være en pålidelig virksomhed, som du kan have tillid til. Overholdelse af gældende ret er et vigtigt grundlag for dette. Det er derfor vigtigt for os, at vi så tidligt som muligt og målrettet får afhjulpet retsstridig eller uhensigtsmæssig adfærd. Vi er derfor afhængige af indberetninger.

Hvilke forhold er whistle-blowerordningen beregnet til?

Denne whistle-blowerordning er blevet indført til at indberette compliancerelevante overtrædelser.

Ordningen kan anvendes til at anmelde mulige compliance-overtrædelser, som kan have alvorlige konsekvenser for firmaet, herunder strafferetlige følger eller bod. Anmeldelser vedrørende følgende temaer har derfor særlig betydning for os:

1. Berigelsesforbrydelser og økonomisk kriminalitet (f.eks. korruption, bedrageri, svig)
2. Konkurrencelovsovertrædelser
3. Overtrædelse af databeskyttelseloven
4. Overtrædelse af menneskerettighederne, sociale og miljømæssige standarder
5. Mistanke om hvidvaskning af penge
6. Andre alvorlige retlige forseelser

Du kan også bruge online-rapport-systemet til at afklare konkrete compliance-relaterede spørgsmål med ansatte i compliance-afdelingen.

Vær opmærksom på, at øvrige anliggender (f.eks. udeblivelse af reklameavis, parkeringspladsforhold) ikke kan behandles i ordningen. I sådanne tilfælde skal du kontakte vores kundeservice.

Hvordan fungerer en anmeldelse, og hvordan opretter jeg en postkasse?

Hvis du ønsker at sende en anmeldelse, skal du klikke på knappen "Indgiv melding" øverst til venstre på startsiden.

Anmeldelsesprocessen omfatter 4 trin:

1. Først vil du blive bedt om at læse en informationstekst om beskyttelse af din anonymitet og besvare en kontrolkode (en såkaldt CAPTCHA).
2. På den efterfølgende side skal du anføre hovedtemaet i din anmeldelse.
3. På anmeldelsessiden skal du formulere din indberetning eller forespørgsel med dine egne ord og besvare spørgsmål om sagen ved at vælge imellem forskellige enkle svarmuligheder. Efter afsendelse af din anmeldelse modtager du et referencenummer som kvittering på, at du har afsendt din anmeldelse.
4. Til sidst bedes du oprette din egen postkasse. Via denne modtager du tilbagemeldinger fra os såvel som oplysninger om fremdriften i behandlingen af din anmeldelse.

Hvis du allerede har en sikker postkasse, kan du gå direkte til den ved at anvende knappen "Login". Her skal du også først bekræfte kontrolkoden.

Så længe du ikke selv angiver data, som kan sættes i forbindelse med din person, beskytter BKMS^® System automatisk din anonymitet.

Hvornår og hvordan får jeg en tilbagemelding?

Online whistleblowing-systemet lægger stor vægt på at beskytte whistlebloweren.

Når du opretter din sikre postkasse, skal du vælge et brugernavn og en adgangskode. Din rapport holdes anonym ved hjælp af kryptering og andre særlige sikkerhedsrutiner. Brug så vidt muligt ikke en pc, som dit firma har stillet til rådighed, til at indgive din rapport.

Inden for syv dage efter indgivelsen får du en bekræftelse på modtagelsen af din rapport i din sikre postkasse sammen med en tilbagemelding på, hvad der vil ske med din rapport. Hvis vi har brug for at afklare nogle detaljer, tager vi kontakt til dig med specifikke spørgsmål.

Hvordan beskyttes mine data, når jeg anvender whistle-blowerordningen?

Databeskyttelsesbestemmelser vedrørende vores online indberetningssystem

Databeskyttelse ligger os på sinde

Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt. I de følgende databeskyttelsesanvisninger informeres du om, hvilke personoplysninger vi behandler, når du besøger denne hjemmeside samt når du indberetter tips.

1. Den dataansvarlige i henhold til art. 4 punkt 7 i databeskyttelsesforordningen

Den dataansvarlige, som bearbejder dataene i henhold til art. 4 nr. 7 GDPR og datamodtageren, som er tildelt til dig, når du rapporterer en overtrædelse, er:

Schwarz Produktion GmbH & Co. KG
Langendorfer Straße 23
06667 Weißenfels
03443 / 800-6430 (Phone)
compliance@meg-gruppe.com

2. Afgivelse af tip via vores online indberetningssystem/kontakt til compliance-afdelingen

Formålet med og retsgrundlaget for databehandlingen

Dette online indberetningssystem er blevet oprettet, så man kan gøre opmærksom på compliance-relevante forhold. Du kan via systemet indberette mulige compliance-brud, der kan have alvorlige følger for virksomheden. Dette omfatter strafferetlige sanktioner eller pålæggelse af administrative bøder.

Du kan også bruge det online indberetningssystem, hvis du har konkrete spørgsmål om compliance, som du ønsker, at medarbejderne i compliance-afdelingen skal afklare.

Retsgrundlaget for databehandlingen er art. 6, stk. 1, 1. afsnit, litra f i databeskyttelsesforordningen.

Typen af behandlede personoplysninger

Brugen af det online indberetningssystem er frivilligt. Hvilke oplysninger vi behandler afhænger af, hvilke oplysninger du giver os. Vi behandler regelmæssigt følgende personoplysninger:

• Dit navn og dine kontaktoplysninger, hvis du forsyner os med disse informationer.
• Hvorvidt du er ansat hos os, hvis du ønsker at meddele os dette.
• Navne på personer og øvrige oplysninger om identificerede eller identificerbare fysiske personer (afhængig af indberetningen).

Modtagere/kategorier af modtagere

De oplysninger, du videregiver, behandles udelukkende af den dataansvarliges compliance-afdeling. Vi undlader af princip at videregive oplysninger til tredjeparter. Men det kan ske, at vi bliver nødt til at videregive data, som du har givet os, til yderligere faggrupper hos den dataansvarlige eller til selskaber i Schwarz-gruppen, hvis dette er påkrævet for at kunne opklare sagen.

Undtagelsesvis beder vi andre behandle dataene på vores vegne, såsom udbyderen af det online indberetningssystem, dvs. EQS Group AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlin, Tyskland. Denne såvel som andre databehandlere er hver især nøje udvalgt, auditeres løbende og er kontaktligt forpligtet henhold til art. 28 i databeskyttelsesforordningen.

Vi er grundlæggende retsligt forpligtet til at informere de beskyldte personer om, at vi har modtaget en indberetning om dem, så snart denne oplysning ikke længere bringer opfølgningen på indberetningen i fare. Din identitet som anmelder bliver i den forbindelse – så vidt det er retsligt muligt – ikke afsløret.

Opbevaringstidsrum/kriterier for fastlæggelse af opbevaringstidsrum

Oplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde ovenstående formål eller indtil den afsluttende behandling af indberetningen om compliance-relevante forhold og inden for rammerne af den gældende lovgivning. Kriterierne i denne sammenhæng er eksempelvis forholdets kompleksitet, varigheden af udredningen af forholdet og genstanden for anklagen. Når oplysningerne har tjent deres formål, bliver de slettet.

3. Brug af det online indberetningssystem

Kommunikationen mellem din computer og det online indberetningssystem foregår via en krypteret forbindelse (SSL). Din IP-adresse gemmes ikke. Der bliver gemt en cookie på din computer, der indeholder et sessions-ID (en såkaldt null-cookie), og dette sker udelukkende for at bevare forbindelsen til det online indberetningssystem. Denne cookie er gyldig indtil slutningen af sessionen, hvorefter den bliver slettet.

4. Dine rettigheder som registreret

Du har i henhold til art. 15 stk. 1 i databeskyttelsesforordningen ret til på anmodning at modtage gratis informationer om de personoplysninger, som den dataansvarlige opbevarer vedrørende din person.

Desuden har du – hvis de retslige omstændigheder foreligger – ret til berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

Hvis databehandlingen er baseret på art. 6, stk. 1, litra e eller f i databeskyttelsesforordningen har du ret til indsigelse. Hvis du gør indsigelse mod databehandling, vil denne fremover ikke finde sted, medmindre den dataansvarlige kan påvise vægtige, legitime grunde til behandlingen, der går forud for registreredes interesser.

Hvis du selv har stillet de behandlede data til rådighed, har du ret til overførsel af data.

Hvis databehandlingen er baseret på samtykke i henhold til art. 6, stk. 1, litra a eller art. 9, stk. 2, litra a i databeskyttelsesforordningen, kan du når som helst trække samtykket tilbage med fremadrettet virkning, uden at det berører lovligheden af den hidtidige behandling.

Skriv et brev eller en e-mail til databeskyttelsesrådgiveren (se under pkt. 5), hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, har åbne spørgsmål eller ønsker at klage.

Desuden har du mulighed for at indgive klage ved den kompetente datatilsynsmyndighed.

5. Kontakt databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har yderligere spørgsmål om behandlingen af dine personoplysninger eller om dine rettigheder, kan du henvende dig til den ansvarlige databeskyttelsesrådgiver:

datenschutz süd GmbH
Privacy Officer
Wörthstraße 15
97082 Würzburg
office@datenschutz-sued.de