BKMS System
RTL Group S.A.
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Il canale sicuro per richiedere consigli o segnalare violazioni di rilievo

Il presente portale per la segnalazione di irregolarità (BKMS®‎ System) è messo a disposizione dei dipendenti RTL Group o di altri soggetti che intendano richiedere consigli o segnalare violazioni di rilievo (in special modo pratiche illecite) del Codice di Condotta.

Laddove possibile, è opportuno che dubbi e riserve vengano comunicati prima a soggetti impegnati nel vostro stesso ambiente di lavoro, p. es. il superiore, membri della direzione, dell’ufficio Personale o Affari Legali ovvero della rappresentanza sindacale. Qualora, tuttavia, esitiate a rivolgervi in via diretta a tali istanze o abbiate già discusso i vostri dubbi e le vostre riserve con un soggetto operante all'interno della vostra azienda senza che ciò producesse risultati, il portale per la segnalazione di irregolarità rappresenta il canale più idoneo a far sì che i vostri dubbi e le vostre riserve non rimangano inascoltati.

Questo portale consente di segnalare situazioni critiche apertamente e senza timore di subire atti di ritorsione. Le segnalazioni inoltrate mediante questo sistema sono sottoposte a un trattamento strettamente confidenziale. Chi segnala in buona fede condotte presumibilmente o effettivamente scorrette non deve temere conseguenze negative. Una segnalazione in buona fede presuppone che colui che segnala un sospetto sia convinto che questo corrisponda a fatto vero, a prescindere dall’esito dei successivi accertamenti. Il presente sistema non deve essere usato per inoltrare di proposito segnalazioni e informazioni menzognere o diffamatorie.

Consigliamo di configurare una casella di posta elettronica sicura all'interno del sistema. Tale casellla è completamente anonima e ci consente di comunicare con voi, di rispondere alle vostre osservazioni e di chiarire eventuali domande in sospeso. Dato che sottoponiamo tutte le segnalazioni a un trattamente strettamente confidenziale, incoraggiamo gli utenti di questo sistema a indicare il proprio nome.

In aggiunta al sistema di segnalazione qui illustrato, RTL Group offre una serie di possibilità di cui avvalersi per richiedere consiglio o inoltrare segnalazioni. L’elenco degli interlocutori disponibili può essere consultato all'indirizzo Internet www.compliance.rtlgroup.com.

Qualora vi apprestiate a servirvi di questo sistema per la prima volta, fate clic qui:
Qualora abbiate già creato una casella di posta potete effettuare il login qui:
  • Perché inviare una segnalazione?

    L’osservanza di norme giuridiche, sociali e aziendali è parte costitutiva di una cultura aziendale positiva e aperta.

    Vi sarà forse capitato di prendere atto di situazioni rischiose o di comportamenti deleteri per l’azienda. Con la vostra segnalazione ci aiuterete a individuare per tempo situazioni potenzialmente dannose per l'economia dell'impresa e per l'immagine di quest'ultima e contribuirete così a garantire il duraturo successo dell’azienda e la tutela dei posti di lavoro che a essa fanno capo!

  • Quali segnalazioni vengono recepite?

    Questo portale per la segnalazione di irregolarità recepisce e inoltra alle istanze competenti segnalazioni in ordine a violazioni di rilievo del Codice di Condotta, fra queste in special modo condotte illecite.

    Siete a tal proposito pregati di leggere il testo del Codice di Condotta che troverete all’indirizzo www.compliance.rtlgroup.com.

    RTL Group attribuisce grande importanza a una cultura aziendale improntata all’apertura. I manager sono tenuti, a qualsiasi livello, a incoraggiare un dialogo schietto e a prestare la propria assistenza ai dipendenti che decidano di rivolgersi a loro in via confidenziale per esprimere dubbi e riserve.

    I dipendenti sono pregati di segnalare fatti di scarsa importanza e non costituenti una violazione diretta del Codice di Condotta a istanze operanti nel loro stesso ambiente lavorativo (il superiore, la direzione, l'ufficio Personale ecc.)

    Il presente sistema non deve essere usato per inoltrare di proposito segnalazioni e informazioni menzognere o diffamatorie.

  • Come si effettua una segnalazione? Cosa fare per creare una casella di posta?

    Qualora intendiate inoltrare una segnalazione, fate clic sul pulsante "Effettua segnalazione o richiedi consiglio" riportato in alto a sinistra all’interno della pagina introduttiva.

    La procedura di segnalazione si articola in quattro tappe:

    1. Nel quadro della prima tappa vi vengono fornite informazioni circa gli accorgimenti tecnici di cui questo portale si avvale al fine di garantire la sicurezza dei vostri dati.
    2. Nel quadro della seconda tappa venite invitati a indicare la tematica della vostra segnalazione.
    3. All’interno della pagina riservata alla segnalazione avete modo di illustrare con parole vostre la problematica che desiderate affrontare e di rispondere ad alcune domande in merito al caso specifico. Il vostro testo non deve comprendere più di 4.096 caratteri (equivalenti a una pagina di formato A4). A integrazione di quanto segnalato potete allegare al messaggio un file di grandezza pari fino a 2 MB. Una volta inviata la segnalazione riceverete un codice attestante l’inoltro della stessa.
    4. Per finire, create la vostra personale casella di posta. Tramite quest’ultima riceverete il nostro feedback, potrete rispondere alle nostre domande ed essere informati circa le evoluzioni relative alla vostra segnalazione.

    Qualora possediate già una casella di posta potete accedere a quest’ultima tramite il pulsante "Login".

  • Cosa fare per ricevere un feedback?

    Il principio primo del BKMS® System qui adottato consiste nel tutelare l’autore della segnalazione. La garanzia tecnica di trattamento confidenziale dei dati inoltrati è certificata e può essere verificata in qualsiasi momento.

    Nel creare la vostra personale casella di posta scegliete autonomamente uno pseudonimo/nome utente e una password. La vostra segnalazione viene protetta mediante una procedura crittografica e altre misure di sicurezza standard.

    Tramite la casella di posta verrete contattati dal team Conformità di RTL Group che vi informerà circa le evoluzioni legate alla vostra segnalazione o vi porrà delle domande qualora rimangano degli aspetti da chiarire.

  • Dichiarazione sulla protezione dei dati

    RTL GROUP dà molta importanza alla protezione dei dati e alla riservatezza. Ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“RGPD-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.

    Responsabile

    Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è

    RTL Group S.A.
    43, boulevard Pierre Frieden
    L-1618 Luxembourg
    Telefono: +352 421421
    E-mail: privacy.office@rtlgroup.com

    Il responsabile della protezione dei dati della RTL Group S.A. (di seguito: RTL GROUP) può essere raggiunto all'indirizzo postale indicato sopra con l'aggiunta "To the Data Protection Officer" o all'indirizzo e-mail privacy.office@rtlgroup.com.

    Tipo di dati personali raccolti

    L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:

    • nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
    • se è impiegato/a alla RTL GROUP e
    • i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione, se pertinente.

    Scopo e fondamento giuridico del trattamento dei dati

    Il sistema di whistleblowing (sistema BKMS® ) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di RTL GROUP. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e dunque ad evitare danni a RTL GROUP, alle aziende del gruppo RTL GROUP, ai dipendenti e ai clienti. Il fondamento giuridico di questo trattamento dei dati personali è dunque l'articolo 6 paragrafo 1 f) del RGPD-UE.

    Gestione riservata delle segnalazioni

    Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell'organizzazione di compliance di RTL GROUP e sono sempre gestiti in forma riservata. I dipendenti designati dell'organizzazione di compliance di RTL GROUP valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.

    Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di RTL GROUP o con dipendenti di altre aziende del gruppo RTL GROUP, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali.  Queste ultime possono essere ubicate in paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni. Ci assicuriamo inoltre di ottenere l'assenso di chi ha inviato la segnalazione prima di condividere la segnalazione con dipendenti delle aziende del gruppo RTL GROUP per dare trattare il problema. Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.

    Informazioni sull'accusato

    Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La Sua identità come whistleblower non sarà divulgata  a meno che questo non sia legalmente richiesto .

    Diritti degli interessati

    Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporsi al trattamento dei vostri dati personali. Se ci si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, sarà valutata tempestivamente la necessità dei dati memorizzati per l'analisi di una segnalazione. I dati che non sono più richiesti saranno cancellati subito. Se desidera avvalersi del suo diritto di obiezione, si rivolga all'indirizzo indicato alla voce 1.

    Ha anche la possibilità di rivolgersi all'autorità competente per la protezione dei dati e di inviare un reclamo in quella sede. L'autorità competente per la nostra azienda è

    CNPD
    National Commission for Data Protection
    1, avenue du Rock’n’Roll
    L-4361 Esch-sur-Alzette

    Tuttavia, può anche rivolgersi all'autorità competente per la protezione dei dati del Suo luogo di residenza.

    Processo decisionale automatico

    Non viene svolto alcun processo decisionale automatico in relazione al trattamento dei dati personali descritti in questa sede.

    Profiling

    Non viene svolto un profiling.

    Periodo di conservazione dei dati personali

    I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione conclusiva della segnalazione, o fino a quando vengono soddisfatti obblighi contrattuali e/o legali, a meno che periodi di conservazione legali prioritari impediscano la cancellazione dei dati. Lo stesso si applica al caso in cui Lei abbia revocato il Suo assenso.

    Aggiornamento della politica sulla protezione dei dati

    Se viene modificata la dichiarazione sulla protezione dei dati, un avviso relativo a tale modifica verrà pubblicato nel sito web e in altre sedi idonee.

    Data della dichiarazione sulla protezione dei dati: giugno 2018