BKMS System
RTL Group S.A.
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Der sichere Weg, um Rat zu suchen oder auf wesentliche Verstöße hinzuweisen

Dieses Hinweisgeberportal (BKMS®‎ System) steht RTL Group Mitarbeitern oder anderen Personen zur Verfügung, um Rat zu suchen oder auf wesentliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex – insbesondere illegale Geschäftspraktiken – hinzuweisen.

Wenn möglich sollten Sie sich mit Ihren Bedenken zuerst an Personen in Ihrem unmittelbaren Arbeitsumfeld wenden, z.B. Ihrem Vorgesetzten, der Geschäftsleitung, der Personal- oder Rechtsabteilung oder dem Betriebsrat. Wenn Sie jedoch Vorbehalte haben, diesen direkten Kontakt zu suchen, oder wenn Sie Ihr Anliegen bereits mit einem Ansprechpartner in ihrer Firma besprochen haben, dies aber ohne Wirkung blieb, ist dieses Hinweisgeberportal ein geeigneter Weg, um Ihrem Anliegen die erforderliche Aufmerksamkeit zu verschaffen.

Mit diesem Hinweisgeberportal können Sie kritische Themen offen und ohne Sorge vor Repressalien ansprechen. Hinweise, die über dieses System kommen, werden strikt vertraulich behandelt. Mitarbeiter, die in gutem Glauben ein tatsächliches oder vermutetes Fehlverhalten melden, haben keine negativen Folgen zu befürchten. „In gutem Glauben“ bedeutet, dass der Mitarbeiter überzeugt ist, dass seine Darstellung der Wahrheit entspricht, unabhängig davon, ob eine spätere Untersuchung diese Darstellung bestätigt oder nicht. Dieses System darf nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche bzw. verleumderische Hinweise oder Informationen abzugeben.

Wir empfehlen Ihnen im System einen elektronischen Postkasten einzurichten, der es ermöglicht, anonym mit uns zu kommunizieren; so können wir auf Hinweise reagieren und offene Fragen klären. Vor dem Hintergrund, dass wir alle Hinweise streng vertraulich behandeln, möchten wir Sie dennoch dazu ermutigen Ihren Namen anzugeben.

RTL Group stellt Ihnen neben diesem Hinweisgebersystem noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um Rat zu suchen oder Hinweise zu geben. Ein Verzeichnis weiterer Ansprechpartner ist im Internet unter www.compliance.rtlgroup.com zu finden.

Wenn Sie das System zum ersten Mal nutzen möchten, klicken Sie hier:
Wenn Sie bereits einen Postkasten eingerichtet haben, können Sie sich hier einloggen:
  • Warum soll ich eine Meldung abgeben?

    Zu einer positiven und offenen Unternehmenskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und unternehmensinterner Regeln.

    Vielleicht haben Sie Kenntnis von schädigenden Verhaltensweisen oder Risiken, die das Unternehmen gefährden. Durch Ihren Hinweis helfen Sie, Finanz- und Imageschäden frühzeitig aufzudecken, und sichern somit den nachhaltigen Erfolg des Unternehmens und das Fortbestehen seiner Arbeitsplätze.

  • Welche Meldungen können aufgenommen werden?

    Meldungen zu wesentlichen Verstößen gegen den Verhaltenskodex, insbesondere illegales Verhalten, werden durch dieses Hinweisgeberportal aufgenommen und weitergeleitet.

    Bitte lesen Sie den Verhaltenskodex: www.compliance.rtlgroup.com.

    Die RTL Group legt Wert auf eine offene Unternehmenskultur. Führungskräfte auf allen Ebenen sind verpflichtet, zu offenem Dialog zu ermutigen und Mitarbeiter, die sich vertrauensvoll mit Bedenken an sie wenden, zur Seite zu stehen.

    Mit geringfügigen Beschwerden, die keinen unmittelbaren Verstoß gegen den Verhaltenskodex darstellen, sollten sich Mitarbeiter an Anlaufstellen im unmittelbaren Arbeitsumfeld wenden (den Vorgesetzten, die Geschäftsleitung, die Personalabteilung, etc.).

    Dieses System darf nicht dazu verwendet werden, bewusst falsche bzw. verleumderische Hinweise oder Informationen abzugeben.

  • Wie läuft eine Meldung ab, wie richte ich einen Postkasten ein?

    Wenn Sie eine Meldung senden möchten, klicken Sie links oben auf unserer Einführungsseite den Button „Meldung abgeben“.

    Der Meldeprozess umfasst vier Schritte:

    1. Zunächst erhalten Sie Informationen darüber, durch welche technischen Vorkehrungen dieses Hinweisgeberportal die Sicherheit Ihrer Daten gewährleistet.
    2. Im zweiten Schritt werden Sie nach dem inhaltlichen Themenschwerpunkt Ihrer Meldung gefragt.
    3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten und können Fragen zum Fall beantworten. Für den freien Text haben Sie 4.096 Zeichen zur Verfügung, was einer voll beschriebenen DIN A4-Seite entspricht. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch eine Datei bis zu 2 MB mitsenden. Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie eine Vorgangsnummer und einen Sendebeleg.
    4. Im Anschluss richten Sie sich bitte Ihren eigenen Postkasten ein. Über diesen erhalten Sie von uns Rückmeldungen, beantworten Fragen und werden über den Fortgang der Bearbeitung Ihres Hinweises informiert.

    Falls Sie bereits einen Postkasten haben, gelangen Sie direkt über den Button „Login“ zu diesem Postkasten.

  • Wie bekomme ich eine Rückmeldung?

    Oberstes Prinzip des hier verwendeten BKMS® Verfahrens ist der Schutz des Hinweisgebers. Die technische Gewährleistung der Vertraulichkeit der Daten ist zertifiziert und kann von Ihnen jederzeit überprüft werden.

    Bei der Einrichtung Ihres Postkastens wählen Sie ein Pseudonym/Benutzername und ein Kennwort selbst. Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen gesichert.

    Über den Postkasten wird Ihnen RTL Group Compliance Rückmeldung geben, was mit Ihrem Hinweis passiert oder Fragen stellen, falls Einzelheiten noch unklar sein sollten.

  • Datenschutzerklärung

    RTL GROUP nimmt das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst. Wir folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

    Verantwortliche Stelle

    Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist

    RTL Group S.A.
    43, boulevard Pierre Frieden
    L-1618 Luxembourg
    Telefon: +352 421421
    E-Mail: privacy.office@rtlgroup.com

    Den Datenschutzbeauftragten der RTL Group S.A. (nachfolgend: RTL GROUP) erreichen Sie unter der oben genannten Postadresse, mit dem Zusatz „An den Datenschutzbeauftragten“ oder unter der E-Mail-Adresse: privacy.office@rtlgroup.com.

    Art der erhobenen personenbezogenen Daten

    Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

    • Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
    • ob Sie bei RTL GROUP beschäftigt sind und
    • gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.

    Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

    Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen das Compliance-Gebot von RTL GROUP auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für RTL GROUP, RTL GROUP Konzerngesellschaften, Mitarbeiter und Kunden. Die Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist daher Artikel 6 Abs. 1 f) EU-DSGVO.

    Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

    Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation von RTL GROUP entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Designierte Mitarbeiter der Compliance Organisation von RTL GROUP prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.

    Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von RTL GROUP oder Mitarbeitern von RTL GROUP Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochtergesellschaften beziehen. Letztere können Ihren Sitz auch in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden und dass vor der Weitergabe eines Hinweises an Mitarbeiter von RTL GROUP Konzerngesellschaften zur Bearbeitung des Sachverhalts die Einwilligung des Meldenden eingeholt wird. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

    Information der beschuldigten Person

    Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber wird dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbart.

    Betroffenenrechte

    Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktadresse.

    Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Die für die Firma zuständige Behörde ist die

    CNPD
    NATIONALE KOMMISSION FÜR DEN DATENSCHUTZ
    1, avenue du Rock’n’Roll
    L-4361 Esch-sur-Alzette

    Sie können sich aber auch an die für Ihren Wohnort zuständige Datenschutzbehörde wenden.

    Automatisierte Entscheidungsfindung

    Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet durch die hier beschriebene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht statt.

    Profiling

    Es findet kein Profiling statt.

    Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten

    Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder bestehende vertragliche und/oder gesetzliche Verpflichtungen erfüllt sind und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einer Löschung nicht entgegenstehen. Gleiches gilt, sofern Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.

    Aktualisierung der Datenschutzhinweise

    Sollte diese Datenschutzrichtlinie geändert werden, wird auf die Änderung in dieser Richtlinie, auf der Homepage und an anderen geeigneten Stellen hingewiesen werden.

    Stand der Datenschutzhinweise: Juni 2018