Avis sur la protection des données
Que signifie « Tell OSRAM » et quelle est sa finalité ?
« Tell OSRAM » est un site Web du groupe OSRAM proposé aux collaborateurs, clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux (business partners) pour signaler des pratiques irrégulières de la part de collaborateurs, clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux (business partners) du groupe OSRAM.
« Tell OSRAM » est mis à disposition par la société OSRAM GmbH, Marcel-Breuer-Str. 6, 80807 München, Allemagne (« OSRAM »). Les pages Web vous permettant de soumettre une alerte à l'aide d'un formulaire en ligne, ainsi que la base de données, dans laquelle les données et informations personnelles que vous nous signalez sont mémorisées, sont exploitées par le prestataire de services Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin.
Quels types d'irrégularités peuvent signalées ?
Peuvent seulement être signalés les comportements irréguliers des personnes citées au Point 1 et relatifs aux domaines limitatifs visés ci-dessous:
- Corruption / Subornation
- Infractions au droit de la concurrence
- Infractions aux règles comptables applicables
- Délits liés au patrimoine / à la propriété
- Infractions à la législation douanière et des échanges extérieurs
- Infractions aux réglementations environnementales et de sécurité au travail
- Travail irrégulier
Les infractions relevant d'autres domaines sont à signaler via les canaux de reporting habituels existants dans l'entreprise. Le signalement, via « Tell OSRAM », d'irrégularités dans l'un des domaines répertoriés ci-dessus doit venir compléter et non se substituer aux canaux habituels de « reporting » existants dans l'entreprise.
Quelles sont les données et informations personnelles collectées et traitées ?
Le signalement d'infractions via « Tell OSRAM » entraîne la collecte, le traitement et l'utilisation des données et informations personnelles que vous aurez indiquées dans votre alerte:
- votre identité, vos coordonnées et si vous travaillez chez OSRAM
- l'identité ainsi que d'autres informations personnelles du contrevenant
- une description des infractions commises ainsi qu'une description des faits qui en sont à l'origine, en particulier l'heure et le lieu de l'infraction, le service concerné, le niveau d'information du management et si vous souhaitez conserver l'anonymat
Comment et où sont traitées les informations et données personnelles après l'alerte et qui y a accès ?
Toutes les informations et données personnelles que vous indiquez dans votre alerte sont mémorisées dans la base de données de « Tell OSRAM ». La base de données est sécurisée par des mesures techniques et organisationnelles étendues. La société Business Keeper AG n'a pas accès aux données.
Seuls les collaborateurs du Corporate Compliance Office d'OSRAM GmbH ont accès aux données stockées dans « Tell OSRAM ». Ceux-ci analysent les informations, procèdent éventuellement à une enquête, prennent, si nécessaire, des mesures appropriées et/ou appliquent des sanctions.
En fonction du contenu de l'alerte, des collaborateurs de la DRH, du Service d'Audit interne, du service Juridique ou de la Sécurité, voire des membres de la direction d'OSRAM GmbH ou d'entreprises liées, ainsi que des conseillers externes (ex. : avocat) ont éventuellement accès aux données.
Si nécessaire, les données peuvent également être transmises à la police et/ou à d'autres autorités chargées de l'enquête, ou encore à d'autres autorités compétentes.
Les sites chargés de réceptionner et de traiter les données et informations personnelles peuvent se trouver aux États-Unis ou dans un autre pays qui ne dispose pas d'un niveau de protection des données comparable à celui que garantit la législation de l'UE.
Dans certains cas, nous sommes tenus par la loi d'informer, dans un délai raisonnable, les personnes incriminées dans l'alerte. Ces personnes ont alors la possibilité d'apporter leurs éléments de réponse aux faits et circonstances que vous avez décrits. OSRAM ne dévoilera pas votre identité à la personne incriminée.
Combien de temps les données personnelles d'une alerte sont-elles sauvegardées ?
Les données et informations personnelles que vous avez mises à disposition seront conservées tant qu'elles sont nécessaires au traitement de l'alerte et, le cas échéant, pour l'application de sanctions, ou si la loi prévoit la conservation de ces données pendant une certaine durée. Si l'alerte s'avère infondée, elle sera immédiatement effacée y compris les données personnelles qu'elle aurait pu contenir.