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Que tipos de mensagens devem ser enviadas?

As preocupações sobre possíveis violações podem ser comunicadas sobre assuntos que tenham ocorrido, estejam a ocorrer ou sejam de ocorrência provável. Não precisa de ter conhecimento completo do assunto, é suficiente que tenha razões razoáveis para as suas preocupações e deseje enviar uma mensagem de boa fé.

Possíveis violações incluem, mas não estão limitadas a preocupações relacionadas com:

• leis, regras e regulamentos aplicáveis ao Grupo DB, qualquer pessoa atuando por conta ou em nome do DB (funcionário, trabalhador temporário ou outros) ou qualquer atividade do Grupo DB;
• as políticas e procedimentos internos do Grupo DB, incluindo o Código de Conduta, questões de integridade suspeitas e/ou comportamento antiético. Isto pode incluir, e não está limitado, a suspeita de fraude, furto, falsificação de documentos, revelação inadequada de informação do cliente ou da empresa e retaliação por comunicar uma possível violação ou por participar numa investigação de uma possível violação;
• práticas de contabilidade empresariais, controlos contabilísticos internos ou questões de auditoria, de acordo com a lei Sarbanes-Oxley (‘SOx’);
• possíveis violações dos direitos humanos, incluindo um risco material de exploração de indivíduos (incluindo trabalho infantil ou trabalho forçado), na cadeia de abastecimento do Grupo DB ou relacionadas com as próprias práticas de negócio do DB;
• comportamento que provavelmente prejudicará a reputação ou a situação financeira do Grupo DB;
• em relação às atividades do Grupo DB, um erro judiciário, colocar a saúde e segurança de um indivíduo em perigo; perigo para o ambiente; e
• qualquer ocultação deliberada de qualquer uma das violações possíveis supramencionadas.

Qual o processo para enviar uma mensagem?

Para enviar uma mensagem anónima ou personalizada, comece por clicar no botão "Enviar mensagem", situado no topo da nossa página de apresentação.

O processo de mensagem consiste em 2 passos:

• Primeiramente, ser-lhe-á pedido para ler um texto sobre a proteção do seu anonimato (se previsto na legislação nacional) e responder a uma consulta de segurança.
• Na seguinte página de envio, por favor, formule a sua mensagem pelas suas próprias palavras e responda a perguntas sobre o caso. Pode inserir até 5000 carateres de texto livre, o que corresponde a uma página inteira.
  Pode enviar também um ficheiro de apoio de até 5 MB. Mas lembre-se que os documentos podem conter informações sobre o seu autor (no seu conteúdo ou nos metadados do ficheiro). Na sequência do envio da sua mensagem, receberá um número de referência como confirmação de que enviou esta mensagem.

Como faço para receber uma resposta e permanecer no anonimato ao mesmo tempo?

O princípio dominante do procedimento BKMS^®, utilizado aqui, é a proteção do denunciador. A preservação funcional do anonimato foi certificada por uma autoridade independente.
Portanto, pode criar a sua própria caixa de correio protegida depois de enviar a sua mensagem, possibilitando-lhe assim comunicar de forma anónima. Quando criar a sua caixa de correio protegida, escolha o seu próprio pseudónimo/nome de utilizador e palavra-passe. Por favor, guarde um registo destes pormenores, porque serão necessários para permitir que o operador continue a comunicar consigo de forma confidencial. A sua mensagem será mantida segura através de meios de encriptação e de outras rotinas de segurança especiais. Em nenhum momento durante o processo de denúncia ser-lhe-á solicitada informação pessoal, a não ser que esteja a enviar uma mensagem de outra pessoa.
Ao utilizar a sua caixa de correio protegida, a que pode aceder diretamente através do botão "Iniciar sessão", um examinador enviar-lhe-á uma resposta sobre o tratamento da sua mensagem ou, se alguns dos pormenores não forem claros, far-lhe-á perguntas.
Desde que não introduza quaisquer dados que permitam tirar conclusões sobre a sua pessoa, o BKMS^® Incident Reporting irá proteger o seu anonimato tecnologicamente.
O Deutsche Bank está interessado em mensagens que protejam a empresa contra danos, não em si enquanto denunciador. Ao enviar uma mensagem de outra pessoa, deve divulgar o seu próprio nome, mas não o da sua fonte.

Que outras opções tenho para o envio de uma mensagem se eu não quiser utilizar esta ferramenta?

Submeter a mensagem via telefone
Receberemos, igualmente, de bom grado, mensagens sobre possíveis violações por telefone. Poderá encontrar um botão "submeter a mensagem via telefone" no website, como um canal adicional de comunicação. Será guiado através de um diálogo telefónico automatizado. Durante este processo, pode descrever pormenorizadamente o incidente e é-lhe pedido que responda a algumas questões sobre a situação.
A informação fornecida por si será tratada de forma confidencial e será apenas partilhada com base numa necessidade de conhecimento para responder ao conteúdo de uma mensagem.
Ao terminar o processo de envio da mensagem, pode criar uma caixa de correio protegida. Irá receber uma resposta da nossa parte através desta caixa de correio, poderá utilizá-la para responder a perguntas e irá receber informação sobre o resultado da sua mensagem.

Enviar mensagens a outros pontos de contacto dentro do banco
Possíveis violações também podem ser comunicadas a um gestor (mesmo fora da sua linha de denúncia), ao chefe do departamento ou a representantes noutras funções p. ex. nos departamentos de Conformidade, Jurídico, RH e Contra o Crime Financeiro.
Se por qualquer motivo se sentir desconfortável para contactar uma das pessoas ou departamentos supramencionados, ou se o seu pedido não tiver sido seguido ou resolvido como desejava, sinta-se à vontade para utilizar os sistemas de envio de mensagens eletrónico ou telefónico.

Enviar mensagens a organismos externos
Não existem limitações dos direitos de um denunciador que envia uma mensagem sobre uma possível violação a um órgão governamental ou a uma autoridade reguladora. Mensagens deste tipo não exigem qualquer autorização prévia do Deutsche Bank, e não há qualquer obrigação de alertar o Deutsche Bank para o envio de tais mensagens.

O que acontece às mensagens enviadas aqui?

As mensagens enviadas são avaliadas de forma confidencial pelos Serviços Centrais de Denúncia do Deutsche Bank para determinar se a mensagem se qualifica como possível violação como definido pelo ponto 3.1 da Política de Levantamento de Preocupações (incluindo denúncia). Mensagens qualificadas abrirão um caso de denúncia e serão enviadas para um serviço interno de investigação para ser tomada a medida adequada. Se tiver sido selecionada uma caixa de correio, os Serviços Centrais de Denúncia informá-lo-ão quando o caso estiver fechado.
As mensagens que não forem qualificadas como denúncia, serão processadas como assuntos não qualificados e serão remetidas para os serviços competentes para ser tomada a medida adequada.

Na minha qualidade de Responsável (Head) ou representante de um departamento, como devo agir quando um Colaborador me denunciar um incidente?

Qualquer mensagem que receber de um funcionário deve ser remetida de acordo com a Política de Levantamento de Preocupações (incluindo denúncia) do Deutsche Bank. Ao documentar a mensagem neste sistema, utilizando o botão "Remeter mensagem", está a cumprir com essa obrigação.

Por favor, cumpra os seguintes aspetos quando enviar uma mensagem:

• O nome do denunciador deve ser protegido. Isto significa que não é obrigado a divulgar o nome do denunciador fora deste canal de mensagens.
• Não pode enviar a mensagem anonimamente, porque os examinadores podem precisar de o contactar para mais consultas.
• Documente todas as informações que recebeu do denunciador neste sistema. Assim que tiver remetido a mensagem, a responsabilidade de mandar o assunto para investigação pertence aos Serviços Centrais de Denúncia. Não tente investigar o caso sozinho.

Se enviar uma mensagem de maneira inadequada, isto pode levar a medidas disciplinares – como previsto no Código de Conduta – incluindo até a cessação da relação laboral ou o contrato de serviços, de acordo com as leis locais.