डेटा संरक्षण नोटिस
“Tell OSRAM” क्या है और इस प्रक्रिया से क्या उद्देश्य प्राप्त होते हैं?
“Tell OSRAM”, OSRAM द्वारा अपने कर्मियों, ग्राहकों, आपूरकों और अन्य व्यावसायिक साझेदारों को उपलब्ध कराया गया एक वेबसाइट प्रकार्य है जिसकी मदद से वे OSRAM के कर्मियों, ग्राहकों, आपूरकों और व्यावसायिक साझेदारों की किसी ग़ैर-अनुपालन संबंधी व्यवहार की सूचना दे सकते हैं।
“Tell OSRAM”, OSRAM GmbH, Marcel-Breuer-Str.6, 80807 Munich, Germany („OSRAM“) द्वारा उपलब्ध कराया गया है। जिन वेबसाइटों पर आप एक ऑनलाइन प्रपत्र के ज़रिए किसी घटना की सूचना दे सकते हैं, और जिस डेटाबेस पर सूचना और निजी डेटा संग्रह किया जाता है, उन्हें Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin संचालित करता है।
किस तरह के दुर्व्यवहारों की सूचना दी जा सकती है?
अनुभाग 1 में वर्णित व्यक्तियों के समूहों के लिए “Tell OSRAM” व्यवस्था के ज़रिए केवल नीचे दी गई सूची में वर्णित दुर्व्यवहारों की सूचना दी जा सकती है:
- भ्रष्टाचार / रिश्वतखोरी;
- स्पर्धा से संबंधित विनियमों का उल्लंघन;
- लेखांकन से संबंधित विनियमों का उल्लंघन;
- जालसाज़ी / संपत्तियों से संबंधित उल्लंघन;
- सीमा-शुल्क और विदेशी व्यापार से संबंधित विनियमों का उल्लंघन;
- पर्यावरणीय, स्वास्थ्य-संबंधी और सुरक्षा-संबंधी विनियमों का उल्लंघन;
- ग़ैरक़ानूनी नियोजन।
अन्य क्षेत्रों के दुर्व्यवहारों की सूचना सामान्य आंतरिक रिपोर्टिंग लाइनों का उपयोग करके दी जानी चाहिए। ऊपर वर्णित प्रकार की घटनाओं में से किसी घटना की सूचना “Tell OSRAM” के जरिए देने को वर्तमान रिपोर्टिंग लाइनों का विस्तार समझना चाहिए न कि उनका प्रतिस्थापन।
क्या निजी जानकारियाँ एकत्र की जाती हैं और प्रसंसाधित की जाती हैं?
“Tell OSRAM” का उपयोग करके विनियमों के उल्लंघनों की सूचना देते समय, आपके द्वारा अपनी रिपोर्ट में दी गई निम्नलिखित निजी जानकारियाँ एकत्र की जाती हैं, उनका प्रसंसाधन किया जाता है और उपयोग किया जाता है:
- आपका नाम, आपसे संपर्क करने की जानकारियाँ और यह जानकारी कि आप OSRAM के कर्मचारी हैं या नहीं;
- उस सीमा तक जिस सीमा तक आपके लिए यह जानकारी देना संभव हो, जिस व्यक्ति या जिन व्यक्तियों का उल्लेख आपकी रिपोर्ट में हुआ है और जिन पर आपने आरोप लगाया है, उनके नाम और अन्य निजी जानकारियाँ (उदा., उनसे संपर्क करने की जानकारियाँ या उनके कार्य (जॉब) का वर्णन);
- आरोपित व्यवहार का वर्णन तथा उससे पार्श्वीय रूप से संबंधित तथ्यों और परिस्थितियों का वर्णन, प्रभावित OSRAM विभाग से संबंधित वक्तव्य, क्या प्रबंधन को इस व्यवहार के बारे में जानकारी है इस संबंध में वक्तव्य और क्या आप अज्ञात रहना चाहते हैं या नहीं इस संबंध में जानकारी।
रिपोर्टिंग के बाद निजी जानकारी कैसे और कहाँ प्रसंसाधित होती है और कौन उसे देख सकता है?
आपकी रिपोर्ट में मौजूद सभी निजी जानकारी “Tell OSRAM” के डेटाबेस में सहेजी जाती है। इस डेटाबेस को कड़े तकनीकी और संगठनात्मक उपायों से सुरक्षित किया गया है। बिज़नेस कीपर एजी को इस डेटा तक पहुँचने का अधिकार नहीं है।
केवल OSRAM GmbH के तहत विद्यमान निगमीय अनुपालन कार्यालय के कर्मियों को “Tell OSRAM” में रखे गए डेटा तक पहुँचने का अधिकार है। वे इस सूचना की समीक्षा करते हैं, जाँच-पड़ताल करते हैं, सुधारात्मक कार्रवाई करते हैं और/या आवश्यकतानुसार प्रतिबंध लगाते हैं।
रिपोर्ट की अंतर्वस्तु के अनुसार, मानव संसाधन, लेखा-परीक्षण, क़ानूनी या सुरक्षा विभागों के कर्मियों, या OSRAM GmbH या संबंधित कंपनियों के प्रबंधन तथा बाहरी सलाहकारों (जैसे, क़ानूनी सलाहकार) को भी इस डेटा तक पहुँचने दिया जा सकता है।
आवश्यक होने पर, इस डेटा को पुलिस और/या अन्य जाँच-पड़ताल अभिकरणों या अन्य प्रासंगिक अधिकरणों को अग्रेषित किया जा सकता है।
जिन स्थानों पर निजी जानकारी प्राप्त की जाती है और उसका प्रसंसाधन किया जाता है, वे अमरीका या अन्य किसी देश में स्थित हो सकते हैं, जहाँ डेटा रक्षण क़ानून ईयू के डेटा रक्षण कानूनों के समकक्ष नहीं हो सकते हैं।
कुछ मामलों में हम पर यह क़ानूनी बाध्यता रहती है कि आरोपित को उचित समयावधि में सूचित करना होता है कि हमें उनके कृत्यों के बारे में सूचना मिली है। तब आरोपित को रिपोर्ट में वर्णित तथ्यों और परिस्थितियों के बारे में टिप्पणी करने का अवसर मिलता है। OSRAM आरोपित व्यक्ति को आपकी जानकारी नहीं देगा।
रिपोर्ट जमा करने के बाद निजी डेटा को कितने समय के लिए सहेजा जाता है?
आपके द्वरा उपलब्ध कराई गई निजी जानकारी को तब तक के लिए रखा जाता है जब तक आपकी रिपोर्ट पर कार्रवाई करने के लिए आवश्यक है, और यदि आवश्यक हुआ तो तब तक के लिए रखा जाता है जब तक प्रतिबंध लागू किए जाते हैं या यदि क़ानून कहे कि उसे निश्चित समय के लिए रखा जाना चाहिए। यदि पता चले कि कोई रिपोर्ट बेबुनियाद है, तो उसे तुरंत ही नष्ट कर दिया जाएगा और उसके साथ उसमें निहित सभी निजी जानकारी भी नष्ट हो जाएगी।