Informace o ochraně dat
Ochranu dat a jejich důvěrnost bereme velmi vážně a dodržujeme ustanovení obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU-GDPR), jakož i platných vnitrostátních předpisů o ochraně údajů. Před odesláním hlášení si pečlivě přečtěte tyto informace o ochraně dat.
Účel a právní základ systému nahlašování
Let us know! Systém nahlašování slouží pro bezpečné a důvěrné přijímání, zpracování a správu hlášení týkajících se porušení zákonů nebo vnitřních předpisů skupiny TOI TOI & DIXI Group. Zpracování osobních dat v rámci systému nahlašování Let us know! je založeno na oprávněných zájmech naší firmy na odhalování a předcházení zneužívání, a tím i prevence škod vzniklých skupině TOI TOI & DIXI Group, jejím zaměstnancům a zákazníkům. Právním základem tohoto zpracování osobních údajů je čl. 6(1)(c) evropského Nařízení o obecné ochraně údajů GDPR (General Data Protection Regulation).
Zodpovědné orgány
Toto jsou strany zodpovědné za ochranu dat v systému nahlašování:
- TOI TOI & DIXI Group GmbH, Halskestr. 38, 40880 Ratingen
- a její pobočky
jako strany se vzájemně nezávislou zodpovědností.
Systém nahlašování je provozován specializovanou firmou, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich v Německu, jménem firmy TOI TOI & DIXI Group.
Osobní údaje a informace zadané do systému nahlašování jsou uloženy v databázi datového centra s vysokou úrovní zabezpečení, které je provozováno firmou EQS Group GmbH. Pouze firma TOI TOI & DIXI Group může prohlížet údaje. Ani firma EQS Group GmbH ani jiné třetí strany nemají k údajům přístup. To je zajištěno pomocí rozsáhlých technických a organizačních opatření, která jsou součástí certifikované procedury.
Veškerá data jsou ukládána šifrovaně pod víceúrovňovou ochranou heslem, takže přístup je omezen na velmi malý okruh osob výslovně oprávněných ve firmě TOI TOI & DIXI Group.
Firma TOI TOI & DIXI Group jmenovala pracovníka ochrany dat. Fabian Roth byl jmenován pracovníkem pro ochranu dat (Concepture GmbH, Erlenstr.). 13, 77815 Bühl, telefon: 0221/999837-0, e-mail: datenschutz.toitoidixi@concepture.de).
Typ shromažďovaných osobních údajů
Systém nahlašování používáte dobrovolně. Podáte-li prostřednictvím systému nahlašování určité hlášení, shromažďujeme níže uvedené osobní údaje a informace:
- váš název, odhalíte-li svou identitu;
- skutečnost, zda jste zaměstnáni ve firmě TOI TOI & DIXI Group,
- jména a další osobní údaje osob, které uvedete ve vašem hlášení, je-li to relevantní.
Důvěrné zpracování hlášení
Příchozí hlášení jsou přijímána malou skupinou výslovně oprávněných a speciálně vyškolených zaměstnanců organizace pro dodržování předpisů firmy TOI TOI & DIXI Group. Hlášení jsou vždy zpracovávána důvěrně. Zaměstnanci organizace pro dodržování předpisů firmy TOI TOI & DIXI Group vyhodnocují danou záležitost a provádějí další prošetřování vyžadované v příslušném případě.
Při zpracování určitého hlášení nebo v rámci speciálního vyšetřování může být nezbytné předložit hlášení dalším zaměstnanců firmy TOI TOI & DIXI Group nebo zaměstnancům jiných firem této skupiny, např. v případě, kdy se hlášení týkají událostí v pobočkách. Dceřiné společnosti mohou mít sídlo v zemích mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor a mohou mít odlišné předpisy na ochranu osobních údajů. Při odesláním hlášení vždy zajišťujeme, aby byly dodrženy platné předpisy na ochranu dat.
Všechny osoby, které získají přístup k údajům, jsou povinny zachovávat mlčenlivost.
Firma TOI TOI & DIXI Group může být ze zákona povinna sdílet informace o porušování předpisů s konkrétními vládními institucemi, zejména orgány činnými v trestním řízení nebo soudy. V případě sdílení informací a povinnosti zveřejnění, jakož i zabavení, nebudeme schopni zadržet Vámi poskytnuté informace.
Informace o obviněné osobě
Jsme ze zákona povinni informovat obviněné strany o všech hlášeních, které byly obdrženy proti nim, jakmile zveřejnění takových informací již neohrožuje prošetřování. Vaše identita oznamovatele nebude zveřejněna, ledaže bychom k tomu byli právně zavázáni.
Práva datového subjektu
V souladu s evropskými právními předpisy o ochraně osobních údajů máte vy a osoby uvedené v hlášení právo na přístup, opravu, vymazání, zkopírování/přenos, omezení zpracování a právo na námitku proti zpracování vašich osobních údajů. Pokud se dovoláte svého práva na námitku proti zpracovávání vašich osobních údajů, bude okamžitě vyhodnoceno, zda jsou uložené údaje nutné k prošetření daného hlášení. Údaje, které již nejsou potřeba, budou okamžitě odstraněny. Kromě toho máte také právo se obrátit na dozorčí orgán.
Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu nezbytně nutnou k objasnění dané situace a provedení konečného vyhodnocení nebo tak dlouho, dokud existuje oprávněný zájem ze strany firmy nebo je uchování vyžadováno zákonem. Po dokončení zpracování hlášení budou tyto údaje odstraněny po uplynutí tří let v souladu se zákonnými požadavky (§ 11, odst. 5 HinSchG - zákon o ochraně oznamovatelů).
Používání ohlašovacího portálu
Komunikace mezi vaším počítačem a systémem nahlašování je realizována pomocí šifrovaného připojení (SSL). Vaše IP adresa nebude během používání systému nahlašování uložena. Aby bylo zachováno připojení mezi počítačem a systémem BKMS® System, je v počítači ukládán soubor cookie, v němž je uloženo pouze ID relace (tzv. relační cookie). Tento soubor cookie je platný pouze do konce dané relace a jeho platnost vyprší při zavření prohlížeče.
V systému nahlašování je možné zřídit poštovní schránku, která bude chráněna individuálně zvoleným pseudonymem / uživatelským jménem a heslem. Můžete tak odeslat hlášení zodpovědnému zaměstnanci ve firmě TOI TOI & DIXI Group pod svým jménem, nebo anonymně a bezpečně. Tento systém ukládá údaje pouze v systému nahlašování, takže je ukládání obzvláště bezpečné. Nejedná se o formu běžné e-mailové komunikace.
Poznámka k odesílání příloh
Při odesílání hlášení nebo doplňujících informací můžete zároveň zodpovědnému zaměstnanci firmy TOI TOI & DIXI Group odeslat přílohy. Chcete-li podat anonymní hlášení, přečtěte si níže uvedené bezpečnostní upozornění: soubory mohou obsahovat skryté osobní údaje, které by mohly ohrozit vaši anonymitu. Tyto údaje před odesláním odstraňte. Nemůžete-li tyto údaje odstranit nebo si nejste jisti, jak to provést, zkopírujte text přílohy do textu hlášení nebo odešlete vytištěný dokument anonymně na adresu uvedenou v zápatí, přičemž uveďte referenční číslo obdržené na konci procesu oznamování.