Dodržování zákonů a pravidel je ústředním aspektem našeho obchodního chování.

Kdo může podat hlášení?

Hlášení může podat kdokoli. To se může týkat například našich vlastních zaměstnanců, našich zákazníků/ klientů, poskytovatelů služeb/ dodavatelů a dalších obchodních partnerů, jakož i veřejnosti obecně. Kdokoli, kdo chce podat hlášení, je obecně označován za „oznamovatele“.

Co mohu nahlásit?

Můžete nahlásit potenciální porušení pravidel ke kterému došlo nebo ke kterému s velkou pravděpodobností dojde například v následujících kategoriích:

• Hospodářská trestná činnost (např. podvod, úplatkářství, korupce atd.)
• Ochrana hospodářské soutěže
• Ochrana osobních údajů a zabezpečení informací
• Obchodování zúčastněných osob a manipulace s trhem
• Regulační a dohledová činnost
• Praní špinavých peněz a finanční sankce
• Lidská práva nebo jiná témata z oblasti ESG (environmentální)
• Pravidla související s obchodováním
• Další skutečná nebo potenciálně závažná porušení, například porušení “Pravidel chování“ společnosti Munich Re nebo pracovněprávních předpisů

Kam mohu podat své hlášení?

Skupina ERGO zavedla tento zabezpečený a důvěrný systém hlášení, který rovněž splňuje požadavky Směrnice Evropského parlamentu a Rady(EU) 2019/1937.

Do systému hlášení můžete vstoupit odkudkoli na světě.

Pokud jste zaměstnáni ve společnosti, která je součástí skupiny ERGO, můžete porušení pravidel nebo podezření v tomto smyslu oznámit také svému přímému nadřízenému, oddělení HR nebo místnímu/ regionálnímu pracovníkovi oddělení compliance. Případné porušení pravidel lze přirozeně nahlásit i příslušným místním orgánům.

Komu mám své hlášení adresovat?

Můžete si vybrat, zda chcete své hlášení adresovat oddělení Compliance ERGO, centrálnímu ombudsmanovi skupiny ERGO a/nebo příslušnému pracovníkovi/pracovníkům v místních společnostech. Vaše hlášení uvidí pouze konkrétní pracovníci, s nimiž jste se rozhodli tyto informace sdílet.

Jak mohu podat hlášení a jak si mohu zřídit poštovní schránku?

Chcete-li podat hlášení pod svým jménem nebo anonymně, nejdříve klikněte na tlačítko „Podat hlášení“ nahoře na naší úvodní stránce.

Proces podávání hlášení obsahuje pět kroků:

1. Nejdříve budete požádáni, abyste si přečetli určité informace týkající se ochrany Vaší anonymity a zodpověděli bezpečnostní dotaz.
2. Na následující stránce budete požádáni, abyste určili kategorii svého hlášení.
3. Poté budete dotázáni, kam chcete svoje hlášení adresovat. Můžete si vybrat, zda chcete své hlášení adresovat oddělení Compliance ERGO, centrálnímu ombudsmanovi skupiny ERGO nebo příslušnému pracovníkovi/pracovníkům v jednotlivých místních společnostech. Vaše hlášení uvidí pouze konkrétní pracovníci, s nimiž jste se rozhodli tyto informace sdílet.
4. Na stránce podání hlášení můžete popsat hlášení vlastními slovy a odpovědět na otázky týkající se události jednoduchým vybráním odpovědí. V poli pro zadávání volného textu můžete zadat až 5 000 znaků, což odpovídá jedné celé stránce formátu A4. Podotýkáme, že hlášení může být sepsáno v libovolném jazyce. K hlášení můžete také připojit soubory (o velikosti až 5 MB). Upozorňujeme, že dokumenty mohou obsahovat informace o svém autorovi. Po podání hlášení obdržíte referenční číslo, kterým bude potvrzeno, že jste toto hlášení podali.
5. Poté budete požádáni, abyste si zřídili svou vlastní chráněnou poštovní schránku. Tuto poštovní schránku můžeme používat, abychom Vám zasílali zpětná hlášení, odpovídali na Vaše dotazy a aktuálně Vás informovali o stavu Vašeho hlášení. Proto Vám doporučujeme zřídit si chráněnou poštovní schránku, protože tak bude možné, aby Vás odpovědný pracovník v případě potřeby kontaktoval s doplňujícími dotazy.

Pokud již chráněnou poštovní schránku máte zřízenou, můžete k ní přistupovat přímo pomocí tlačítka „Přihlášení“. I tady budete muset nejprve odpovědět na bezpečnostní otázku.

Můžete si vybrat, zda chcete uvést své jméno, nebo zůstat v anonymitě.

Pokud chcete podat hlášení anonymně, věnujte prosím pozornost tomu, abyste neuvedli žádné informace, které by mohly odhalit Vaši totožnost. Pokud nezadáváte ani nepřipojujete žádné údaje, které by mohly odhalit Vaši totožnost, systém BKMS^® chrání Vaši anonymitu technickými prostředky.

Rozhodnete-li se sdělit svoje jméno, zaručujeme, že Vaše totožnost bude poskytnuta výhradně osobám, jimž je přímo svěřena správa případu.

Co se stane poté, co podám hlášení? Obdržím zpětné hlášení?

Odpovědný pracovník (oddělení pro dodržování předpisů) zpracuje Vaše hlášení tak, že vyhodnotí informace a v případě potřeby zahájí šetření.

Pokud jste si zvolili komunikační kanál, jehož prostřednictvím Vás může odpovědný pracovník (oddělení pro dodržování předpisů) kontaktovat (např. zřízením zabezpečené poštovní schránky v systému hlášení), obdržíte potvrzení o přijetí svého oznámení do sedmi dnů a další zpětné hlášení nejpozději do tří měsíců.

Proto Vám doporučujeme zřídit si v rámci systému hlášení chráněnou poštovní schránku, protože tak bude možné, aby Vás odpovědný pracovník v případě potřeby kontaktoval s doplňujícími dotazy.

Jak mohu obdržet odpověď a přesto zůstat v anonymitě?

Námi používaný systém BKMS^® System je určen k ochraně totožnosti oznamovatele. Funkce ochrany anonymity je certifikovaná a můžete si ji kdykoli ověřit.

Při nastavení chráněné poštovní schránky si sami zvolíte svůj pseudonym/ uživatelské jméno a heslo. Přihlašovací údaje vidíte pouze Vy. Pokud ztratíte své přihlašovací údaje, podejte nové hlášení a zřiďte si novou poštovní schránku. Je-li to možné, uveďte referenční číslo svého původního hlášení. Vzhledem k tomu, že poštovní schránka je nová, neuvidíte obsah související s Vaším původním hlášením.

Šifrování a další speciální techniky zabezpečení byly zavedeny, aby zajistily, že Vaše hlášení zůstane za všech okolností anonymní. V žádném kroku nebudete požádáni o osobní údaje. Pokud chcete zůstat v anonymitě, neuvádějte žádné informace, na základě kterých Vás lze zpětně identifikovat. K podávání hlášení nepoužívejte počítač poskytovaný Vaším zaměstnavatelem.

Osoba odpovědná za Vaše hlášení Vás zkontaktuje prostřednictvím Vaší chráněné poštovní schránky, aby Vám poskytla aktuální informace o stavu Vašeho hlášení nebo aby Vám položila další otázky, bude-li potřeba objasnit určité body – Vaše anonymita bude během tohoto procesu vždy chráněna.

Je moje hlášení důvěrné/ anonymní?

Ano, Vaše hlášení je důvěrné!

Můžete si vybrat, zda chcete uvést své jméno, nebo zůstat v anonymitě.

Rozhodnete-li se sdělit svoje jméno, zaručujeme, že Vaše totožnost bude poskytnuta výhradně osobám, jimž je přímo svěřena správa případu.

Pokud chcete podat hlášení anonymně, věnujte prosím pozornost tomu, abyste neuvedli žádné informace, které by mohly odhalit vaši totožnost.
Důvěrnost a ochrana Vás jako oznamovatele jsou naší nejvyšší prioritou a hlavní zásadou našeho systému hlášení a všechna hlášení jsou zpracovávána na základě přísné zásady „Need to know“. Vaše hlášení uvidí pouze konkrétní pracovníci, s nimiž jste se rozhodli tyto informace sdílet.

Měl(a) bych se kvůli svému hlášení obávat odvetných opatření?

Ne!

Pokud máte oprávněné důvody předpokládat, že oznámené informace byly v době Vašeho oznámení pravdivé, nemusíte se obávat žádných odvetných opatření v reakci na Vaše hlášení. Každý takový pokus o odvetné opatření by byl sám o sobě považován za závažné porušení pravidel. Naopak úmyslné podání hlášení, které se ukáže jakonepravdivé, je rovněž závažným porušením pravidel a může mít závažné trestněprávní a pracovněprávní důsledky.