BKMS System
RTL Group S.A.
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Le chemin à suivre en toute sécurité pour chercher conseil ou signaler certaines infractions d'importance

Ce portail d'alerte en ligne (BKMS®‎ System) est à la disposition des employés de RTL Group ou de toute autre personne cherchant conseil ou souhaitant déclencher une alerte relative à toute infraction d'importance au Code de bonne conduite - et tout particulièrement en ce qui concerne des pratiques commerciales illégales -.

Vous devriez, si possible, dans un premier temps, faire part de vos préoccupations à des personnes de votre environnement professionnel, comme par exemple votre supérieur hiérarchique, la direction de votre entreprise, le service juridique ou encore le comité d'entreprise. Si toutefois vous hésitez à rechercher ce contact direct, ou si vous avez déjà discuté de cette affaire avec une personne de votre entreprise, sans avoir obtenu de résultat, ce portail d'alerte en ligne est certainement le chemin à suivre pour vous faire entendre.

Ce portail d'alerte en ligne vous permet d'aborder ouvertement des thèmes critiques, sans avoir à craindre de représailles. Les faits signalés par le biais de ce système sont traités de manière strictement confidentielle. Les collaborateurs signalant en toute bonne foi un comportement contraire aux règles établies, soit-il réel ou supposé, n'auront aucune conséquence négative à redouter. « En toute bonne foi » signifie que le collaborateur est persuadé que ce qu'il rapporte est conforme à la vérité, indépendamment du fait qu'un examen ultérieur le confirme ou non. Ce système ne doit pas être utilisé pour transmettre sciemment des indices ou informations erronés, voire diffamatoires. Toute utilisation abusive du dispositif peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu'à des poursuites judiciaires.

Nous vous recommandons de créer une boîte électronique sécurisée au sein du système. Totalement anonyme, celle-ci nous permet de communiquer avec vous, de répondre à vos observations et de clarifier toute question encore en suspens. Il est utile de donner votre nom lorsque vous transmettez une information, et nous vous encourageons à le faire. Toute information est traitée de manière strictement confidentielle.

RTL Group vous offre, outre le système d'alerte en ligne, encore d'autres possibilités pour chercher conseil ou déclencher une alerte. Vous trouverez une liste d'interlocuteurs compétents en matière de veille déontologique et conformité sur Internet sous www.compliance.rtlgroup.com

Si vous souhaitez utiliser le système pour la première fois, cliquez ici :
Si vous avez déjà installé une boîte de dialogue, vous pouvez vous identifier ici :
  • Pourquoi soumettre une alerte ?

    Le respect des règles légales, sociales et de l'entreprise fait partie d'une culture d'entreprise positive et ouverte.

    Vous avez peut-être connaissance de comportements nocifs ou de risques, pouvant mettre l'entreprise en danger. En déclenchant une alerte, vous contribuez à faire découvrir, à temps, des faits pouvant nuire aux finances et à l'image de l'entreprise, et à assurer ainsi sa réussite à long terme et le maintien de ses emplois.

  • Quels types d'informations seront retenus ?

    Ce portail d'alerte en ligne recueille les informations relatives aux infractions d'importance au Code de bonne conduite, plus particulièrement à tout comportement illégal, et les retransmet.

    Veuillez bien lire le Code de bonne conduite : www.compliance.rtlgroup.com.

    RTL Group attache beaucoup d'importance à une culture d'entreprise ouverte. Les cadres de tous les niveaux se doivent d'encourager un dialogue ouvert, et de soutenir tout collaborateur s'adressant à eux en confiance, pour leur faire part de certaines préoccupations.

    Pour toute plainte minime, ne représentant pas directement une infraction au Code de bonne conduite, les collaborateurs devraient s'adresser à des personnes de leur environnement professionnel immédiat (supérieurs hiérarchiques, direction de l'entreprise, service du personnel, etc.).

    Ce système ne doit pas être utilisé pour transmettre sciemment des indices ou informations erronés, voire diffamatoires.

  • Comment traite-t-on une alerte, comment puis-je installer une boîte de dialogue ?

    Si vous souhaitez transmettre une information, cliquez en haut, à gauche de notre page d'introduction, le bouton « Mise en alerte ou recherche de conseil ».

    La mise en alerte se fait en quatre étapes :

    1. Dans un premier temps, on vous informe des précautions techniques mises en place par ce portail d'alerte en ligne, vous garantissant la sécurité de vos données.
    2. En second, on vous demandera l'essentiel du contenu de votre information.
    3. Sur la page de rédaction, vous formulez votre information, comme vous le pensez, et vous pouvez également répondre à des questions relatives au cas donné. Vous disposez de 4.096 caractères pour le texte, ce qui correspond à une page DIN A4 entière. Pour supporter votre information, vous pouvez également joindre un fichier allant jusqu'à 2 MB. Après avoir envoyé l'information, vous recevez un numéro de dossier justifiant de votre envoi.
    4. Enfin, veuillez bien installer votre propre boîte de dialogue. C'est par elle que nous enverrons des retours d'informations, répondrons à des questions et que nous vous informerons du statut de votre information.

    Si vous avez déjà une boîte de dialogue, vous y accèderez directement en vous identifiant (bouton « s'identifier »).

  • Comment aurai-je un retour d'informations ?

    Le principe primordial du système BKMS® utilisé est de protéger la personne ayant déclenché l'alerte. La garantie technique de confidentialité des données est certifiée, et vous pouvez la vérifier à tout moment.

    Lorsque vous installerez votre boîte de dialogue, vous pourrez choisir votre pseudonyme/nom d’utilisateur et votre mot de passe vous-même. Votre information est sécurisée par des procédés d'encodage et autres méthodes de sécurité de routine.

    Par le biais de votre boîte de dialogue, le service Compliance de RTL Group vous fera savoir où en est votre mise en alerte, ou vous posera des questions, dans le cas où certains détails demanderaient à être éclaircis.

  • Déclaration de protection des données

    RTL GROUP prend le sujet de la protection des données et de la confidentialité très au sérieux. Nous respectons les dispositions du Règlement général sur la protection des données (« EU-RGPD ») ainsi que les règlementations nationales actuelles de protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.

    Partie responsable

    La partie responsable de la protection des données au sein du système d'alerte est

    RTL Group S.A.
    43, boulevard Pierre Frieden
    L-1618 Luxembourg
    No de tél. : +352 421421
    E-mail: privacy.office@rtlgroup.com

    Le responsable de la protection des données de RTL Group S.A. (ci-après : RTL GROUP) est joignable à l'adresse postale ci-dessus en précisant « To the Data Protection Officer » ou à l'adresse e-mail: privacy.office@rtlgroup.com.

    Type de données personnelles recueillies

    L'utilisation du système d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :

    • votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
    • si vous êtes salarié chez RTL GROUP et
    • les noms et autres informations personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.

    Objet et fondement légal du traitement des données

    Le système d'alerte (BKMS®  System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux règles de conformité de RTL GROUP. Le traitement de données personnelles dans le cadre du BKMS®  System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus et par conséquent éviter tous dommages à RTL GROUP, aux entreprises du groupe RTL GROUP, ses salariés et clients. La base juridique au traitement des données personnelles est par conséquent l'article 6 paragraphe 1 f) de la RGPD.

    Traitement confidentiel des alertes

    Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés de l'Organisation de conformité de RTL GROUP et sont toujours traitées dans la confidentialité la plus stricte. Les salariés de l'Organisation de conformité de RTL GROUP évaluent les questions et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.

    Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de RTL GROUP ou des salariés d'autres entreprises du groupe RTL GROUP, par ex.  si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen avec des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment de la diffusion des alertes et l'obtention de l'assentiment de la personne soumettant l'alerte avant la diffusion d'une alerte auprès des salariés du groupe RTL GROUP en vue du traitement de la question. Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.

    Informations relatives à la personne accusée

    Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toutes alertes reçues à l'encontre d'eux dès que la divulgation de cette information ne représente aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée  à moins que nous soyons légalement contraints de le faire .

    Droits des personnes concernées

    En vertu de la loi européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées dans l'alerte bénéficient d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, de restriction de traitement et d'objection au traitement de données à caractère personnel qui vous concernent. En cas de recours au droit d'objection au traitement des données à caractère personnel, la nécessité des données enregistrées pour l'examen d'une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne sont plus requises seront aussitôt supprimées. Si vous souhaitez exercer votre droit d'objection, veuillez contacter l'adresse figurant sous l'item 1.

    Vous avez également la possibilité de contacter une autorité de protection des données et d'y soumettre une plainte. L'autorité compétente pour notre entreprise est le

    CNPD
    Commission nationale pour la protection des données
    1, avenue du Rock’n’Roll
    L-4361 Esch-sur-Alzette

    Par ailleurs, vous pouvez également contacter l'autorité de protection des données responsable pour votre lieu de résidence.

    Prise de décision automatisée

    Aucune prise de décision automatisée n'a lieu eu égard au traitement de vos données personnelles décrit ici.

    Profilage

    Il n'y a aucun profilage.

    Durée de conservation des données personnelles

    Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et émettre une évaluation finale de l'alerte ou jusqu'à la satisfaction des obligations contractuelles et/ou légales existantes, à moins que des périodes de conservation règlementaires suprêmes empêchent la suppression des données. Il en va de même si vous avez révoqué votre consentement.

    Mise à jour de la politique de confidentialité

    En cas de modification de la présente déclaration de protection des données, l'avis correspondant à cette modification sera publié sur le site Web et sur d'autres sites adaptés.

    Date de la déclaration de protection des données: Juin 2018