Информация о защите данных
Мы очень серьезно подходим к вопросам защиты данных и конфиденциальности и соблюдаем положения Общего регламента ЕС о защите данных (EU-GDPR), а также действующие национальные положения о защите данных. Прежде чем отправить сообщение, внимательно прочтите эту информацию о защите данных.
Цель и правовые основания системы информирования
Система информирования Let us know! служит для безопасного и конфиденциального получения, обработки и управления сообщениями о нарушениях законов или внутренних правил TOI TOI & DIXI Group. Обработка личных данных в рамках системы информирования Let us know! основана на обоснованной заинтересованности нашего предприятия в обнаружении и предотвращении злоупотреблений и тем самым недопущении ущерба для TOI TOI & DIXI Group, ее сотрудников и клиентов. Правовым основанием для такой обработки личных данных является пункт c статьи 6 абзаца 1 Общего регламента ЕС о защите данных (EU-GDPR).
Ответственный орган
Стороны, ответственные за защиту данных в системе информирования:
- TOI TOI & DIXI Group GmbH, Halskestr. 38, 40880 Ratingen и
- ее дочерние компании
в качестве сторон со взаимно автономной ответственностью.
Система информирования управляется специализированным предприятием EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich в Германии, от имени TOI TOI & DIXI Group.
Личные данные и информация, введенная в систему информирования, хранятся в базе данных имеющего высокую степень безопасности центра обработки и хранения данных, управляемого предприятием EQS Group GmbH. Только TOI TOI & DIXI Group может получить доступ к данным. EQS Group GmbH и прочие третьи лица не имеют доступа к этим данным. Такой порядок обеспечивается сертифицированной процедурой при помощи целого ряда технических и организационных мер.
Все данные хранятся в зашифрованном состоянии с несколькими уровнями защиты по паролю, вследствие чего доступ ограничен очень узким кругом специально уполномоченных лиц от TOI TOI & DIXI Group.
В штате TOI TOI & DIXI Group имеется сотрудник по защите данных. Сотрудником по защите данных является (Фабиан Рот) Fabian Roth (Concepture GmbH, Erlenstr. 13, 77815 Bühl, телефон: 0221/999837-0, эл. почта: datenschutz.toitoidixi@concepture.de).
Какие личные данные собираются
Использование системы информирования осуществляется на добровольной основе. Если вы отправляете сообщение через систему информирования, мы собираем следующие личные данные и информацию:
- ваше имя, если вы предпочитаете раскрыть свою личность,
- являетесь ли вы сотрудником TOI TOI & DIXI Group, и
- имена и прочие личные данные лиц, которых вы перечисляете в своем сообщении, если таковые имеются.
Конфиденциальная обработка сообщений
Входящие сообщения принимаются узким кругом специально уполномоченных и специально обученных сотрудников подразделения TOI TOI & DIXI Group по комплаенс и всегда обрабатываются в конфиденциальном порядке. Сотрудники подразделения TOI TOI & DIXI Group по комплаенс оценивают суть сообщения и производят то или иное дальнейшее расследование, как того требует специфика рассматриваемого дела.
В рамках обработки сообщения или в рамках специального расследования может возникнуть необходимость поделиться сообщениями с дополнительными сотрудниками TOI TOI & DIXI Group или сотрудниками других предприятий группы, напр., если эти сообщения относятся к происшедшему в дочерних компаниях. Последние могут базироваться в странах за пределами Европейского Союза или Европейского экономического пространства, в которых существуют свои положения о защите личных данных. В любом случае мы гарантируем, что при такой передаче сообщений соблюдаются соответствующие правила защиты данных.
Все официальные лица, получающие доступ к данным, обязаны соблюдать конфиденциальность.
В соответствии с законом TOI TOI & DIXI Group может обмениваться информацией о нарушениях комплаенс с соответствующими государственными органами, в частности с правоохранительными органами или судами. В случае необходимости обмена и раскрытия информации, а также выемки информации, мы не можем утаивать предоставленную вами информацию.
Информирование обвиняемого
По закону мы обязаны информировать обвиняемых о любого рода сообщениях, содержащих обвинения в их адрес, как только раскрытие этой информации перестает ставить под угрозу расследование. Ваша личность как информатора раскрываться не будет, за исключением случаев, когда мы обязаны будем сделать это по закону.
Права субъекта данных
В соответствии с европейским законодательством о защите данных вы и лица, названные в сообщении, имеете право на доступ, уточнение, стирание, копирование и передачу, ограничение обработки и возражение против обработки своих личных данных. В случае, если имеет место желание воспользоваться правом на возражение против обработки личных данных, то необходимость хранимых данных для рассмотрения сообщения будет немедленно подвергнута оценке. Данные, которые больше не нужны, будут сразу удалены. Вы имеете также право подать жалобу в надзорный орган.
Срок хранения личных данных
Персональные данные хранятся до тех пор, пока существует необходимость прояснить ситуацию и произвести заключительную оценку, или же до тех пор, пока существует законный интерес со стороны предприятия либо хранение требуется по закону. После завершения обработки сообщения данные удаляются в соответствии с законодательными требованиями (Раздел 11 (5) HinSchG).
Использование портала для информирования
Связь между вашим компьютером и системой информирования происходит через шифрованное соединение (SSL). Во время использования системы информирования ваш IP-адрес не сохраняется. Для того, чтобы поддерживать связь между вашим компьютером и системой BKMS® System, на вашем компьютере хранится файл cookie, которые содержит только идентификатор сеанса (так называемый файл cookie сеанса). Этот файл cookie действует только до окончания сеанса и перестает функционировать после закрытия окна браузера.
В рамках системы информирования можно зарегистрировать почтовый ящик, защищенный индивидуально выбранным псевдонимом/именем пользователя и паролем. Это позволяет отправлять сообщения соответствующему ответственному сотруднику TOI TOI & DIXI Group как от своего имени, так и анонимно, безопасным способом. Эта система сохраняет данные только внутри системы информирования, что делает ее особенно безопасной. Она не является формой регулярного обмена электронными письмами.
Примечание по отправке приложений
При передаче сообщения или дополнения к нему вы можете одновременно отправить приложения в адрес ответственного сотрудника TOI TOI & DIXI Group. Если вы хотите отправить анонимное сообщение, примите к сведению следующую информацию о безопасности: файлы могут содержать скрытые личные данные, которые могут поставить под угрозу вашу анонимность. Удалите эти данные перед отправкой. Если вы не можете удалить эти данные или не знаете, как это сделать, скопируйте текст своего приложения в текст сообщения или отправьте распечатанный документ анонимно по указанному в нижнем колонтитуле адресу, сделав ссылку на номер сообщения (контрольный номер), полученный в конце процесса отправки сообщения.