Datenschutzerklärung
Santander nimmt das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst. Deshalb wird sichergestellt, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Santander unter Einhaltung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften erfolgt. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Das Hinweisgebersystem (BKMS®) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von Santander auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems stützt auf das gemäß Artikel 6 Abs. 1f EU-DSGVO berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Santander, ihre Mitarbeiter und Kunden.
Verantwortlicher
Für das Hinweisgebersystem Verantwortlicher ist:
Santander Consumer Bank AG
Santander-Platz 1
41061 Mönchengladbach
Betreiber des Systems und Sicherheit
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 München in Deutschland, im Namen von Santander betrieben.
Die in das Hinweisgebersystem eingegeben personenbezogenen Daten und Informationen, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Santander möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Zudem sind alle im Rechenzentrum gespeicherten Daten verschlüsselt und durch einen mehrstufigen Passwortschutz gesichert.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei Santander beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Santander-Mitarbeiter der Bereiche Compliance, Internal Audit, Human Resources und Operations entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter des Bereichs Compliance prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch bzw. leiten diesen zur Sachverhaltsaufklärung an einen der vorgenannten Bereiche weiter.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern der Santander oder Mitarbeitern von anderen Konzerngesellschaften innerhalb Deutschlands weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Eine Übermittlung von Hinweisen bzw. personenbezogenen Daten an andere EU/EWR Santander Gesellschaften sowie an Drittländer findet nicht statt.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.
Aufbewahrungsdauer und Löschung von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Mitarbeiter von Santander namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Mitarbeiter von Santander Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis:
Dateien können personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.
Rechte der betroffenen Personen
Sowohl Sie als Hinweisgeber als auch die im Hinweis genannten Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Die für Santander zuständige Datenschutzbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Santander sowie zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:
Santander Consumer Bank AG
Datenschutzbeauftragter
Santander-Platz 1
41061 Mönchengladbach
E-Mail: whistleblowing@santander.de