Datenschutzhinweise
Wir nehmen Datenschutz und Vertraulichkeit sehr ernst und halten uns an die Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) sowie aktuelle nationale Datenschutzbestimmungen. Bitte lesen Sie diese Datenschutzhinweise sorgfältig durch, bevor Sie einen Hinweis abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem der ZF (BKMS® System) dient dem sicheren und vertraulichen Empfang, der vertraulichen Verarbeitung und Verwaltung von Meldungen über Verstöße, die in den sachlichen Geltungsbereich der EU-Hinweisgeberrichtlinie (2019/1937) oder des Hinweisgeberschutzgesetzes (nachfolgend „Hinweisgeberschutzgesetz“ genannt) fallen.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten im BKMS® System basiert auf den Abschnitten 10 und 13 des Whistleblower Protection Act. Die Feststellung eines relevanten Fehlverhaltens stellt darüber hinaus ein berechtigtes Interesse von ZF gemäß Art. 6 (1) (f) DSGVO dar.
Sofern Sie eine Meldung über die Telefonfunktion (Anrufbeantworter) abgeben, beruht die Verarbeitung Ihrer Sprachaufzeichnung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 (1) (a) DSGVO), die Sie freiwillig durch Hinterlassen einer Nachricht auf unserem Anrufbeantworter erteilen. Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre Sprachaufnahme verarbeiten, benutzen Sie bitte nicht den Anrufbeantworter. Stattdessen können Sie das elektronische Postfach unseres Hinweisgebersystems nutzen, welches auf Wunsch eine anonyme Meldung unterstützt. Informationen darüber, wie Sie Ihre Einwilligung widerrufen können, nachdem Sie eine Sprachnachricht hinterlassen haben, finden Sie in der Beschreibung Ihrer Rechte unten.
Jeder Missbrauch oder Missbrauch des Hinweisgebersystems, z. B. durch böswillige Abgabe falscher Angaben gegen andere, kann zu Disziplinarmaßnahmen und/oder Strafverfolgung führen.
Datenverantwortlicher
Verantwortliche Stelle für den Datenschutz im Hinweisgebersystem ist die ZF Friedrichshafen AG. Die ZF Friedrichshafen AG kann kontaktiert werden entweder per Post in der Löwentaler Str. 20, Corporate Compliance, 88046 Friedrichshafen, per E-Mail an compliance@zf.com oder telefonisch unter + 49 7541 77-0.
Die ZF Trustline wird von der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Auftrag der ZF Friedrichshafen AG betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Meldesystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem hochsicheren Rechenzentrum gespeichert. Zugriff auf die Daten hat nur die ZF Friedrichshafen AG. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugriff auf die Daten. Dies wird im zertifizierten Verfahren durch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt (weitere Details unter https://www.eqs.bkms-system.com/).
Alle Daten werden verschlüsselt und über eine mehrstufige Anmeldung gespeichert, so dass der Zugriff auf eine sehr kleine Auswahl von ausdrücklich autorisierten Personen beschränkt ist.
Die ZF Friedrichshafen AG hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt, der per Post bei der ZF Friedrichshafen AG, Datenschutzbeauftragter, Löwentaler Str. 20, 88046 Friedrichshafen oder per E-Mail an datenschutz@zf.com kontaktiert werden kann.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Meldesystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie einen Bericht über das Hinweisgebersystem einreichen, erheben wir die folgenden personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie angeben möchten:
- Ihren Namen, wenn Sie sich dafür entscheiden Ihre Identität preiszugeben,
- Ihre Beobachtungen und Informationen in Ihrem Hinweis und
- Ihre Sprachaufzeichnung, wenn Sie eine Sprachnachricht auf dem Anrufbeantworter des Hinweisgebersystems hinterlassen möchten.
Vertraulicher Umgang mit Hinweisen, Datenempfängern und internationaler Datenübermittlung
Eingehende Meldungen werden von einer kleinen Auswahl ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter der Compliance Organisation der ZF Friedrichshafen AG entgegengenommen und vorbehaltlich geltender Gesetze vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der Compliance Organisation werden die Angelegenheit bewerten und eine Entscheidung über die nächsten Schritte zum Schutz des Unternehmens treffen.
Während der Bearbeitung eines Hinweises oder der Durchführung einer speziellen Untersuchung kann es erforderlich werden, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Mitarbeiter der ZF Friedrichshafen AG oder Mitarbeiter anderer ZF-Konzerngesellschaften weiterzugeben, z. B. wenn sich der Hinweis auf Vorfälle in Tochtergesellschaften bezieht oder wenn sich der Gegenstand des gemeldeten Sachverhalts auf eine andere Abteilung bezieht. In diesem Fall kann die Untersuchung und Berichterstattung von einer oder mehreren anderen Abteilungen innerhalb des ZF-Konzerns durchgeführt werden. Zum Schutz des ZF-Konzerns kann es auch erforderlich werden, Ihre personenbezogenen Daten an externe Dienstleister (wie z. B. Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer usw.) oder an Amtsträger (wie z. B. Staatsanwälte, Richter usw.) weiterzugeben. Dies kann die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Mitarbeiter des ZF-Konzerns oder andere Dritte in Ländern außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums beinhalten.
Wir stellen immer sicher, dass die geltenden Datenschutzbestimmungen beim Austausch von Hinweisen eingehalten werden und dass diese Hinweise nur in Länder übertragen werden, die über angemessene Datenschutzstandards gemäß den Vorgaben der Europäischen Kommission verfügen. Alternativ werden die Hinweise erst nach Umsetzung geeigneter Maßnahmen zum angemessenen Schutz personenbezogener Daten und zur Sicherstellung, dass solche Datenübertragungen den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen, übermittelt. Der ZF-Konzern hat Vereinbarungen auf der Grundlage von EU-Musterklauseln zur Abdeckung internationaler Datenübermittlungen umgesetzt. Eine Kopie dieser Vereinbarungen erhalten Sie über den ZF-Datenschutzbeauftragten.
In jedem Fall wird der Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten nur auf strikter need-to-know-Basis und unter Berücksichtigung der geltenden Regeln des Whistleblower Schutzgesetz gewährt.
Information des Beschuldigten
Grundsätzlich sind wir gesetzlich verpflichtet, den Beschuldigten mitzuteilen, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben (einschließlich Informationen, aus denen sie stammen), es sei denn, dadurch drohen weitere Untersuchungen des Hinweises zu scheitern, d. h. wenn ein erhebliches Risiko besteht, dass eine solche Benachrichtigung die Untersuchung unmöglich macht oder die Erreichung ihrer Ziele ernsthaft beeinträchtigen würde, kann die Benachrichtigung der beschuldigten Person verzögert werden, solange ein solches Risiko besteht. Gleiches gilt für Benachrichtigungen anderer in Ihrem Hinweis genannter Personen.
Bei den Benachrichtigungen behandeln wir Ihre Identität vertraulich und unterliegen den geltenden Gesetzen. Fehlerhafte Meldungen aufgrund von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit sind nicht durch das Whistleblower-Gesetz geschützt und werden gegebenenfalls ausdrücklich von dessen Vertraulichkeitsregeln ausgenommen.
Ihre Rechte
Vorbehaltlich der geltenden Datenschutzgesetze können Sie folgende Rechte ausüben:
- Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten
- Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten
- Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
- Recht auf Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Diese Rechte können jederzeit über die Abteilung ZF Corporate Compliance oder den ZF-Datenschutzbeauftragten ausgeübt werden. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
Wenn Sie Ihre Meldung über unsere Telefonfunktion (Anrufbeantworter) abgegeben haben, können Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Sprachaufzeichnung jederzeit widerrufen, indem Sie sich per E-Mail an compliance@zf.com oder telefonisch unter +49 7541/77-0 melden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Sprachaufzeichnung vor dem Widerruf Ihrer Einwilligung wird durch einen solchen Widerruf nicht berührt.
Aufbewahrungsfrist personenbezogener Daten
Hinweise einschließlich personenbezogener Daten werden für 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt. Sofern Sie Ihren Hinweis über unsere Telefonfunktion abgegeben haben, gilt dies auch für Ihre Sprachaufzeichnung, es sei denn, Ihre Sprachaufzeichnung wird bei Widerruf Ihrer Einwilligung gelöscht.
Hinweise, die sich als unbegründet erwiesen haben und außerhalb des relevanten Geltungsbereichs liegen, werden unverzüglich gelöscht.
Nutzung des Reporting Portals
Die Kommunikation zwischen dem Computer, mit dem eine Hinweisgebermeldung eingereicht wird, und dem Meldesystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse wird während der Nutzung des Meldesystems nicht gespeichert. Um die Verbindung zwischen dem Computer des Hinweisgebers und dem BKMS® System aufrechtzuerhalten, wird auf dem Computer ein Cookie gespeichert, das lediglich die Session-ID enthält (ein sogenanntes Null-Cookie). Dieses Cookie ist nur bis zum Ende der Sitzung gültig und läuft ab, sobald der Browser geschlossen wird.
Innerhalb des Meldesystems kann ein Postfach eingerichtet werden, das mit einem individuell gewählten Pseudonym/Benutzernamen und Passwort abgesichert ist. Dies ermöglicht es, Hinweise entweder namentlich oder anonym und sicher an den zuständigen Mitarbeiter des ZF Corporate Compliance Teams zu senden. Daten werden nur innerhalb des Systems gespeichert, was es besonders sicher macht. Es ist keine Form der regelmäßigen E-Mail-Kommunikation.
Hinweis zum Versenden von Anlagen
Bei der Abgabe eines Berichts oder einer Ergänzung können gleichzeitig Anlagen an den zuständigen Mitarbeiter des ZF Corporate Compliance Teams gesendet/hochgeladen werden. Bevor ein anonymer Bericht eingereicht wird, sollte auf folgenden Sicherheitshinweis geachtet werden: Dateien können versteckte persönliche Daten enthalten, die die Anonymität des Hinweisgebers beeinträchtigen könnten. Diese Daten sollten vor dem Senden entfernt werden. Wenn eine manuelle Entfernung der Daten nicht möglich ist, empfehlen wir, den Text des Anhangs in den Hinweisgebermeldetext zu kopieren oder das ausgedruckte Dokument anonym an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse unter Angabe der am Ende des Meldevorgangs erhaltenen Referenznummer zu senden.
