Powiedz nam!

Dlaczego należy wysłać zgłoszenie?

Zgodność z przepisami ustawowymi oraz zasadami społecznymi i wewnątrzzakładowymi jest częścią pozytywnej i otwartej kultury firmy.

Być może wiedzą Państwo o szkodliwym zachowaniu albo zagrożeniach dla firmy. Państwa zgłoszenie pozwoli z wyprzedzeniem wykryć straty finansowe i zapobiec szkodom wizerunkowym, a także zapewnić trwały sukces firmy oraz stabilność zatrudnienia!

Jakie zgłoszenia są pomocne dla organizacji?

Zgłoszenia dotyczące naruszenia prawa i regulacji wewnętrznych są rejestrowane i przekazywane dalej.

Podczas procesu zgłaszania otrzymają Państwo szczegółowe informacje na temat możliwych kategorii danego zgłoszenia.

Jak otrzymać wiadomość od referenta i jednocześnie zachować anonimowość?

Nadrzędną zasadą procedur stosowanych w BKMS^® jest ochrona sygnalisty. Systemowa funkcja ochrony anonimowości jest certyfikowana przez niezależny podmiot.

Podczas konfiguracji bezpiecznej skrzynki pocztowej należy wybrać osobisty pseudonim / nazwę użytkownika oraz hasło. Anonimowość zgłoszenia zapewnia szyfrowanie oraz inne specjalne procedury bezpieczeństwa. Na żadnym etapie procesu zgłaszania nie jest wymagane podanie informacji osobowych. Nie należy wysyłać informacji umożliwiających ustalenie tożsamości sygnalisty. Zgłoszenia nie należy wysyłać z komputera służbowego.

Za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej przesyłana jest wiadomość od referenta, zawierająca informację o etapie przetwarzania zgłoszenia oraz ewentualne pytania, jeśli szczegóły będą wymagać wyjaśnienia. System zapewnia anonimowość podczas komunikacji z referentem. W całym procesie nie są ważni sygnaliści, lecz zgłoszenia, które pozwalają zapobiec szkodom.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak stworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać anonimowe albo imienne zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

1. Najpierw należy zapoznać się z informacjami o ochronie anonimowości oraz wprowadzić kod bezpieczeństwa.
2. Na kolejnej stronie należy wybrać kategorię zgłoszenia.
3. Na stronie zgłoszenia można własnymi słowami opisać zdarzenie oraz odpowiedzieć na pytania dotyczące incydentu poprzez prosty wybór odpowiedzi. W polu tekstowym można wpisać maksymalnie 5000 znaków, co odpowiada pełnej stronie A4. Razem ze zgłoszeniem można wysłać plik o maksymalnym rozmiarze 5 MB. Należy pamiętać, że dokumenty mogą zawierać informacje o sygnaliście. Po wysłaniu zgłoszenia otrzymają Państwo numer referencyjny, będący potwierdzeniem przekazania zgłoszenia.
4. Następnie należy stworzyć bezpieczną skrzynkę pocztową. Za pośrednictwem tej skrzynki pocztowej zostanie przesłana wiadomość od referenta, zawierająca odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem.

Do skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować, klikając „Login”. Najpierw należy wprowadzić kod bezpieczeństwa.

Jeśli sygnalista nie poda danych umożliwiających identyfikację, technologia BKMS^® System będzie chronić jego anonimowość.

Zapewniamy, że jesteśmy zainteresowani wyłącznie zgłaszanymi incydentami. Należy ujawniać złe praktyki i zapobiegać stratom finansowym.

Zasady postępowania w procesie skarg w ramach ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw

zgodnie z § 8 (para. 2) niemieckiej ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (w jęz. niem. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG))

Nasza procedura skarg ma na celu umożliwienie ludziom zgłaszania, kiedy stwierdzą bieżące lub potencjalne problemy w obszarze praw człowieka lub przepisów dotyczących ochrony środowiska. Może to dotyczyć problemów w naszych łańcuchach dostaw, a także odnoszących się do działalności naszej firmy. Te zasady postępowania opisują, jakie problemy można zgłaszać, w jaki sposób je wysyłać oraz co się stanie po dokonaniu zgłoszenia.

Na pytania dotyczące postępowania odpowiedzi są udzielane bezpośrednio przez system zgłoszeniowy lub przez opcję kontaktu w punkcie „Zakres odpowiedzialności za procedurę skarg”.

Zakres

Zasadniczo wszystkie problemy związane z naruszaniem praw człowieka i dotyczących środowiska można zgłaszać przez ten system zgłoszeniowy. Konkretne przykłady to:

Naruszenia praw człowieka:

• praca dzieci
• praca przymusowa i inna praca obowiązkowa
• dyskryminacja i nierówne traktowanie
• nierespektowanie wolności zrzeszania się
• wstrzymywanie godnego wynagrodzenia
• warunki pracy niebezpieczne dla zdrowia
• bezprawna eksmisja lub pozbawienie ziemi
• bezprawne wykorzystanie prywatnych lub publicznych sił bezpieczeństwa
• zanieczyszczenie wody, gleby i powietrza, które mogą przyczyniać się do naruszania praw człowieka

Naruszenia praw ochrony środowiska:

• Stosowanie rtęci (w ramach Konwencji z Minamaty).
• Stosowanie trwałych materiałów powodujących trwałe zanieczyszczenia organiczne (w ramach Konwencji Sztokholmskiej)
• Przechowywanie, przemieszczanie, importowanie lub eksportowanie materiałów niebezpiecznych w sposób niezgodny z zasadami ekologii (w ramach Konwencji z Bazylei)

Przesyłanie powiadomień i skarg

Zalecamy przesyłanie informacji przez nasz cyfrowy system zgłoszeniowy:

https://www.bkms-system.net/ttd/let-us-know

Zgłoszenia można wysyłać w preferowanym języku. Przesłanie zgłoszeń jest możliwe 24/7. W razie potrzeby zgłaszający mogą pozostać całkowicie anonimowi. Nawet jeśli zgłaszający ujawnią swoją tożsamość, zawsze gwarantowana jest poufność i ochrona danych osobowych. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących praw znajdują się na stronie https://www.toitoidixi.de/let-us-know-datenschutzhinweis.  

Przez system osoby zgłaszające, nawet jeśli są anonimowe, mogą pozostać w kontakcie z naszą firmą również po wysłaniu zgłoszenia. Korzystanie z systemu jest oczywiście bezpłatne dla osoby przekazującej informacje.

Postępowanie

Przetwarzanie wszystkich nadchodzących zgłoszeń odbywa się zgodnie z ustrukturyzowanym procesem opisanym poniżej.

1. Odebranie zgłoszenia

Po odebraniu zgłoszenia zgłaszający otrzymują potwierdzenie odbioru, z reguły w ciągu siedmiu dni od odebrania zgłoszenia.

2. Analiza zgłoszenia

Następnie sprawdzana jest treść zgłoszenia. W tej fazie mogą pojawić się pytania, które zostają wyjaśnione w dialogu ze zgłaszającym. W zależności od treści ustalane jest dalsze postępowanie. Po odrzuceniu skargi zgłaszający otrzymuje oświadczenie o powodach.

3. Wyjaśnienie faktów

Jeśli postępowanie będzie trwało nadal, problem zostanie omówiony i sprawdzony ze zgłaszającym. Opcjonalne można zasugerować procedurę rozwiązania polubownego sporu.

4. Opracowywanie rozwiązania

W bliskim kontakcie ze zgłaszającym opracowywana jest propozycja rozwiązania. W razie potrzeby ustalane są działania korygujące.

5. Korygowanie

Działania korygujące mogą być konieczne do rozwiązania zgłoszonych problemów. Po uzgodnieniu działań korygujących zostaną one wdrożone i będą monitorowane.

6. Analiza i zamknięcie

Wynik procesu jest oceniany razem z osobą zgłaszającą. W szczególności obejmuje to zadowolenie zgłaszającego z procesu i efektu postępowania.

Czas trwania postępowania w znacznej mierze zależy od danych faktów i może wynosić od kilku dni i tygodni do kilku miesięcy. W zasadzie dążymy do tego, aby postępowanie zapewniło zadowalające rozwiązanie jak najbardziej skutecznie. Ponadto zawsze staramy się, aby zgłaszający był poinformowany o podjętych działaniach i dalszym postępowaniu w sprawie. W tym celu zalecamy zgłaszającym, którzy korzystają cyfrowego systemu zgłoszeniowego, regularne logowanie się i sprawdzanie, czy w danej sprawie są nowe wiadomości.

Rozstrzyganie sporów za porozumieniem stron

W razie skarg zaleca się udział strony neutralnej i mediującej. W ten sposób chcemy przyczynić się do znalezienia zadowalającego rozwiązania, które może być zaakceptowane przez wszystkie strony. Jeśli w trakcie postępowania okaże się, że rozstrzygnięcie z porozumieniem sporu może być wykonalne, będziemy zachęcać do udziału takiej neutralnej strony.

Odpowiedzialność za proces skarg

Główna osoba odpowiedzialna za nasz proces skarg i główne osoby do kontaktu w sprawie pytań lub komentarzy:

TOI TOI & DIXI Group GmbH
Dział prawny i ds. Compliance
Katja Schützeberg
E-mail: katja.schuetzeberg@toitoidixi.com
Mara Stolle
E-mail: mara.stolle@toitoidixi.com

Zalecamy, aby reporterzy korzystali z opcji komunikowania się przez nasz cyfrowy system zgłoszeniowy do przekazywania pytań lub komentarzy bezpośrednio do odpowiedzialnego podmiotu przetwarzającego.

Ochrona przed represjami lub karami

Podejmujemy działania zmierzające do przeciwdziałania dyskryminowaniu oraz karaniu osób zgłaszających w związku z dokonanym zgłoszeniem. Nie będziemy tolerować działań odwetowych za składanie skarg lub przekazywanie informacji. Jeżeli zgłaszający jest zatrudniony w naszej firmie, oznacza to ochronę przed zwolnieniem, degradacją, zawieszeniem, groźbami, zastraszeniem lub innymi formami dyskryminacji w odniesieniu do warunków zatrudnienia osoby.

Na przykład, jeśli osoba zgłaszająca jest zatrudniona przez dostawcę, będziemy wspólnie z dostawcą dążyć do tego, aby miała ona porównywalny poziom ochrony. Aby zapewnić, że zgłaszający nie będzie dyskryminowany, karany lub nie będą stosowane wobec niego podobne środki odwetowe, będziemy starali się utrzymać kontakt ze zgłaszającym po zakończeniu sprawy.

Ratingen, 21 marca 2024