Politika o privatnosti
Pridajemo najveću važnost zaštiti i povjerljivosti osobnih podataka u okviru sustava dojava i pridržavamo se važećih propisa o osobnim podatcima. Ova politika temelji se na Općoj uredbi EU-a o zaštiti podataka (OUZP) i primjenjivim nacionalnim propisima. Pažljivo pročitajte ovu politiku o privatnosti prije slanja dojave.
Predmet ovog sustava dojava
Sustav dojava (BKMS® System) namijenjen je sigurnom i povjerljivom primitku, obradi i upravljanju dojavama o navodnim kršenjima važećih propisa i internih pravila društva Vaillant Group. Vaillant Group obuhvaća Vaillant GmbH, Berghauser Strasse 40, 42859 Remscheid (Njemačka) i njegove podružnice.
Nadležno tijelo i sigurnost podataka
Stranka odgovorna za zaštitu podataka u okviru sustava dojava jest Vaillant GmbH, Berghauser Straße 40, 42859 Remscheid, Njemačka, u svojstvu društva „majke“ (u daljnjem tekstu: „Vaillant“). Sustavom dojava upravlja specijalizirano društvo EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich u Njemačkoj, za račun društva Vaillant.
Osobni podatci i informacije uneseni u sustav dojava pohranjuju se u bazu podataka kojom upravlja EQS Group GmbH u računalnom centru visoke sigurnosti. Samo društvo Vaillant ima pristup tim podatcima. Svi se podatci pohranjuju u šifriranom obliku tako da im ni EQS Group GmbH ni ostale treće strane ne mogu pristupiti. To se osigurava važnim tehničkim i organizacijskim mjerama u okviru postupka koji je potvrdilo tijelo za zaštitu osobnih podataka. Svi podatci šifrirani su i pohranjeni s višeslojnom zaštitom lozinkom, tako da je pristup ograničen na vrlo malen broj osoba s izričitim ovlaštenjem u okviru društva Vaillant te se prenosi samo u okviru obrade informacija unutar Vaillant Grupe.
Vrsta prikupljenih osobnih podataka
Uporaba sustava dojava dobrovoljna je. Ako pošaljete dojavu putem sustava dojava, prikupljamo sljedeće osobne podatke i informacije:
- vaše ime, ako otkrijete svoj identitet
- jeste li zaposlenik društva Vaillant
- imena osoba i druge osobne podatke osoba koje navodite u dojavi.
- ime, naslov i podatke za kontakt osoba uključenih u prikupljanje ili obradu dojava
- prijavljene činjenice
- dokaze prikupljene u sklopu provjere prijavljenih činjenica
- izvješća o postupcima provjere
- odgovore na vašu poruku ako upotrebljavate zaštićeni poštanski pretinac
Povjerljivo postupanje s dojavama
Dolazne dojave prima mali broj odabranih zaposlenika službe za usklađenost društva Vaillant s izričitim ovlaštenjima koji su posebno obučeni i s njima se uvijek postupa strogo povjerljivo. Zaposlenici službe za usklađenost društva Vaillant ispituju činjenice i prema potrebi provode daljnje istrage.
U okviru obrade dojave ili posebne istrage, možda će biti potrebno dijeliti dojave s drugim zaposlenicima društva Vaillant ili zaposlenicima drugih društava grupe, primjerice ako se dojave odnose na incidente koji su se dogodili u podružnicama. Potonje mogu imati sjedište u zemljama izvan Europske unije ili Europskog gospodarskog prostora s različitim propisima o zaštiti osobnih podataka. Uvijek vodimo računa o tome da se primjenjive odredbe o zaštiti podataka poštuju prilikom prosljeđivanja dojavâ.
Za sve sumnje povezane sa zaštitom osobnih podataka, obratite nam se na:
Vaillant GmbH
Vanjskom službeniku za zaštitu podataka (povjerljivo)
Berghauser Str. 40
42859 Remscheid/ Germany
ili
datenschutz@vaillant-group.com
Sve osobe koje dobiju pristup podatcima obvezne su poštovati njihovu povjerljivost.
Razdoblje čuvanja osobnih podataka
Osobni podatci čuvaju se koliko god je potrebno kako bi se razjasnila situacija i ocijenila dojava. Nakon zatvaranja postupka dojava, ti se podatci brišu u skladu s regulatornim zahtjevima.
Uporaba sustava dojava
Komunikacija između vašeg računala i sustava dojava odvija se putem šifrirane veze (SSL). Vaša IP adresa neće biti pohranjena pri uporabi sustava dojava. Za održavanje veze između vašeg računala i sustava BKMS®, na vašem računalu pohranjuje se kolačić koji sadržava samo ID sesije (poznat i kao kolačić sesije). Taj kolačić vrijedi samo do kraja vaše sesije i istječe kada zatvorite preglednik.
Moguće je instalirati elektronički poštanski pretinac unutar sustava dojava koji je zaštićen pojedinačno odabranim korisničkim imenom i lozinkom. To vam omogućuje slanje dojava odgovornom zaposleniku u Vaillantu pod vlastitim imenom ili na siguran i anoniman način. Ovaj sustav bilježi samo podatke unutar sustava dojava, što ga čini posebno sigurnim. Nije riječ o tradicionalnom obliku komunikacije e-poštom.
Napomena o slanju prilogâ
Kada pošaljete dojavu ili dodatne informacije, istodobno možete poslati priložene dokumente odgovornom zaposleniku društva Vaillant. Ako želite poslati anonimnu dojavu, imajte na umu sljedeću sigurnosnu obavijest: datoteke mogu sadržavati skrivene osobne podatke koji bi mogli ugroziti vašu anonimnost. Izbrišite te podatke prije slanja datoteka. Ako ne uspijete izbrisati te podatke ili ako ne znate kako postupiti, kopirajte tekst priloga u tekst poruke dojave ili anonimno pošaljite tiskani primjerak dokumenta na adresu navedenu u bilješci na dnu stranice, navodeći referentni broj koji ćete dobiti na kraju postupka dojave.
Primjena općih uvjeta zaštite podataka
Usto, primjenjuju se naši opći uvjeti zaštite podataka kojima se može pristupiti putem sljedeće poveznice:
https://www.vaillant-group.com/en/datenschutzerklaerung-368020.html
Verzija: svibanj 2022.