有關資料保護的資訊
我們非常重視資料保護和保密性，並且遵守「歐盟一般資料保護條例」（EU-GDPR）以及現行的國家資料保護法規。送出檢舉提報前，請認真閱讀本資料保護資訊。
舉報系統的用途和法律基礎
Let us know! 舉報系統可用於安全、保密地接收、處理和管理有關違反法律或 TOI TOI & DIXI Group 集團內部準則情況的檢舉提報。在 Let us know! 舉報系統內處理個人資料基於從維護我們公司正當權益的角度去發現和阻止濫用職權的行為，從而避免對 TOI TOI & DIXI Group 集團及其員工和客戶造成損害。處理個人資料的法律依據是「歐盟一般資料保護條例」（EU-GDPR）條款 6(1)(c)。
負責單位
舉報系統中的資料保護責任方是
- TOI TOI & DIXI Group GmbH, Halskestr.38, 40880 Ratingen 及其
- 子公司
因為各方相互之間的責任獨立自主。
舉報系統由專業公司 EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München（德國）代表 TOI TOI & DIXI Group 管理。
輸入到舉報系統中的個人資料和資訊存儲在 EQS Group GmbH 高度安全的資料中心的資料庫內。僅 TOI TOI & DIXI Group 可以查閱資料。EQS Group GmbH 與其他第三方均無法存取資料。透過全方位技術和組織措施，在認證程序中對此加以確保。
所有資料加密儲存，並且具有多重層級密碼保護，只有 TOI TOI & DIXI Group 內經明確授權的極少數人員可以存取。
TOI TOI & DIXI Group 任命了 Fabian Roth 為資料保護專員（Concepture GmbH, Erlenstr.13, 77815 Bühl, 電話：0221/999837-0, 電子郵件：datenschutz.toitoidixi@concepture.de）。
收集的個人資料類型
舉報系統的使用採取自願原則。如果透過舉報系統送出檢舉提報，我們將收集以下個人資料和資訊：
- 您的姓名，如果您選擇公開自己的身份，
- 是否為 TOI TOI & DIXI Group 員工，以及
- 您在檢舉提報中所提及人員的姓名和其他個人資料（如適用）。
保密處理檢舉提報
送出的檢舉提報將由 TOI TOI & DIXI Group 合規部明確授權且經專門訓練的少數員工收取並保密處理。TOI TOI & DIXI Group 合規部的員工將評估事件的重要性，並執行具體案件所需的進一步調查。
在處理檢舉提報或進行特殊調查時，可能需要與 TOI TOI & DIXI Group 的其他員工或其他集團公司的員工共用檢舉提報，例如：如果檢舉提報涉及子公司內的該事件。子公司可能是位於歐盟或歐盟經濟區之外的國家，它們擁有不同的個人資料保護法規。我們務必要確保共用檢舉提報時遵守適用的資料保護法規。
所有擁有資料存取權限的人員具有保密義務。
TOI TOI & DIXI Group 有法律義務與特定政府當局共用有關違規行為的資訊，尤其是執法機構或法院。在分享資訊和履行披露義務以及被查封的情況下，我們無法隱瞞您提供的資訊。
有關被舉報人的資訊
一旦披露此等資訊不再對調查構成威脅，我們有法律義務通知檢舉提報中所提及的被舉報人。除非我們在法律上有義務，否則不會披露您的舉報人身份。
資料主體權限
根據歐盟資料保護條例，您與您在檢舉提報中所提及的人員有權存取、改正、刪除、複製/轉移、限制處理和反對處理自己的個人資料。如果行駛了反對處理個人資料的權利，則將立即對調查檢舉提報過程中所儲存資料的必要性進行評估。不再需要的資料將立即刪除。另外，您也有權向負責的監管機構提出申訴。
個人資料的保留期限
在澄清情況及進行最終評估的所需時間內，或公司存在合法權益或法律要求保留的時間內，則個人資料將被保留。完成報告處理後，資料將根據法定要求（HinSchG 第 11 (5) 條）在三年後刪除。
使用舉報入口網站
您電腦和舉報系統之間的通訊透過加密連接（SSL）進行。使用舉報系統期間不會儲存您的 IP 地址。為了維持您電腦和 BKMS® System 之間的連接，將在您的電腦上儲存一個僅包含工作階段 ID 的 Cookie（即工作階段 Cookie）。此 Cookie 在您的工作階段結束前有效，並在關閉瀏覽器時過期。
您可以在舉報系統中透過自行選別名/用戶名和密碼來設置一個安全信箱。該信箱允許您以實名或匿名方式安全地向 TOI TOI & DIXI Group 的個別負責員工送出檢舉提報。本系統僅將資料儲存在舉報系統內，極為安全。它不是一種常規的電子郵件通訊方式。
送出附加檔案說明
在送出檢舉提報或補充內容時，可同時送出附加檔案給 TOI TOI & DIXI Group 的負責員工。如果您希望送出匿名檢舉提報，請留意以下保密注意事項：檔案可能包含會損害您匿名性的隱藏個人資料。送出前請刪除此類數據。如果無法刪除這些數據或不確定如何操作，則可將附加檔案的文字複製到檢舉提報文字方塊中，或以匿名方式將文件列印複本寄送至腳註中列出的檢舉提報收件人處，同時註明報告流程結束時獲得的參考編號。