Privacyverklaring
BERTELSMANN neemt gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel ernstig. We houden ons aan de voorschriften van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de nationale wetten inzake gegevensbescherming. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig door, voordat u een melding afgeeft.
Verwerkingsverantwoordelijke
De partij verantwoordelijk voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem is
Bertelsmann SE & Co. KGaA
Carl-Bertelsmann-Straße 270
33311 Gütersloh, Duitsland
Tel: +49 (0) 5241-80-0
Fax: +49 (0) 5241-80-62321
E-mail: info@bertelsmann.de
De Functionaris voor gegevensbescherming van Bertelsmann SE & Co. KGaA (hierna BERTELSMANN genoemd) kan worden bereikt op het bovenstaande postadres met de vermelding „To the Data Protection Officer" of via het e-mailadres: data-privacy@bertelsmann.de.
Type verzamelde persoonsgegevens
Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een voorval meldt via het klokkenluiderssysteem, verzamelen wij de volgende persoons- en andere gegevens:
- uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit kenbaar te maken;
- of u al dan niet tewerkgesteld bent bij BERTELSMANN;
- indien van toepassing, de namen en andere persoonsgegevens van die personen die in uw melding vermeld zijn.
Doeleinde en wettelijke grondslag voor de gegevensverwerking
Het klokkenluiderssysteem (BKMS® Incident Reporting) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen betreffende overtredingen van de compliance-regels van BERTELSMANN. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het BKMS® Incident Reporting is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf in het opspeuren en voorkomen van wangedrag en het voorkomen van schade aan BERTELSMANN en aan de dochterondernemingen, werknemers en klanten van BERTELSMANN. De wettelijke grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is daarom artikel 6 lid 1 f) van de AVG.
Vertrouwelijke behandeling van meldingen
Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine groep uitdrukkelijk bevoegde en speciaal opgeleide werknemers van de compliance-organisatie van BERTELSMANN en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De werknemers van de compliance-organisatie van BERTELSMANN evalueren de kwestie en voeren indien nodig verder onderzoek uit.
Tijdens het behandelen van een melding of het uitvoeren van een speciaal onderzoek, kan het nodig zijn om toegang tot het dossier te geven aan andere medewerkers van BERTELSMANN of aan medewerkers van andere bedrijven van de BERTELSMANN-groep, bv. als de melding gaat over een voorval in een dochteronderneming. Deze laatste kan gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte, met een andere wet- en regelgeving wat betreft de bescherming van persoonsgegevens. Wanneer we andere personen toegang tot een melding geven, zorgen we er altijd voor dat dit binnen het kader van de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens gebeurt en dat we de toestemming van de melder inwinnen voordat we toegang tot een melding geven aan werknemers van dochterondernemingen van BERTELSMANN voor het behandelen van het dossier. Alle personen die toegang verkrijgen tot de gegevens zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.
Informatie over de beschuldigde
We zijn wettelijk verplicht om elke persoon die in een melding wordt beschuldigd, daarvan op de hoogte te brengen zodra het bekendmaken van deze informatie het onderzoek niet meer in gevaar brengt. Uw identiteit als klokkenluider wordt niet kenbaar gemaakt, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn.
Rechten van de betrokkenen
Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u - en ook de personen die in de melding zijn genoemd - recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking van uw persoonsgegevens alsook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u uw recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens uitoefent, zullen we onmiddellijk analyseren of de opgeslagen gegevens nodig zijn voor het onderzoek. Gegevens die niet meer nodig zijn, zullen onmiddellijk worden gewist. Wilt u uw recht op bezwaar uitoefenen, neem dan contact op met het adres vermeld in punt 1.
U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming. De bevoegde toezichthouder voor ons bedrijf is:
De toezichthouder voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Noordrijn-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Tel: +49 (0) 211/ 38424-0
Fax: +49 (0) 211/ 38424-10
E-mail: poststelle@ldi.nrw.de
U kunt echter ook contact opnemen met de toezichthouder voor gegevensbescherming in uw regio.
Geautomatiseerde besluitvorming
Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.
Profilering
Er vindt geen profilering plaats.
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om het gemelde voorval te onderzoeken en een definitieve conclusie bekend te maken, of totdat aan alle bestaande contractuele en/ of wettelijke verplichtingen is voldaan, tenzij de gegevens niet mogen worden gewist wegens een andere dwingende wettelijke bewaartermijn. Dit geldt ook als u uw toestemming hebt ingetrokken.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
In geval van wijzigingen in deze privacyverklaring, zullen deze op onze website en op andere gepaste locaties worden gepubliceerd.
Datum van privacyverklaring: Juni 2018