Datenschutzerklärung Hinweisportal und Hinweisgebersystem
Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze ist:
Die Wiener Volkshochschulen GmbH
Lustkandlgasse 50
1090 Wien
E-Mail: datenschutz@vhs.at
Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von Hinweisen auf Regelverstöße sowie die Meldung von schwerwiegenden Verdachtsfällen bei der VHS.
Kategorien personenbezogener Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem (HWG-System) eine Meldung abgeben, erheben wir folgenden personenbezogene Daten und Informationen:
- Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Funktion und Angaben zur Beschäftigung),
- Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte.
- Da das HWG-System regelt, dass Hinweise anonym erfolgen können, werden, falls Hinweisgeber*innen sich nicht selbst anders äußern, keine personenbezogenen Daten über sie erhoben. Anderenfalls kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, ihre Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände ihrer Beobachtung in Betracht.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter*innen entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter*innen der Stabstelle Compliance prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von VHS weiterzugeben.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Personenbezogene Daten der Hinweisgeber*innen werden in der Regel nur mit ihrer/seiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DGSVO) verarbeitet. In den übrigen Fällen erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Hinweisgebersystem auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit f zur Wahrung des überwiegenden berechtigten Interesses der VHS. Dieses berechtigte Interesse liegt in der Korruptionsprävention und –bekämpfung sowie darin, schwerwiegende Verdachtsfälle über andere Regelverstöße in Zusammenhang mit der VHS zu bearbeiten und die VHS und ihre Beschäftigten vor und dadurch möglichen Schäden zu schützen. Da die Meldung von Verstößen rechtliche Konsequenzen durch z.B. Strafverfolgung, Schadenersatzforderungen und immensen Imageschaden vermeiden hilft, überwiegen die schutzwürdigen Interessen der Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung oder Nutzung nicht.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
VHS stellt grundsätzlich sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.
Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen der VHS weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Um eine objektive und neutrale Untersuchung zu gewährleisten werden Meldungen, die die Unternehmensleitung, das oberste Leitungsorgan (Prokurist*innen) und die Mitarbeiter*in der Stabstelle Compliance betreffen, an eine externe Anwaltskanzlei, die aufgrund des Anwaltsgeheimnisses zur Verschwiegenheit verpflichtet ist, zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.
Dauer der Datenspeicherung
Personenbezogene Daten und Protokolldaten werden für die Dauer aufbewahrt, die zur Aufklärung und abschließenden Beurteilung des Hinweises notwendig ist. Nach Abschluss der Untersuchungen werden die personenbezogenen Daten und die Protokolldaten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben (HinweisgeberInnenschutzgesetz – HSchG) gelöscht. Im Falle der Einleitung von gerichtlichen und/oder disziplinarischen Verfahren kann eine Aufbewahrung bis zum Verfahrensabschluss bzw. bis zum Ablauf von Rechtsbehelfsfristen erfolgen. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit grundlos abgegebenen Hinweismeldungen werden unverzüglich gelöscht.
Datensicherheit
Die VHS setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen.
Betroffenenrechte
Als Betroffene*r haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es VHS gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten zu korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DSGVO kann die betroffene Person an eine der verantwortlichen Stellen richten.
Wien, August 2022
