De naleving van wetten en voorschriften is een centraal aspect van onze bedrijfsvoering.

Wie kan een rapport versturen?

Iedereen kan een rapport versturen. Dit geldt bijvoorbeeld voor onze eigen werknemers, onze klanten/opdrachtgevers, dienstverleners/leveranciers en andere zakelijke partners, alsook voor het publiek in het algemeen. Iedereen die een rapport wil versturen, wordt in het algemeen "klokkenluider" genoemd.

Wat kan ik rapporteren?

U kunt potentiële overtredingen (die zich hebben voorgedaan of die zich zeer waarschijnlijk zullen voordoen) binnen de volgende kernpunten rapporteren:

• Bedrijfscriminaliteit (bijv. fraude, omkoping, corruptie, enz.)
• Mededingings- en antitrustwetgeving
• Gegevensbescherming en informatiebeveiliging
• Handel met voorkennis en marktmanipulatie
• Regelgeving en toezicht
• Witwassen van geld en financiële sancties
• Mensenrechten of andere ESG-aspecten (milieu, sociaal, bestuur)
• Verkoopgerelateerde beginselen en beleid
• Andere daadwerkelijke of potentiële ernstige schendingen, zoals schendingen van de gedragscode van Munich Re of van de arbeidswetgeving

Waar kan ik mijn rapport heen sturen?

De ERGO-groep heeft dit veilige en vertrouwelijke klokkenluiderssysteem ingevoerd, dat ook voldoet aan de eisen van de EU-klokkenluidersrichtlijn (Richtlijn (EU) 2019/1937).

U heeft overal ter wereld toegang tot het klokkenluiderssysteem.

Als u in dienst bent van een bedrijf dat deel uitmaakt van de ERGO-groep, kunt u bekende of vermoede overtredingen van de regels ook rapporteren aan uw directe leidinggevende, de personeelsafdeling of de plaatselijke/regionale nalevingsfunctionaris. Uiteraard kunnen potentiële inbreuken op de regelgeving ook aan de bevoegde lokale autoriteiten worden gemeld.

Aan wie kan ik mijn rapport richten?

U kunt kiezen of u uw rapport wilt richten aan Compliance ERGO, de centrale ombudspersoon bij ERGO en/of – indien wettelijk verplicht – aan de betreffende (nalevings)functionaris(sen) bij de lokale bedrijven. Uw rapport zal alleen zichtbaar zijn voor de specifieke (nalevings)functionarissen met wie u de informatie heeft besloten te delen.

Hoe kan ik een rapport versturen en hoe maak ik een postbus aan?

Om anoniem of op naam een rapport te versturen, klikt u eerst op de knop "Rapport versturen" bovenaan onze homepage.

Het rapporteringsproces bestaat uit vijf stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd enige informatie over de bescherming van uw anonimiteit te lezen en een beveiligingsvraag te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd het kernpunt van uw rapport aan te geven.
3. U wordt dan gevraagd waar u uw rapport naartoe wilt sturen. U kunt kiezen of u uw rapport wilt richten aan Compliance ERGO, de centrale ombudspersoon bij ERGO of – indien wettelijk verplicht – aan de betreffende (nalevings)functionaris(sen) bij de afzonderlijke lokale bedrijven. Uw rapport zal alleen zichtbaar zijn voor de specifieke (nalevings)functionarissen met wie u de informatie heeft besloten te delen.
4. Op de verstuurpagina kunt u vervolgens uw rapport in uw eigen woorden invoeren en vragen over het voorval beantwoorden door eenvoudig antwoorden te selecteren. In het vrije tekstveld kunt u maximaal 5.000 tekens invoeren, wat overeenkomt met een volledige A4-pagina. Uw rapport mag in elke taal worden opgesteld. U kunt ook bestanden aan uw rapport toevoegen (maximaal 5 MB). Merk op dat documenten informatie over hun auteur kunnen bevatten. Na het versturen van uw rapport ontvangt u een referentienummer om te bevestigen dat u dit rapport heeft verstuurd.
5. U wordt dan gevraagd uw eigen beveiligde postbus aan te maken. Wij kunnen deze postbus gebruiken om u feedback te geven, uw vragen te beantwoorden en u op de hoogte te houden van de status van uw rapport. Wij raden u daarom aan een beveiligde postbus aan te maken, omdat de verantwoordelijke (nalevings)functionaris u dan zo nodig kan contacteren met aanvullende vragen.

Als u al een beveiligde postbus heeft, kunt u deze direct openen via de knop „Login". Eerst moet u ook hier een beveiligingsvraag beantwoorden.

U kunt kiezen of u anoniem wilt blijven of uw naam wilt delen.

Als u uw rapport anoniem wilt versturen, zorg er dan voor dat u geen informatie geeft die uw identiteit zou kunnen onthullen. Zolang u geen gegevens invoert of bijvoegt die uw identiteit zouden kunnen onthullen, wordt uw anonimiteit in technisch opzicht door het BKMS^® System beschermd.

Als u ervoor kiest om uw naam te delen, garanderen wij dat uw identiteit alleen bekend wordt gemaakt aan de personen die rechtstreeks belast zijn met het beheer van het dossier.

Wat gebeurt er nadat ik mijn rapport heb verstuurd? Zal ik feedback krijgen?

De verantwoordelijke (nalevings)functionaris zal uw rapport behandelen door de informatie te beoordelen en zo nodig een onderzoek in te stellen.

Als u een communicatiekanaal heeft gekozen waarlangs de verantwoordelijke (nalevings)functionaris contact met u kan opnemen (bijv. door het aanmaken van een beveiligde postbus in het klokkenluiderssysteem), ontvangt u binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van uw rapport en binnen uiterlijk drie maanden aanvullende feedback.

Wij moedigen u daarom aan om een beveiligde postbus binnen het klokkenluiderssysteem aan te maken, aangezien dit de verantwoordelijke (nalevings)functionaris in staat stelt om zo nodig contact met u op te nemen met aanvullende vragen.

Hoe kan ik een antwoord krijgen en toch anoniem blijven?

Het BKMS^® System is ontworpen om de identiteit van de klokkenluider te beschermen. De anonimiteitsfunctie van het systeem is gecertificeerd en kan te allen tijde door u worden geverifieerd.

Bij het instellen van uw beveiligde postbus moet u zelf uw pseudoniem/gebruikersnaam en wachtwoord kiezen. Alleen u kunt deze logingegevens zien. Als u uw logingegevens kwijtraakt, verstuurt u een nieuw rapport en maakt u een nieuwe postbus aan. Geef indien mogelijk het referentienummer van uw oorspronkelijke rapport op. Omdat de postbus nieuw is, ziet u de inhoud van uw oorspronkelijke rapport niet.

Encryptie en andere speciale veiligheidsmaatregelen zijn geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat uw rapport te allen tijde anoniem blijft. Op geen enkel moment tijdens het proces zal u gevraagd worden persoonsgegevens te verstrekken. Als u anoniem wenst te blijven, geef dan geen informatie die naar u herleidbaar is. Gebruik geen door uw werkgever verstrekte pc om uw rapport te versturen.

De examinator die verantwoordelijk is voor uw rapport, zal via uw beveiligde postbus contact met u opnemen om u op de hoogte te brengen van de status van uw rapport of om verdere vragen te stellen als bepaalde punten verduidelijking behoeven – uw anonimiteit blijft gedurende het hele proces beschermd.

Is mijn rapport vertrouwelijk/anoniem?

Ja, uw rapport is vertrouwelijk!

U kunt kiezen of u anoniem wilt blijven of uw naam wilt delen.

Als u ervoor kiest om uw naam te delen, garanderen wij dat uw identiteit alleen bekend wordt gemaakt aan de personen die rechtstreeks belast zijn met het beheer van het dossier.

Als u uw rapport anoniem wilt versturen, zorg er dan voor dat u geen informatie geeft die uw identiteit zou kunnen onthullen.
Vertrouwelijkheid en bescherming van u als klokkenluider zijn onze hoogste prioriteit en de leidraad van ons klokkenluiderssysteem, en alle rapporten worden verwerkt op basis van een strikt "need to know"-principe. Uw rapport zal alleen zichtbaar zijn voor de specifieke (nalevings)functionarissen met wie u de informatie heeft besloten te delen.

Moet ik bang zijn voor represailles vanwege mijn rapport?

Nee!

Zolang u gegronde redenen heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van uw rapport waar was, hoeft u niet bang te zijn voor represailles naar aanleiding van uw rapport en zou een dergelijke poging op zichzelf als een ernstige overtreding van de regels worden beschouwd. Omgekeerd is het opzettelijk versturen van een rapport waarvan bekend is dat het vals is, ook een ernstige overtreding van de regels en kan dit ernstige strafrechtelijke en arbeidsrechtelijke gevolgen hebben.