Information sur la protection des données
Nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux et adhérons aux dispositions du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD ») ainsi qu'aux règlementations nationales actuelles de la protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet et cadre juridique du système de recueil d'alerte
Le système de recueil d'alerte « Faîtes-le nous savoir ! » est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux lois et règles internes du TOI TOI & DIXI Group. Le traitement de données à caractère personnel dans le cadre du système de recueil d'alerte « Faîtes-le nous savoir ! » repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus et par conséquent éviter tous dommages au TOI TOI & DIXI Group, ses salariés et clients. Le cadre juridique du traitement des données à caractère personnel est l'Article 6 alinéa 1 lettre c du Règlement général sur la protection des données de l'UE (« RGPD »).
Autorité responsable
Les parties responsables de la protection des données au sein du système de recueil d'alerte sont
- TOI TOI & DIXI Group GmbH, Halskestr. 38, 40880 Ratingen et
- ses filiales
en tant que parties dotées d'une responsabilité autonome mutuelle.
Le système de recueil d'alerte est exploité par une entreprise spécialisée, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich en Allemagne, pour le TOI TOI & DIXI Group.
Les données à caractère personnel et les informations saisies dans le système de recueil d'alerte sont conservées dans une base de données dans un centre de données hautement sécurisé opéré par EQS Group GmbH. Seul TOI TOI & DIXI Group peut voir les données. EQS Group GmbH et d'autres tiers n'ont pas accès aux données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par le biais de nombreuses mesures techniques et organisationnelles.
Toutes les données sont encryptées et sauvegardées à l'aide de multiples niveaux de protection du mot de passe de sorte que l'accès est restreint à un nombre très limité de personnes dotées d'une autorisation expresse chez TOI TOI & DIXI Group.
TOI TOI & DIXI Group a nommé un responsable de la protection des données. Fabian Roth a été nommé responsable de la protection des données (Concepture GmbH, Erlenstr. 13, 77815 Bühl, téléphone : 0221/999837-0, e-mail: datenschutz.toitoidixi@concepture.de).
Type de données à caractère personnel recueillies
L'usage du système de recueil d'alerte a lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système de recueil d'alerte, nous recueillons les données et informations à caractère personnel suivantes :
- votre nom si vous décidez de révéler votre identité,
- si vous êtes salarié chez TOI TOI & DIXI Group, et
- les noms et autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte s'il y a lieu.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés de l'Organisation de conformité de TOI TOI & DIXI Group et sont toujours traitées dans la confidentialité la plus stricte. Les collaborateurs de l'organisation de conformité de TOI TOI & DIXI Group évaluent l'affaire et effectuent toute enquête supplémentaire requise par le cas d'espèce.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de TOI TOI & DIXI Group ou des salariés d'autres entreprises du groupe, par ex. si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union Européenne ou de l'Espace Économique Européen avec des règlements différents sur la protection des données à caractère personnel. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment du partage des alertes.
Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.
TOI TOI & DIXI Group peut être légalement tenu de partager l'information sur les infractions de conformité avec les organismes gouvernementaux spécifiques, en particulier les autorités de contrôle ou les tribunaux. Dans le cas de partage d'informations et des obligations de communication ainsi que des saisies, nous ne pouvons pas dissimuler l'information que vous avez fournies.
Informations relatives à la personne accusée
Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toutes alertes reçues à l'encontre d'eux dès que la divulgation de cette information ne représente aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous soyons légalement contraints de le faire.
Droits de la personne concernée
Conformément à la législation européenne sur la protection des données, vous et les personnes mentionnées dans l'alerte jouissez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de copie/transfert, de restriction du traitement et d'objection au traitement de vos données à caractère personnel. Si le droit d'objecter au traitement des données à caractère personnel est invoqué, la nécessité des données stockées pour examiner une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne servent plus seront immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de faire appel auprès d'une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et procéder à une évaluation finale ou aussi longtemps qu'il existe un intérêt légitime de la part de l'entreprise ou que la conservation est requise par la loi. Après l'achèvement du traitement de l'alerte, ces données seront supprimées au bout de trois ans en conformité avec les exigences réglementaires (article 11(5) de la loi allemande sur la protection des lanceurs d'alerte).
Utilisation du portail d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte s'effectue par le biais d'une connexion cryptée (SSL). Votre adresse IP ne sera pas stockée au cours de votre utilisation du système de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur, qui ne contient que l'ID de la session (encore appelé cookie de session). Ce cookie est valide uniquement jusqu'à la fin de votre session et expire lorsque vous fermez votre navigateur.
Vous pouvez installer une boîte de dialogue au sein du système de recueil d'alerte qui est protégée par un pseudonyme/nom d'utilisateur et un mot de passe choisi individuellement. Ceci vous permet d'envoyer des alertes au salarié responsable chez TOI TOI & DIXI Group soit nominalement, soit de manière sécurisée et anonyme. Ce système enregistre des données uniquement à l'intérieur du système de recueil d'alerte, ce qui le rend particulièrement sûr. Il ne s'agit pas d'une forme de communication par e-mail traditionnelle.
Note sur l'envoi d'annexes
Lorsque vous soumettez une alerte ou un complément d'information, vous pouvez en même temps envoyer des annexes au salarié TOI TOI & DIXI Group responsable. Si vous souhaitez soumettre une alerte anonyme, veuillez prendre note de la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données à caractère personnel masquées susceptibles de mettre en péril votre anonymat. Retirez ces données avant de les envoyer. Si vous ne parvenez pas à retirer ces données, ou si vous n'êtes pas sûr de la manière de procéder, veuillez copier le texte de votre annexe dans le texte de votre message d'alerte ou envoyer une copie imprimée du document anonymement à l'adresse figurant dans la note de bas de page, en spécifiant le numéro de référence reçu à la fin du processus d'alerte.