Poznámky k ochrane údajov
Čo je „Tell OSRAM“ a aký účel má?
„Tell OSRAM“ je webová aplikácia koncernu OSRAM, ktorá slúži zamestnancom, zákazníkom, dodávateľom a iným obchodným partnerom na účely hlásenia Compliance porušení zamestnancov, zákazníkov, dodávateľov alebo obchodných partnerov spoločnosti OSRAM.
Službu „Tell OSRAM" poskytuje spoločnosť OSRAM GmbH, Marcel-Breuer-Str. 6, 80807 München/Mníchov, Deutschland/Nemecko („OSRAM“). Webové stránky, na ktorých môžete hlásiť incident, ako aj databáza, do ktorej sa ukladajú Vami oznámené osobné údaje a informácie, sú prevádzkované poskytovateľom služieb - firmou Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin.
Aké Compliance porušenia možno nahlásiť?
Nahlásiť možno výhradne nesprávne konanie osôb uvedených v odseku 1, a to konanie týkajúce sanasledovných oblastí:
- korupcia / podplácanie;
- porušenie protimonopolných predpisov;
- porušenia účtovných predpisov;
- poškodenie majetku;
- porušenia colných predpisov a predpisov zahraničného obchodu;
- porušenia predpisov o ochrane životného prostredia a predpisov bezpečnosti práce;
- nedovolené zamestnávanie.
Nesprávne konanie v iných oblastiach by sa malo hlásiť inými zvyčajnými, v spoločnosti etablovanými oznamovacími cestami. Hlásenie nedostatkov, zistených vo vyššie uvedených oblastiach, prostredníctvom „Tell OSRAM“ má slúžiť ako dodatočná možnosť nahlásenia horeuvedených incidentov a nie ako náhrada zvyčajných oznamovacích ciest.
Ktoré osobné údaje a informácie sa nahlasujú a spracovávajú?
Pri hlásení porušenia predpisov prostredníctvom „Tell OSRAM“ sa zhromažďujú, spracovávajú a používajú nasledujúce osobné údaje a informácie, ktoré uvediete pri podaní Vašej správy:
- Vaše meno, Vaše kontaktné údaje, a či ste zamestnancom spoločnosti OSRAM;
- meno a iné osobné údaje obvinenej/obvinených osoby/osôb;
- popis porušenia správania a popis skutkovej podstaty, ktorá tvorí základ incidentu, vrátane údajov o čase a mieste incidentu, údaje o týkajúcej sa spoločnosti OSRAM, údaje o poznatkoch incidentu zo strany riadenia, a či chcete ostať v anonymite.
Ako a kde sú zhromažďované osobné údaje a informácie po podaní správy a kto má k nim prístup?
Všetky osobné údaje a informácie, ktoré uvediete vo Vašej správe, sa uložia do databázy údajov „Tell OSRAM“. Databáza údajov je zabezpečená rozsiahlymi technickými a organizačnými opatreniami. Business Keeper AG nemá prístup k uvedeným údajom.
Prístup k údajom v „Tell OSRAM“ majú výhradne zamestnanci oddelenia Corporate Compliance spoločnosti OSRAM GmbH. Títo informácie vyhodnotia, prípradne preveria, urobia potrebné pomocné opatrenia a/alebo zavedú sankcie.
V závislosti od obsahu správy sa údaje sprístupnia zamestnancom osobného, revízneho, právneho alebo bezpečnostného oddelenia alebo manažmentu spoločnosti OSRAM GmbH alebo dcérskych spoločnostía taktiež externým poradcom (napr. právnikom ).
V prípade potreby údaje možno ďalej poskytnúť polícii a/alebo inému vyšetrovaciemu úradu alebo iným príslušným orgánom.
Subjekty, ktoré prijmú a spracujú tieto osobné údaje, sa môžu nachádzať v Spojených štátoch amerických alebo v inej krajine, v ktorej miera ochrany osobných údajov nie je porovnateľná s európskymi predpismy.
V určitých prípadoch sme zo zákona povinní informovať obvinenú osobu v primeranej dobe o tom, že sme obdržali informáciu o jej nesprávnom konaníí. Táto osoba dostane možnosť vyjadriť sa k nahlásenej skutkovej podstate. Spoločnosť OSRAM pritom neprezradí Vašu identitu obvinenej osobe.
Ako dlho ostanú uložené osobné údaje uvedené v správe?
Vami poskytnuté osobné údaje a informácie sú uložené tak dlho, pokiaľ sa správa nespracuje a pokiaľ sa nezavedú prípadné sankcie, alebo pokiaľ je zákonom stanovená lehota uloženia týchto údajov. Pokiaľ sa správa potvrdí ako neopodstatnená, tak sa táto správa spoločne so získanými osobnými údajmi okamžite vymaže.