Datenschutzerklärung:
Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems:
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf die Themen körperliche und psychische Gewalt, Diskriminierung, sexuelle Grenzüberschreitung und Aufsichtspflichtverletzung auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit:
Das Hinweisgebersystem wird durch die EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, betrieben. Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der Ombudsperson und der intra bonn möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet. Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen beschränkt ist.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten:
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben:
- Ihr Name, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei der intra bonn beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen:
Zuerst erhält die Meldung eine Ombudsperson, die eine neutrale Vertrauensperson ist. Die Meldung wird anschließend mit der Geschäftsführung der intra bonn besprochen. Diese prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen werden bei der Weitergabe von Hinweisen immer eingehalten. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten:
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals:
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie der Ombudsperson namentlich oder anonym Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschließlich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Stand: 17.08.2022