Avisos de proteção de dados
Levamos muito a sério a proteção de dados e a confidencialidade, e cumprimos as disposições nacionais e europeias aplicáveis em matéria de proteção de dados. Os principais aspetos de nossa política de armazenamento de dados são explicados resumidamente abaixo.
Esta página fornece informações sobre como processamos as mensagens que enviou ao sistema de denúncia e como garantimos que sejam tratadas de maneira confidencial.
Finalidade do tratamento de dados, base jurídica e tratamento de mensagens confidenciais
Os objetivos do processamento de dados são o tratamento e posterior investigação das mensagens recebidas através do programa de denúncia, bem como a tomada de quaisquer ações que possam ser necessárias.
As mensagens são encaminhadas para funcionários especialmente treinados nos departamentos de Auditoria Corporativa e/ou Gestão de Conformidade Corporativa da Beiersdorf AG, e sempre são tratadas confidencialmente. Esses funcionários examinam o caso, investigam-no mais e, no caso de suspeita razoável, podem transmiti-lo à autoridade competente do Ministério Público ou departamento interno (por exemplo, ao Conselho Executivo em casos relevantes ou aos Recursos Humanos para iniciar sanções contra a pessoa ou pessoas acusadas). As mensagens relacionadas aos tópicos principais de proteção de dados, impostos, alfândega, negociação de valores mobiliários/informação privilegiada e discriminação/assédio serão repassadas ao departamento interno relevante para análise e investigação.
Ao investigar a mensagem, pode ser necessário fornecer as mensagens a outros funcionários da Beiersdorf AG ou a funcionários de outras empresas do grupo Beiersdorf AG (por exemplo, se as mensagens estiverem relacionadas a eventos nas subsidiárias da Beiersdorf AG). As empresas do grupo podem estar sediadas em países fora da União Europeia ou Espaço Económico Europeu que tenham regras diferentes sobre a proteção de dados pessoais. Nesse caso, garantimos que os dados sejam transferidos de acordo com as regulamentações de proteção de dados aplicáveis. Dependendo do destino dos dados no caso em questão, concordamos com cláusulas de proteção de dados padrão, aplicamos regras de proteção de dados internas vinculantes ou transferimos dados apenas para empresas que são certificadas pela Privacy Shield da UE-EUA ou que estejam localizadas em países para os quais a Comissão Europeia tenha emitido uma decisão de adequação. Além disso, sempre cumprimos as leis de proteção de dados relevantes ao processar as mensagens. Estamos autorizados a processar os dados pessoais contidos nas mensagens porque temos um interesse legítimo em investigar, sancionar e prevenir a má conduta dentro da empresa (Art. 6, parágrafo 1f GDPR, entre outras coisas) e porque o processamento é necessário para a conformidade com nossas obrigações legais (Art. 6, par. 1c GDPR, entre outras coisas) ou para nos defender de reclamações legais.
Não tem nada a temer se utilizar o sistema de denúncia de boa-fé. No caso de utilização indevida, por exemplo, se um denunciador enviar deliberadamente uma mensagem falsa com o objetivo de desacreditar alguém, reservamo-nos o direito de tomar medidas contra o denunciador.
Notificação da pessoa acusada
Por uma questão de princípio, somos obrigados por lei a informar a pessoa ou pessoas acusadas de que recebemos uma mensagem sobre elas, a menos que isso coloque em risco investigações adicionais sobre a mensagem. Sua identidade como denunciador não será revelada na medida do legalmente possível.
Como utilizar o sistema de denúncia
A comunicação entre o seu computador e o sistema de denúncias utiliza uma conexão criptografada (SSL). O endereço IP do seu computador não é armazenado quando utiliza o sistema. Um cookie é armazenado em seu computador para manter a conexão entre o computador e o BKMS® System. Este cookie contém apenas o ID da sessão e só é válido até o final da sua sessão, ou seja, torna-se inválido quando faz logout ou fecha o navegador.
No entanto, tenha em mente que o acesso ao sistema de denúncias pode deixar vestígios no computador. Se utilizar um computador da empresa para aceder ao sistema, exclua os dados temporários (cache) e o histórico do navegador posteriormente. Se o seu navegador oferece um "modo privado", deve utilizar isso de preferência, já que evita que precise fazer exclusões manualmente.
Também pode configurar uma caixa de correio segura com um pseudônimo/nome de utilizado e palavra-passe de sua escolha. Isso permite que envie mensagens para seu gerente de caso da Beiersdorf AG de forma anónima e segura. Este sistema apenas guarda dados no sistema de denúncias e protege-os especialmente no processo; não é comparável à comunicação de e-mail padrão.
Como enviar anexos
Também pode enviar anexos ao seu gerente de caso da Beiersdorf AG ao enviar mensagens ou enviar informações adicionais. Se quiser enviar sua mensagem anonimamente, observe os seguintes avisos de segurança: Os ficheiros podem conter informações pessoais ocultas que podem comprometer seu anonimato. Por favor, remova todas as informações antes de enviar qualquer ficheiro. Se não conseguir remover as informações ou não tiver certeza de como fazer isso, copie o texto ou envie uma cópia impressa do documento anonimamente ao gerente do caso, utilizando o número de referência fornecido no final do processo de envio de mensagem (consulte a nota de rodapé).
Seus direitos em relação ao processamento de seus dados pessoais
De acordo com a legislação europeia aplicável, tem o direito à informação e - quando as pré-condições relevantes forem atendidas - para aceder, retificar ou apagar seus dados pessoais e restringir seu processamento, bem como o direito à portabilidade de dados. Pode revogar seu consentimento para que seus dados sejam armazenados a qualquer momento por motivos relacionados à sua situação específica. Nesse caso, examinaremos imediatamente até que ponto uma mensagem ainda precisa ser investigada. Seus dados não serão mais processados, a menos que isso seja obrigatório e haja motivos legítimos para isso.
Além disso, tem o direito de registrar uma reclamação junto à autoridade supervisora responsável.
Duração de armazenamento
Armazenamos mensagens pelo tempo que forem necessários para processo judicial/contanto que tenhamos um interesse legítimo em seu armazenamento ou até chegarmos à conclusão de que a mensagem é infundada. Depois disso, as mensagens são excluídas ou anonimizadas, por exemplo, referências à sua identidade como denunciador e à pessoa acusada são irreversivelmente apagadas.
Departamentos responsáveis e segurança de dados
O departamento responsável pela proteção de dados dentro do sistema de denúncias é o departamento de Gestão de Conformidade Corporativa da Beiersdorf AG, Unnastr. 48, 20245 Hamburgo, Alemanha. É representado pelo Conselho Executivo. Pode entrar em contato com nosso responsável pela proteção de dados no endereço mencionado acima ou em dataprotection@beiersdorf.com. O sistema de denúncia é operado em nome da Beiersdorf AG e, em seu nome, por uma empresa alemã especializada nesta área, a EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim, Alemanha. Nesta capacidade, atua como um provedor de serviços nas instruções do controlador de dados, dentro do significado do GDPR. Os dados no sistema de denúncias são armazenados utilizando medidas técnicas e organizacionais abrangentes. É especialmente criptografado de tal forma que a EQS Group AG não pode visualizá-lo e apenas pessoas específicas na Beiersdorf AG têm acesso.