Datenschutzhinweise zum Hinweisgebersystem der GDA
Uns sind der Schutz Ihrer Daten sowie die Vertraulichkeit Ihrer Identität sehr wichtig. Selbstverständlich verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, z.B. der EU-Datenschutz-Grundverordnung EEU-DSGVO). Durch ein Verschlüsselungs- und Berechtigungskonzept wird ein hohes Schutzniveau für die Daten im Hinweisgebersystem - einschließlich Ihrer Identität - gewährleistet. Dabei bieten wir Ihnen auch die Möglichkeit, Ihren Hinweis anonym abzugeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® Compliance System) dient dazu, Hinweise auf Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften und Fehlverhalten von Beschäftigten, Bewohnern sowie deren Angehörigen, Auftragnehmern und Kunden der Gesellschaft für Dienste im Alter mbH - nachfolgend als GDA bezeichnet - sowie von Dritten auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Compliance Systems erfolgt gemäß Artikel 6 Absatz 1 S. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage eines berechtigten Interesses unserer Unternehmen an der Aufdeckung und Prävention von Rechtsverstößen und Missständen. Diese können im Einzelfall neben erheblichen wirtschaftlichen Schäden auch zu einem großen Reputationsverlust führen. Daher überwiegt dieses Interesse die Rechte der betroffenen Personen auf informationelle Selbstbestimmung, zumal diese Beeinträchtigung durch technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz sowie zur Sicherstellung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten von uns so gering wie möglich gehalten wird.
Verantwortliche Stelle
Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle des Hinweisgebersystems ist die Gesellschaft für Dienste im Alter mbH (GDA), Hildesheimer Straße 187, 30173 Hannover.
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der GDA betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Entschlüsselung und Einsichtnahme der Daten ist nur der Vertrauensperson der GDA, Herrn Wolfgang Lindner, Lindner-Compliance, Salzpfännerstraße 2, 31162 Bad Salzdetfurth in Deutschland möglich. Weder die EQS Group AG noch die GDA oder sonstige Dritte haben Zugang zu interpretierbaren Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf Herrn Wolfgang Lindner beschränkt ist.
Die GDA hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Anfragen zum Datenschutz bei der GDA können per E-Mail an datenschutz@gda.de dem Beauftragten für den Datenschutz gesendet werden. Der Datenschutzbeauftragte ist an die Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit gebunden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir zunächst ausschließlich die personenbezogenen Daten, die Sie uns mitteilen. Dies sind in der Regel:
- Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen (optional),
- ob und in welchem Bereich Sie bei der GDA beschäftigt sind,
- sonstige personenbezogene Daten, die sich aus Ihrer Meldung ergeben und
- gegebenenfalls Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Für den Fall, dass im Rahmen der auf Ihren Hinweis hin erfolgenden Untersuchung weitere personenbezogene Daten erhoben werden, erfolgt gegebenenfalls die Verarbeitung auch dieser Daten über das Hinweisgebersystem.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von der Vertrauensperson der GDA, Herrn Wolfgang Lindner, entgegengenommen. Er prüft den Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig werden, Hinweise an die Geschäftsführung und den Compliance-Officer der GDA weiterzugeben. Hinweise werden dabei von Herrn Lindner auf eine Sachverhaltsdarstellung reduziert. Die Identität von Hinweisgebern wird in jedem Fall geschützt. Namen werden nur weitergegeben, sofern eine Zustimmung dazu vom Hinweisgeber vorliegt. Die jeweils zu ergreifenden Maßnahmen werden von der Geschäftsführung und dem Compliance-Officer der GDA erörtert und fallbezogen festgelegt, wobei die Befassung von weiteren Beschäftigten der GDA und externen Sonderfachleuten unter Abwägung der zu berücksichtigenden Aspekte auf den jeweils erforderlichen Umfang beschränkt wird.
Die Identität der Hinweisgeber wird, soweit sie ihren Namen nennen, nur mit ihrer Einverständniserklärung gegenüber der Vertrauensperson an die Geschäftsführung oder dem Compliance-Officer übermittelt. Vom Hinweisgeber benannte Zeugen und Beschuldigte wird soweit zweckmäßig die Möglichkeit gegeben, sich zu den Umständen, die Sie berichtet haben, zu äußern. Erforderlichenfalls werden die gemeldeten Informationen auch an die staatlichen Behörden weitergegeben.
Durch unsere Vertrauensperson wird der Hinweisgeber unter Beachtung der rechtlich relevanten Vorgaben über den weiteren Fortgang der Hinweise informiert.
Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Sofern Sie Ihre Meldung nicht anonym abgeben, werden wir Ihre Identität als Hinweisgeber dabei - soweit rechtlich zulässig - nicht offenbaren.
Betroffenenrechte
Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen (Betroffene) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Eine weitere Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nur, sofern wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: +49 511 120 4500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® Compliance System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie der Vertrauensperson der GDA, Herrn Wolfgang Lindner, namentlich oder anonym weitere Informationen senden und etwaige Rückfragen beantworten. Sämtliche über den Postkasten übermittelte Daten werden verschlüsselt und ausschließlich im Hinweisgebersystem gespeichert - und sind dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, der Vertrauensperson der GDA, Herrn Wolfgang Lindner, Dokumentenanhänge zu senden. Wenn Sie anonym bleiben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fußzeile aufgeführte Adresse.