Notas sobre a proteção de dados
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Quem é responsável pela recolha e tratamento de dados?
A Deutsche Bahn AG, Potsdamer Platz 2, 10785 Berlim, (doravante designada por "DB“) recolhe e trata os seus dados, enquanto responsável pelo seu portal de denúncias. O portal de denúncias é operado em nome da DB AG pela EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlim. O portal de denúncias permite receber e tratar, de forma segura e confidencial, denúncias sobre determinadas infrações e violações graves da lei, relacionadas com o grupo de empresas da DB.
A DB nomeou uma responsável pela proteção de dados. Pode contactá-la através de konzerndatenschutz@deutschebahn.com.
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Que dados recolhemos e como e por que motivo tratamos os seus dados?
Os dados pessoais de pessoas singulares, que são introduzidos no sistema de denúncias, são encriptados e guardados com palavra-passe numa base de dados que se encontra num centro de dados de alta segurança localizado na Alemanha e é operada, em nosso nome, pela EQS Group AG.
A DB utiliza os dados pessoais, tais como nome e outros dados de comunicação e de conteúdo, de forma confidencial e exclusivamente com o objetivo de receber e tratar, de forma segura e confidencial, denúncias sobre determinadas infrações e violações graves da lei, tais como criminalidade económica, corrupção, violações dos direitos humanos e violações de proteção de dados. Na eventualidade de termos pedido o seu consentimento para realizar operações de tratamento de dados pessoais, ele serve, nos termos do Artigo 6 Parágrafo 1 Alínea a do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), de fundamento jurídico. Nos restantes casos, o tratamento nos termos do Artigo 6 Parágrafo 1 Alínea f do RGPD serve para salvaguardar os interesses legítimos vitais da DB, investigar as infrações e as violações da lei relacionadas com o grupo de empresas da DB e proteger o grupo de empresas e os seus colaboradores dos potenciais danos daí decorrentes, tendo por fundamento jurídico esses mesmos interesses legítimos vitais.
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Existe transmissão de dados?
A consulta desses dados só pode ser feita pela DB AG. O acesso aos dados está limitado a um grupo muito restrito de pessoas expressamente autorizadas e especializadas da organização de conformidade da DB, da proteção de dados do grupo, da área de compras ou de recursos humanos, em função da respetiva responsabilidade técnica. Dependendo do conteúdo da notificação e do andamento da verificação, é igualmente concedido acesso a um número muito restrito de outras pessoas autorizadas, em particular nas áreas de segurança do grupo de empresas da DB AG ou de organizações de conformidade das subsidiárias da DB AG, por exemplo nos casos em que as denúncias são relativas a operações nas subsidiárias. Estas últimas poderão ter sede social em países não pertencentes à União Europeia ou ao Espaço Económico Europeu.
Todas as pessoas com acesso aos dados estão sujeitas a obrigação de sigilo. No âmbito de uma ação penal pode ser necessário que os dados pessoais sejam divulgados, nos termos das obrigações legais, a autoridades de investigação estatais.
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Qual o prazo de conservação dos dados?
Conservamos os seus dados apenas durante o período necessário para a prossecução da finalidade da recolha ou quando tal esteja previsto por lei. Será examinado, caso a caso, segundo os critérios estabelecidos num plano de apagamento, se e durante quanto tempo os seus dados serão conservados ou arquivados, antes de serem apagados. O apagamento ocorrerá no prazo máximo de seis anos após o encerramento do caso.
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Quais os direitos dos utilizadores do nosso Portal de denúncias?
Você, enquanto autor da denúncia, e as pessoas mencionadas na denúncia têm o direito de aceder a, retificar, apagar e limitar o tratamento (bloqueio) dos seus dados pessoais, e têm também o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais.
Nos termos das disposições legais, você tem o direito de solicitar, a qualquer momento, o acesso aos dados pessoais conservados a seu respeito. Além disso, você tem o direito de solicitar a retificação de dados pessoais inexatos sobre si, inclusive o preenchimento de dados incompletos, se necessário, sob a forma de uma declaração complementar. Em determinadas circunstâncias, você tem ainda o direito de solicitar o apagamento dos dados pessoais conservados a seu respeito. Caso as disposições legais, por exemplo as obrigações de retenção, não permitam um apagamento, os seus dados serão limitados em termos de tratamento (ou seja, bloqueados), de modo a estarem apenas acessíveis para o cumprimento das disposições legais obrigatórias. Nesses casos, você tem o direito de solicitar uma restrição do tratamento (bloqueio) dos seus dados. Relativamente aos dados pessoais que nos disponibilizou e que tratamos, recorrendo a processos automatizados, com base num consentimento ou num contrato, você tem o direito de solicitar a transferência desses dados para si ou, se necessário, para um terceiro designado por si. Pode opor-se ao tratamento dos dados, por razões relacionadas com a sua situação particular, caso o tratamento dos dados ocorra à luz dos nossos interesses legítimos vitais ou seja necessário para a execução de uma missão de interesse público.
Estamos obrigados por lei a informar as pessoas acusadas de que recebemos uma denúncia sobre elas, assim que essa informação já não comprometa a prossecução da denúncia. A sua identidade enquanto autor da denúncia não é divulgada – na medida permitida por lei.
Você tem o direito de apresentar uma reclamação junto da autoridade de proteção de dados. A autoridade responsável pela DB AG é o Comissário de Berlim para a Proteção de Dados e Liberdade de Informação (Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit) Friedrichstr. 219, 10969 Berlim, e-mail: mailbox@datenschutz-berlin.de. No entanto, você também pode apresentar uma reclamação junto de qualquer outra autoridade de proteção de dados dentro da União Europeia.
Caso o tratamento se baseie no consentimento para o tratamento de dados, pode revogá-lo, a qualquer momento, da mesma forma que deu o consentimento. Isso pode ser feito através de uma notificação na caixa de correio, partindo do princípio de que tenha criado uma, ou através da emissão de uma nova denúncia, utilizando o número de referência da denúncia à qual a revogação se refere. A revogação do consentimento não afeta a legalidade do tratamento realizado com base no consentimento até à data de revogação.
Para o exercício dos seus direitos também é suficiente o envio de uma carta por correio ou e-mail para o responsável pelo tratamento, para o seguinte endereço:
Deutsche Bahn AG
Compliance Hinweismanagement
Potsdamer Platz 2
10785 Berlin
Allemanha
compliance.hinweismanagement@deutschebahn.com