Datenschutzhinweise
Bitte lesen Sie diesen datenschutzrechtlichen Hinweis für „Tell ams OSRAM“ aufmerksam durch, bevor Sie einen Vorfall melden.
Was ist „Tell ams OSRAM“ und welchen Zweck hat das Verfahren?
„Tell ams OSRAM“ ist ein Website-Angebot des ams OSRAM-Konzerns an Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftspartner zur Meldung eines nicht regelkonformen Verhaltens von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern des ams OSRAM-Konzerns.
„Tell ams OSRAM“ wird von der ams OSRAM AG , Tobelbader Straße 30, 8141 Premstätten, Österreich („ams OSRAM“) zur Verfügung gestellt. Die Webseiten, über die Sie durch Ausfüllen eines Online-Formulars einen Vorfall melden können, sowie die Datenbank, in der die von Ihnen gemeldeten personenbezogenen Daten und Informationen gespeichert werden, werden von dem Dienstleister EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin betrieben.
Welche Arten von Fehlverhalten können gemeldet werden?
Gemeldet werden können ausschließlich nicht regelkonforme Verhaltensweisen des unter Absatz 1 genannten Personenkreises aus folgenden, abschließend aufgelisteten Bereichen:
- Korruption/ Bestechung;
- Wettbewerbsverstöße und Insiderhandel;
- Verstöße gegen Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften;
- Vermögens-/ Eigentumsdelikte;
- Verstöße gegen Zoll und Außenwirtschaftsrecht;
- Verstöße gegen Arbeitssicherheitsvorschriften;
- Verstöße gegen Umweltschutzvorschriften;
- Sonstige schwerwiegende Gesetzesverstöße
Fehlverhalten aus anderen Bereichen sollte über die sonstigen üblichen, im Unternehmen etablierten Melde- und Berichtswege gemeldet werden. Die Meldung von Missständen aus den oben aufgelisteten Bereichen über „Tell ams OSRAM“ ist als Ergänzung zu sonstigen etablierten Berichtswegen zu sehen und nicht als Ersatz dafür.
Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erhoben und verarbeitet?
Bei der Meldung von Verstößen gegen Verhaltensregeln über „Tell ams OSRAM“ werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben, verarbeitet und genutzt, die Sie in Ihrer Meldung angeben:
- Ihr Name, Ihre Kontaktdaten und ob Sie bei ams OSRAM angestellt sind;
- der Name sowie sonstige personenbezogene Daten der beschuldigten Person(en);
- eine Beschreibung der Verhaltensverstöße sowie die Beschreibung des dem Vorfall zu Grunde liegenden Sachverhalts, einschließlich von Angaben über Zeit und Ort des Vorfalls, Angaben über die betroffene ams OSRAM-Gesellschaft, Angaben über die Kenntnisse des Managements und ob Sie Anonymität wünschen.
Wie und wo werden die personenbezogenen Daten und Informationen nach der Meldung verarbeitet und wer hat Zugriff darauf?
Alle personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie in Ihrer Meldung angeben, werden in der Datenbank von „Tell ams OSRAM“ gespeichert. Die Datenbank ist durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gesichert. Die EQS Group AG hat keinen Zugriff auf die Daten.
Zugriff auf die Daten in „Tell ams OSRAM“ haben ausschließlich Mitarbeiter des Compliance Office der ams OSRAM AG. Diese werten die Informationen aus, führen gegebenenfalls Untersuchungen durch, ergreifen erforderlichenfalls Abhilfemaßnahmen und/ oder leiten Sanktionen ein.
Abhängig vom Inhalt der Meldung erhalten ggf. darüber hinaus Personen der Personal-, Prüfungs-, Rechts- oder Sicherheitsabteilung oder des Managements der ams OSRAM AG oder von verbundenen Unternehmen sowie externe Berater (z. B. juristische Berater) Zugang zu den Daten. In begründeten Fällen kann auch eine Weiterleitung des Sachverhaltes an die zuständigen Behörden erforderlich sein.
Die Daten können erforderlichenfalls auch an die Polizei und/oder an andere Ermittlungsbehörden oder sonstigen zuständigen Behörden übermittelt werden.
Die Stellen, welche die personenbezogenen Daten und Informationen empfangen und verarbeiten, können sich in den Vereinigten Staaten oder in einem anderen Land befinden, das nicht über ein dem EU-Recht vergleichbares Datenschutzniveau verfügt.
In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, die beschuldigten Personen zu einem angemessenen Zeitpunkt darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Diese Personen erhalten die Möglichkeit, zu dem von Ihnen geschilderten Sachverhalt Stellung zu nehmen. ams OSRAM wird dabei Ihre Identität gegenüber der beschuldigten Person nicht offen legen.
Wie lange werden die personenbezogenen Daten aus der Meldung gespeichert?
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten und Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung und gegebenenfalls für die Einleitung von Sanktionen erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen. Sollte sich eine Meldung als unbegründet erweisen, wird die Meldung mitsamt darin enthaltener personenbezogener Daten unverzüglich gelöscht.