BKMS System
RTL Group GmbH
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Der sichere Weg, um auf schwerwiegende Verstöße hinzuweisen

Dieses Hinweisgeberportal (BKMS® System) steht RTL Group-Mitarbeitern und anderen Personen als zusätzlicher Kanal zur Verfügung, um auf schwerwiegende Verstöße, insbesondere in den Bereichen Wirtschaftskriminalität (z.B. Korruption, Diebstahl, Veruntreuung, Geldwäsche), Menschenrechte, Diskriminierung, sexuelle Belästigung sowie Verstöße gegen das Kartellrecht oder den Datenschutz, hinzuweisen oder um Rat zu diesen Themenbereichen zu suchen.

Wenn möglich sollten Sie sich mit Ihren Bedenken zuerst an Personen in Ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld wenden, z.B. an Ihren Vorgesetzten, die Geschäftsleitung, an die Personal- oder Rechtsabteilung oder – wo vorhanden – den Betriebsrat. Auch ihre lokalen Compliance Officer stehen Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung.

Wenn Sie diese Gesprächsmöglichkeiten bereits ausgeschöpft haben oder diese in Ihrem Falle nicht geeignet sind, dann können Sie dieses Hinweisgeberportal nutzen, um Hinweise auf mögliche schwerwiegende Verstöße mitzuteilen oder um Rat zu bitten.

Mitarbeiter, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass der Mitarbeiter überzeugt ist, dass seine Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht. Dieses System darf jedoch nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche bzw. verleumderische Hinweise oder Informationen abzugeben.

Wir ermutigen die Benutzer dieses Systems, ihren Namen anzugeben. Wir werden alle angemessenen Schritte zur vertraulichen Behandlung des Hinweises einleiten. Weitere Informationen darüber, wie Ihr Hinweis bearbeitet wird, erhalten Sie links auf dieser Seite unter „Datenschutzerklärung“.

Wenn Sie das System zum ersten Mal nutzen möchten, klicken Sie hier:
Wenn Sie bereits einen Postkasten eingerichtet haben, können Sie sich hier einloggen:
  • Welche Meldungen können über dieses Hinweisgebersystem abgegeben werden?

    Dieses System ist für Hinweise auf schwerwiegende Verstöße insbesondere zu folgenden Themenschwerpunkten vorgesehen:

    • Korruption/Bestechung
    • Wettbewerbsdelikte/Kartellrechtsverstöße
    • Betrug/Untreue/Diebstahl
    • Geldwäsche
    • Verstöße gegen den Datenschutz
    • Sonstige erhebliche Wirtschaftsstraftaten
    • Menschenrechtsverletzungen
    • Sexuelle Belästigung
    • Verstöße gegen Antidiskriminierungsgesetze

    Hinweise aus Ländern der EU, die außerhalb dieser Themen liegen, dürfen aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben weder bearbeitet noch weitergeleitet werden. Bei Fragen oder Bedenken zu anderen Themen (z.B. Arbeitsbedingungen, Umweltschutz) wenden Sie sich daher bitte vertrauensvoll an Ihre Ansprechpartner vor Ort oder kontaktieren Sie die Compliance-Abteilung auf traditionellem Wege (Telefon oder Email).

    Befinden Sie sich in den USA, und betrifft Ihr Hinweis einen Sachverhalt in den USA, so können Sie im Meldeablauf zusätzlich den Schwerpunkt „Andere Verstöße gegen den RTL Group Code of Conduct“ auswählen und Hinweise auch zu anderen Themen abgeben.

    Das Verdächtigen einer anderen Person kann für diese zu schwerwiegenden Konsequenzen führen. Das Hinweisgeberportal ist daher verantwortungsvoll zu nutzen. Dieses System darf nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche bzw. verleumderische Hinweise oder Informationen abzugeben.

  • Wie läuft eine Meldung ab, was ist ein Postkasten und wie richte ich diesen ein?

    Wenn Sie eine Meldung senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

    Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

    1. Zunächst erhalten Sie Informationen darüber, durch welche technischen Vorkehrungen dieses Hinweisgeberportal die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.
    2. Im zweiten Schritt werden Sie nach dem inhaltlichen Themenschwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
    3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und können Fragen zum Fall beantworten. Für den freien Text haben Sie 4.096 Zeichen zur Verfügung, was einer voll beschriebenen DIN A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 5 MB mitsenden. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Vorgangsnummer und einen Sendebeleg.
    4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang der Bearbeitung Ihres Hinweises informiert.

    Falls Sie bereits einen Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten.

  • Wie bekomme ich eine Rückmeldung?

    Bitte richten Sie sich nach Abschluss Ihrer Meldung einen vertraulichen Postkasten ein und loggen Sie sich regelmäßig wieder in das System ein. Häufig kann einem Hinweis erst nach der Beantwortung von Rückfragen angemessen nachgegangen werden.

    Oberstes Prinzip des hier verwendeten Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Die technische Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten im BKMS® System ist zertifiziert.

    Bei der Einrichtung Ihres Postkastens wählen Sie ein Pseudonym und ein Kennwort. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen gesichert.

    Über den Postkasten wird Ihnen ein Bearbeiter aus der RTL Group Compliance-Abteilung Rückmeldung geben und Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten.

  • Datenschutzerklärung

    RTL GROUP nimmt das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst. Wir folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

    Verantwortliche Stelle

    Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist

    RTL Group GmbH
    Picassoplatz 1
    D-50679 Köln
    Telefon: +49-221-456-0
    E-Mail: privacy.office@rtlgroup.com

    Den Datenschutzbeauftragten der RTL Group GmbH (nachfolgend: RTL GROUP) erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: privacy.office@rtlgroup.com.

    Art der erhobenen personenbezogenen Daten

    Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

    • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
    • ob Sie bei RTL GROUP beschäftigt sind und
    • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

    Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

    Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von RTL GROUP auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für RTL GROUP, RTL GROUP Konzerngesellschaften, Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist daher Artikel 6 Abs. 1 f) EU-DSGVO.

    Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

    Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von RTL GROUP entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Designierte Mitarbeiter der Compliance Organisation von RTL GROUP prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

    Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von RTL GROUP oder Mitarbeitern von RTL GROUP Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden und dass vor der Weitergabe eines Hinweises an Mitarbeiter von RTL GROUP Konzerngesellschaften zur Bearbeitung des Sachverhalts die Einwilligung des Meldenden eingeholt wird. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

    Information der beschuldigten Person

    Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.

    Betroffenenrechte

    Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse.

    Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für die Firma zuständige Behörde ist die

    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
    Kavalleriestr. 2-4
    40213 Düsseldorf
    Telefon: 0211/38424-0
    Fax: 0211/38424-10
    E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

    Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden.

    Automatisierte Entscheidungsfindung

    Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet durch die hier beschriebene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht statt.

    Profiling

    Es findet kein Profiling statt.

    Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

    Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder bestehende vertragliche und/oder gesetzliche Verpflichtungen erfüllt sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen. Gleiches gilt, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.

    Aktualisierung der Datenschutzhinweise

    Sollte diese Datenschutzrichtlinie geändert werden, wird auf die Änderung in dieser Richtlinie, auf der Homepage und an anderen geeigneten Stellen hingewiesen werden.

    Stand der Datenschutzhinweise: Juni 2018