BKMS System
ERGO Group AG
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Die Einhaltung von Recht und Gesetz – ein zentraler Aspekt unseres Handelns

Verantwortliches und auf nachhaltige Wertschöpfung ausgerichtetes Handeln auf Basis der Wünsche und Bedürfnisse unserer Kunden – das ist die Grundlage unseres Geschäfts. Dabei ist die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und interner Regelungen unser selbstverständlicher Anspruch. Sollte es trotzdem zu Regel- und Gesetzesverstößen gekommen sein, wollen wir sie aufdecken und entsprechende Maßnahmen treffen.
Bei ERGO streben wir eine offene und vertrauensvolle Kommunikation mit Kunden, Partnern und Interessenten an, in der kritische Fälle oder Hinweise direkt angesprochen werden. Es gibt aber auch Situationen, in denen ein direkter Hinweis nicht möglich oder sinnvoll erscheint. ERGO bietet für solche Fälle zusätzlich dieses Portal an.

Hier lassen sich Hinweise auf mögliche Regel- und Gesetzesverstöße vertraulich abgeben. Der eingegangene Hinweis wird bei ERGO durch den Bereich Compliance bearbeitet. Je nach Situation können andere zuständige Stellen, z.B. die interne Revision bzw. der Datenschutzbeauftragte, eingebunden werden.

Wenn Sie das wünschen, können Sie Meldungen in diesem Portal auch vollständig anonym abgeben. Sie müssen zu keinem Zeitpunkt im Meldeprozess Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Wichtig: Wir bitten die Hinweisgeber, alle Informationen nach bestem Wissen zu prüfen. Wer vorsätzlich falsche Hinweise abgibt, muss mit straf- oder zivilrechtlichen Folgen rechnen.

Wenn Sie Ihre erste Meldung abgeben möchten, klicken Sie bitte hier:
Wenn Sie bereits einen Postkasten eingerichtet haben, können Sie sich hier einloggen:
  • Warum soll ich einen Hinweis geben?

    Es ist uns wichtig, Gesetze und Regeln einzuhalten. Gleichzeitig gilt: Sollte es zu Verstößen gekommen sein, wollen wir diese aufdecken. Helfen Sie uns dabei!

    Durch Ihre Mitteilung können Sie mögliche Schäden abwenden – von Dritten oder von ERGO. Und dazu beitragen, dass eventuell bereits entstandene Schäden wieder gutgemacht werden.

  • Welche Hinweise sollte ich geben?

    Wenn Sie Informationen über mögliche Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Regelungen bei ERGO haben, möchten wir diese erhalten. Dies gilt insbesondere für Handlungen, die hohe Schäden für Vermögen oder Reputation bedeuten können.

    Sie können Hinweise zu folgenden Themen abgeben:

    • Korruption / Bestechung
    • Wirtschaftskriminalität / Betrug
    • Wettbewerbsdelikte
    • Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen
    • Interessenkonflikte
    • Nichteinhaltung von Vertriebscompliance
    • Verstöße gegen die Verhaltensregeln
    • Sonstige Sachverhalte mit erheblicher Reputationsgefährdung

    Während des Meldeprozesses informiert Sie unser System näher zu den genannten Schwerpunkten.

  • Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

    Wenn Sie namentlich oder anonym eine Meldung senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite auf „Meldung abgeben“.

    Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

    1. Zunächst werden Sie gebeten, einen Informationstext zum Schutz Ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten.
    2. Auf der folgenden Seite werden Sie nach dem Schwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
    3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und beantworten Fragen zum Fall über einfache Antwortauswahl. Für den freien Text haben Sie 4.096 Zeichen zur Verfügung, was einer voll beschriebenen DIN-A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 2 MB mitsenden. Bitte denken Sie daran, dass angehängte Dokumente Informationen über den Autor enthalten können. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Referenznummer als Beleg, dass Sie diese Meldung gesendet haben.
    4. Im Anschluss können Sie sich Ihren eigenen, geschützten Postkasten einrichten. Über den Postkasten erhalten Sie Informationen zum Status Ihrer Meldung oder ggf. auch Nachfragen zum Verständnis.

    Der eingegangene Hinweis wird bei ERGO durch den Bereich Compliance bearbeitet. Je nach Situation können andere zuständige Stellen, z.B. die interne Revision bzw. der Datenschutzbeauftragte, eingebunden werden.

    Falls Sie bereits einen geschützten Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten. Auch hier müssen Sie zunächst die Sicherheitsabfrage beantworten.

  • Wie bekomme ich eine Rückmeldung?

    Wir bei ERGO verwenden ein Verfahren, dessen oberstes Prinzip der Schutz des Hinweisgebers ist. Die technische Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten hat sich der Hersteller zertifizieren lassen. Für Rückmeldungen gibt es daher ein besonderes Verfahren.

    Wenn Sie Ihre Meldung abgeben, können Sie einen geschützten Postkasten einrichten. Bei der Einrichtung Ihres Postkastens wählen Sie selbst ein Pseudonym und ein Kennwort. Spezielle Verschlüsselungs- und Sicherheitsmaßnahmen sichern dabei Ihre Meldung. Über den Postkasten erhalten Sie Informationen zum Status Ihrer Meldung oder ggf. auch Nachfragen zum Verständnis.

  • Hinweise zum Datenschutz

    Das Hinweisgeberportal soll der Erkennung und Vermeidung von erheblichen Risiken für die ERGO Group AG dienen. Aus diesem Grund werden hier Hinweise auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegengenommen und bearbeitet, die sich auf einen Rechtsverstoß, insbesondere aus dem Bereich der Wirtschaftskriminalität (z.B. Korruptionsstraftaten, Geldwäsche), des Kartellrechts, des Versicherungsaufsichtsrechts, des Marktmissbrauchsrechts, des Datenschutzes oder auf einen schwerwiegenden Verstoß gegen damit im Zusammenhang stehende interne Regelungen beziehen. Die Nutzung des Hinweisgeberportals ist freiwillig.

    Das Hinweisgeberportal wird im Namen und Auftrag der ERGO Group AG von der Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland betrieben. Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (TLS). In das Hinweisgebersystem eingegebene Daten werden in einer von der Business Keeper AG betriebenen Datenbank, die sich in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland befindet, verschlüsselt und passwortgeschützt gespeichert. Die Business Keeper AG kann keine Einsicht in die Daten nehmen.

    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

    • ERGO Group AG
    • ERGO-Platz 1
    • 40477 Düsseldorf
    • E-Mail: compliance@ergo.de

    Bei Fragen zu diesen Hinweisen können Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Er ist per Post unter der zuvor genannten Adresse mit dem Zusatz – Datenschutzbeauftragter oder per E-Mail an datenschutz@ergo.de zu erreichen.

    Welche Datenkategorien nutzen wir und woher stammen diese?

    Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

    • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
    • ob Sie bei der ERGO Group AG oder einem anderen Unternehmen der ERGO Gruppe beschäftigt sind und
    • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

    Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während und nach der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Null-Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet. Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig. Ihr Besuch auf dem Hinweisgeberportal kann dennoch Spuren auf Ihrem Computer hinterlassen. Wenn Sie das Hinweisgeberportal von einem Firmenrechner aus besuchen, sollten Sie deshalb erwägen, anschließend insbesondere die temporären Dateien (Cache) in Ihrem Browser zu löschen.

    Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbstgewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeberportal einzurichten. Auf diese Weise können Sie mit dem zuständigen Mitarbeiter des Bereiches Compliance der ERGO Group AG anonym und sicher Nachrichten und Dateien austauschen. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgeberportal gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail Kommunikation.

    Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

    Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. Bundesdatenschutzgesetz).

    Die ERGO Group AG verwendet die personenbezogenen Daten, wie Name und weitere Kommunikations- und Inhaltsdaten, vertraulich ausschließlich zu dem Zweck, obengenannte Hinweise auf einem sicheren und vertraulichen Wege entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient diese nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO als Rechtsgrundlage. In den übrigen Fällen dient die Verarbeitung im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der ERGO Group AG, Rechtsverstöße und schwerwiegenden Verstöße gegen interne Regelungen aufzuklären und die ERGO Gruppe und ihre Beschäftigten vor dadurch möglichen Schäden zu schützen.

    Werden Daten weitergegeben?

    Bei Mitteilung Ihres Namens über das Hinweisgeberportal stellen wir sicher, dass Ihre Identität als Hinweisgeber vertraulich behandelt wird.

    Der Zugang zu den eingegebenen Daten ist auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen des Bereiches Compliance der ERGO Group AG beschränkt. Abhängig vom Inhalt der Meldung erhalten zudem einzelne, ausdrücklich autorisierte Personen aus der Revisionsabteilung, beim Datenschutzbeauftragten sowie einzelne berechtigte Personen in den Tochtergesellschaften fallweise Zugang zu Daten, sofern dies für die Bearbeitung eines bestimmten Hinweises unverzichtbar ist. Soweit diese Tochtergesellschaften ihren Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, wird ein angemessenes Niveau zum Schutz personenbezogener Daten durch eine für diese Gesellschaften verbindlich geltende Unternehmensregelung zum Datenschutz gewährleistet. Jede Person, die Dateneinsicht erhält, ist zur vertraulichen Behandlung dieser Daten verpflichtet.

    Die Weiterverfolgung eines Hinweises erfolgt streng vertraulich. Die Nennung Ihres Namens oder von Umständen, die Ihre Identität als Hinweisgeber offenbaren könnten, erfolgt grundsätzlich nicht. In Ausnahmefällen kann die Namensnennung allerdings zwingend erforderlich sein (z.B. aufgrund gesetzlicher Bestimmungen).

    Bei einem bestätigten Anfangsverdacht können die Hinweise an eine andere interne Abteilung zur Einleitung von Sanktionen oder an eine staatliche Strafverfolgungsbehörde übergeben werden.

    Information der von einem Hinweis betroffenen Person(en)

    Wir sind in bestimmten Fällen gesetzlich dazu verpflichtet, betroffene Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Dies kann erst erfolgen, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Direkte oder indirekte Informationen über Ihre Identität als Hinweisgeber werden dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.

    Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

    Wir speichern personenbezogene Hinweise solange dies für die Weiterverfolgung erforderlich ist oder wir zur Speicherung auf Grund des Gesetzes verpflichtet sind. Anschließend werden Hinweise gelöscht oder anonymisiert, d.h. der Bezug auch zu Ihrer Identität als Hinweisgeber wird endgültig und irreversibel entfernt.

    Welche Rechte haben Nutzerinnen und Nutzer unseres Hinweisgeberportals?

    Sie haben neben dem Widerspruchsrecht ein Recht auf Auskunft und – unter bestimmten Voraussetzungen – auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung. Von Ihnen bereit gestellte Daten stellen wir auf Wunsch in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung. Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

    Widerspruchsrecht

    Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegend zwingenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. Auch nach einer erteilten Einwilligung haben Sie das Recht, diese zukünftig und ohne Nachteile zu widerrufen.

    Sie haben die Möglichkeit, sich an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

    • Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
    • Kavalleriestraße 2-4
    • 40213 Düsseldorf
    • Telefon: +49 (0) 211/38424-0
    • E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
    • Internet: https://www.ldi.nrw.de/

    Stand dieser Information: April 2019