Dlaczego należy dokonać zgłoszenia?

Compliance rozumiane jako zgodność z obowiązującym prawem, wewnętrznymi wytycznymi firmy oraz wynikające stąd prawidłowe i zgodne z prawem zachowanie mają w ZF najwyższy priorytet.

ZF Trustline wspiera ten priorytet, umożliwiając pracownikom, klientom i partnerom biznesowym wysyłanie zgłoszeń (anonimowo, jeśli chcą), dotyczących potencjalnych naruszeń compliance w określonych kategoriach. Zgłoszenia te pozwalają nam zabezpieczyć się przez zachowaniami szkodliwymi dla działalności, reputacji i pracowników ZF.

Jakie zgłoszenia pomagają ZF?

Możesz w dobrej wierze przesyłać zgłoszenia dotyczące potencjalnych naruszeń w następujących kategoriach:

Naruszenia prawa antymonopolowego

Naruszenia przepisów uchwalonych w celu zapewnienia i utrzymania prawidłowej konkurencji na rynku poprzez ochronę obrotu rynkowego przed nieuczciwymi praktykami, takimi jak podział rynku przez konkurencję oraz jego monopolizacja.

Korupcja i łapownictwo

Korupcją mogą być nieuczciwe lub bezprawne zachowania osoby sprawującej określoną władzę, zwykle w celu pozyskanie nienależnych korzyści. Jedną z form korupcji jest łapownictwo. Łapownictwo obejmuje nieprawidłowe stosowanie gratyfikacji, takich jak prezenty, rozrywka i zakwaterowanie w zamian za nieuprawnione korzyści. Korupcji można dopuścić się zarówno w formie czynnej (np. poprzez domaganie się, oferowanie, obiecywanie lub przyznawanie nieuprawnionych korzyści), jak i biernej (takiej jak przyjmowanie nieuprawnionych korzyści).

Konflikt interesów

Konflikt interesów odnosi to sytuacja, w której osoba lub firma jest zaangażowana w różne przedsięwzięcia, z których przynajmniej jedno może negatywnie wpływać na motywacje lub decyzje tej osoby lub firmy. Przykładowo konfliktem interesów jest sytuacja, w której pracownik ma interes osobisty, zwłaszcza ekonomiczny, który może wpływać na zakres odpowiedzialności narodowej lub kolidować z nim.

Naruszenie zgodności z przepisami compliance regulującymi produkt

Możliwe naruszenie zgodności z przepisami dotyczącymi produktu, na przykład w zakresie bezpieczeństwa produktu i minimalnych norm wydajności, zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, lub jakakolwiek niezgodność ze zgodnością produktu, np. zgodność rzeczywistych funkcji z funkcjami reklamowanymi i udokumentowanymi.

Oszustwa i kwestie związanie ze sprawozdawczością finansową

Oszustwo można zdefiniować jako nieprawidłowe lub kryminalne działania, mające na celu wprowadzenie w błąd innych osób w celu uzyskania nieuprawnionych korzyści osobistych lub finansowych. Oszustwo może obejmować celowe rozmycie przeinaczenie faktów prezentowanych innym osobom celem doprowadzenia ich do zapewnienia korzyści osobie popełniającej oszustwo. Oszustwa mogą obejmować działania podejmowane na korzyść jednostki lub firmy.Kwestie związane ze sprawozdawczością finansową obejmują jakiekolwiek czynności, naruszające ogólne zasady księgowości, a tym samym naruszające polityki lub praktyki sprawozdawczości finansowej w firmie. Kwestie sprawozdawczości finansowej mogą obejmować nieprawidłowe sprawozdania lub księgowania pozycji, powodujące zafałszowanie ksiąg i zapisów rachunkowych firmy.

Kwestie związane z pracownikami

Naruszenia krajowego prawa pracy w kraju świadczenia pracy, polityki firmy albo wynegocjowanych warunków zatrudnienia. Może to obejmować mobbing, napastowanie, dyskryminację, kwestie wynagrodzeń albo naruszenia specyficznej polityki firmy.

Naruszenie praw człowieka

W naszej firmie i w kontaktach z naszymi partnerami biznesowymi przykładamy dużą wagę do wzajemnego szacunku, zaufania, tolerancji i uczciwości. Godność, prywatność i prawa osobiste każdej osoby powinny być respektowane.

Odrzucamy wszelkie formy handlu ludźmi, pracy zarobkowej dzieci i pracy przymusowej. Staramy się w ramach naszych możliwości zlikwidować niewolnictwo, pracę przymusową i wykorzystywaniu pracy dzieci.

Ponadto nie tolerujemy dyskryminacji ze względu na kolor skóry, płeć, religię, wiek, narodowość, pochodzenie społeczne i etniczne, ciążę, niepełnosprawność, ideologię, orientację seksualną, działalność polityczną i związkową ani żadnej innej cechy.

Inne materialne naruszenia polityk lub przepisów prawnych

Ta kategoria dotyczy innych materialnych naruszeń polityk ZF albo przepisów prawnych. Obejmuje to przestępstwa, naruszenia i przekroczenia przepisów, które stwarzają dla ZF ryzyko poważnych strat finansowych lub poważnych strat w reputacji.

Przykładowe tematy mogą obejmować naruszenia materialne odnoszące się do: prania brudnych pieniędzy, kontroli eksportu i prawa celnego, kradzieży, szantażu, szpiegostwa lub sabotażu, upadłości oraz kwestii związanych z compliance produktu.

Innym przypadkiem potencjalnych przestępstw i poważnych naruszeń po stronie ZF mogą być naruszenia przepisów BHP. Ponadto, naruszenia przepisów i regulacji w zakresie ochrony środowiska mogą stwarzać poważne zagrożenie dla ZF, np. związane ze skażeniem środowiska lub nieprawidłowym postępowaniem z odpadami.

Jak wygląda proces wysyłania zgłoszenia? Jak stworzyć skrzynkę pocztową?

Aby wysłać anonimowe albo imienne zgłoszenie, należy kliknąć przycisk „Wyślij zgłoszenie” u góry strony głównej.

Proces wysyłania zgłoszenia składa się z 4 etapów:

• Na początku sygnalista jest proszony o zapoznanie się z informacjami nt. ochrony anonimowości oraz o wprowadzenie kodu bezpieczeństwa.
• Następnie, na kolejnej stronie należy wybrać kategorię zgłoszenia.
• W trzecim kroku, na stronie zgłoszenia można własnymi słowami opisać zdarzenie oraz odpowiedzieć na pytania dotyczące incydentu poprzez prosty wybór spośród dostępnych odpowiedzi. System zgłoszeniowy umożliwia wpisanie do dostępnego pola tekstowego maksymalnie 5000 znaków. Można również przesłać plik o rozmiarze do 10 MB. Należy pamiętać, że pliki mogą zawierać informacje o ich autorze. Po wysłaniu zgłoszenia, otrzymasz numer referencyjny i potwierdzenie.
• Na koniec będziesz mieć możliwość stworzenia własnej, bezpiecznej skrzynki pocztowej. Ta skrzynka pocztowa umożliwi komunikację z nami, w tym odpowiedzi na pytania oraz informacje o postępie prac nad zgłoszeniem. Z bezpiecznej skrzynki pocztowej można korzystać anonimowo.

Do wcześniej skonfigurowanej bezpiecznej skrzynki pocztowej można się zalogować, klikając przycisk „Login” na stronie początkowej ZF Trustline.

Dopóki nie zostaną podane żadne dane umożliwiające ujawnienie Twojej tożsamości, BKMS^® Incident Reporting, wykorzystywany przez ZF Trustline, od strony technicznej, chroni Państwa anonimowość.

Zachęcamy do zamieszenia w zgłoszeniu maksymalnej liczby szczegółów i przypominamy, że zgłoszenia należy przekazywać wyłącznie w dobrej wierze.

W jaki sposób mogę otrzymać wiadomość od referenta ZF i nadal pozostać anonimowym?

W BKMS^® Incident Reporting, używanym przez ZF Trustline, najważniejsza jest ochrona sygnalisty.

Przy wysyłaniu zgłoszenia będziesz mieć możliwość stworzenia własnej, bezpiecznej skrzynki pocztowej. Podczas konfiguracji bezpiecznej skrzynki pocztowej należy wybrać swoją nazwę użytkownika oraz hasło. Anonimowe zgłoszenie jest możliwe dzięki szyfrowaniu oraz innym specjalnym procedurom bezpieczeństwa. W żadnym momencie procesu zgłoszeniowego nie musisz podawać osobistych szczegółów, jeśli Państwo nie chcą tego robić. Jeżeli chcesz zachować anonimowość jako część procesu zgłoszeniowego, nie należy przesyłać jakichkolwiek informacji, które mogą wskazywać na Ciebie oraz należy unikać przesyłania zgłoszenie z własnego komputera służbowego, udostępnianego przez ZF.

Jedną z części obsługi procesu zgłoszeniowego jest skorzystanie z bezpiecznej skrzynki pocztowej do przesyłania wiadomości od referenta oraz do zadawania niezbędnych, dodatkowych pytań. Osoba korzystająca z bezpiecznej skrzynki pocztowej pozostaje anonimowa. Pozwala nam to skupić się na treści zgłoszenia. Odpowiednio do przedmiotu zgłoszenia, do zbadania sprawy lub obsługi zgłoszenia mogą być zaangażowane różne działy ZF, które również mogą komunikować się z Tobą za pośrednictwem bezpiecznej skrzynki pocztowej. Jeżeli zgłoszenie zostało złożone anonimowo, pozostanie anonimowe przy zaangażowaniu tych innych działów.