BKMS System
Bertelsmann SE & Co. KGaA
Cookies zijn uitgeschakeld in uw browser.
Gelieve cookies toe te laten om het BKMS® System te gebruiken.
Gelieve hier te klikken voor meer informatie over cookies.
 

De veilige manier om significante schendingen te melden

Dit klokkenluidersportaal (BKMS® System) is beschikbaar voor medewerkers van Bertelsmann en andere personen, als een bijkomend kanaal voor het melden van belangrijke schendingen, in het bijzonder op vlak van witteboordencriminaliteit (bijv. corruptie, diefstal, onrechtmatige toe-eigening, witwassen van geld), mensenrechten, discriminatie, seksuele intimidatie en voor schendingen van anti-trustwetgeving of gegevensbescherming of voor het zoeken van advies betreffende deze onderwerpen.

Indien mogelijk, moet u eerst uw zorgen kenbaar maken aan mensen in uw directe werkomgeving, zoals uw leidinggevende, het bedrijfsbeheer, de afdeling human resources of, indien aanwezig, de ondernemingsraad. Uw lokale compliance officers zijn ook beschikbaar om problemen te bespreken.

Als u deze opties al hebt uitgeput of ze niet van toepassing zijn op uw situatie, kunt u dit klokkenluidersportaal gebruiken om mogelijke significante overtredingen te melden of om advies te vragen.

Medewerkers die te goeder trouw werkelijk of waargenomen wangedrag melden, hoeven geen negatieve gevolgen te vrezen. "Te goeder trouw" betekent dat de werknemer ervan overtuigd is dat zijn/haar verklaring juist en waar is, ongeacht of een volgend onderzoek deze verklaring kan bevestigen of weerleggen. Dit systeem mag niet worden gebruikt om verkeerde of lasterlijke verklaringen of informatie te verstrekken.

Wij raden iedereen aan die gebruik maakt van dit systeem om hun naam bekend te maken. Wij nemen alle passende maatregelen om de vertrouwelijkheid van uw melding te beschermen. Meer informatie over hoe uw melding op deze pagina wordt verwerkt, vindt u onder "Privacyverklaring".

Indien u voor het eerst gebruik maakt van het systeem, klikt u hier:
Indien u al een postbus aangemaakt hebt, kunt u hier inloggen:
  • Welke meldingen kunnen aan het klokkenluiderssysteem afgegeven worden?

    Het systeem is bedoeld voor meldingen over belangrijke schendingen in de volgende soorten melding:

    • Corruptie/omkoping
    • Inbreuken op mededingings- of kartelwetgeving
    • Fraude/verduistering/diefstal
    • Witwaspraktijken
    • Overtredingen van regelgeving betreffende gegevensbescherming
    • Andere belangrijke economische misdrijven
    • Schendingen van mensenrechten
    • Seksuele intimidatie
    • Schendingen van anti-discriminatie wetten

    Vanwege de gegevensbeschermingsverordeningen mogen meldingen uit EU-landen die niet onder één van deze soorten meldingen vallen niet door dit systeem verwerkt of doorgegeven worden. Als u vragen of bezorgdheid hebt over andere onderwerpen (bijv. werkomstandigheden, milieubescherming), raadpleeg dan uw lokale contacten of neem contact op met de afdeling Integrity & Compliance via telefoon of e-mail.

    Als u zich in de VS bevindt en uw melding omstandigheden in de VS betreft, kunt u de bijkomende soort melding “Andere schendingen van de Bertelsmann gedragscode“ selecteren om meldingen over andere onderwerpen af te geven.

    Verdachtmaking van een andere persoon kan ernstige gevolgen hebben voor die persoon. Daarom moet het klokkenluidersportaal verantwoordelijk gebruikt worden. Het is verboden om misbruik te maken van dit systeem door bewust verkeerde of beledigende informatie af te geven.

  • Hoe geef ik een melding af? Wat is een postbus en hoe maak ik er een aan?

    Om een anonieme of gepersonaliseerde melding te doen, dient u te klikken op de knop “Melding afgeven“, aan de linker bovenkant van uw informatiepagina.

    Het meldingsproces bestaat uit vier stappen:

    1. U ontvangt informatie over de technische maatregelen waarmee dit online meldingssysteem de beveiliging van uw gegevens garandeert.
    2. U wordt gevraagd een soort melding te kiezen voor uw melding.
    3. Op de meldingspagina kunt u ingaan op uw melding in uw eigen woorden en vragen beantwoorden over het voorval. In het vrije veld kunt u 4.096 tekens schrijven, wat overeenkomt met een volledige DIN A4-pagina. U kunt ook ter ondersteuning van uw melding een bestand bijvoegen van maximaal 2 MB. Zodra u uw melding hebt afgegeven, ontvangt u een verwerkingsnummer en een ontvangstbewijs.
    4. Tenslotte zal u gevraagd worden om uw eigen postbus aan te maken. U zult van ons feedback ontvangen via deze postbus, inclusief antwoorden op vragen en informatie over de voortgang van uw melding.

    Indien u reeds een postbus hebt, kunt u er onmiddellijk toegang toe krijgen via de “Login”-knop.

  • Hoe ontvang ik feedback?

    Nadat u uw melding heeft afgegeven, kunt u een beveiligde postbus aanmaken en regelmatig inloggen op het systeem. In veel gevallen kunnen meldingen alleen adequaat worden verwerkt zodra de klokkenluider bepaalde opvolgvragen beantwoordt.

    Het proces hecht het grootste belang aan het beschermen van de klokkenluider. De technische garantie van vertrouwelijkheid van gegevens in het BKMS® System is gecertificeerd.

    Bij het instellen van uw postbus kiest u een pseudoniem en wachtwoord. Uw melding wordt beveiligd door versleuteling en andere speciale beveiligingsroutines.

    Een lid van de afdeling Integrity & Compliance van Bertelsmann geeft u feedback via deze postbus en stelt u vragen als er onduidelijke punten zijn.

  • Privacyverklaring

    BERTELSMANN neemt gegevensbescherming en vertrouwelijkheid heel ernstig. We houden ons aan de voorschriften van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en aan de nationale wetten inzake gegevensbescherming. Lees deze informatie over gegevensbescherming zorgvuldig door, voordat u een melding afgeeft.

    Verwerkingsverantwoordelijke

    De partij verantwoordelijk voor gegevensbescherming in het klokkenluiderssysteem is

    Bertelsmann SE & Co. KGaA
    Carl-Bertelsmann-Straße 270
    33311 Gütersloh, Duitsland
    Tel: +49 (0) 5241-80-0
    Fax: +49 (0) 5241-80-62321
    E-mail: info@bertelsmann.de

    De Functionaris voor gegevensbescherming van Bertelsmann SE & Co. KGaA (hierna BERTELSMANN genoemd) kan worden bereikt op het bovenstaande postadres met de vermelding „To the Data Protection Officer" of via het e-mailadres: data-privacy@bertelsmann.de.

    Type verzamelde persoonsgegevens

    Het gebruik van het klokkenluiderssysteem gebeurt op vrijwillige basis. Als u een voorval meldt via het klokkenluiderssysteem, verzamelen wij de volgende persoons- en andere gegevens:

    • uw naam, als u ervoor kiest om uw identiteit kenbaar te maken;
    • of u al dan niet tewerkgesteld bent bij BERTELSMANN;
    • indien van toepassing, de namen en andere persoonsgegevens van die personen die in uw melding vermeld zijn.

    Doeleinde en wettelijke grondslag voor de gegevensverwerking

    Het klokkenluiderssysteem (BKMS® System) dient voor het veilig en vertrouwelijk ontvangen, verwerken en beheren van meldingen betreffende overtredingen van de compliance-regels van BERTELSMANN. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van het BKMS® System is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van ons bedrijf in het opspeuren en voorkomen van wangedrag en het voorkomen van schade aan BERTELSMANN en aan de dochterondernemingen, werknemers en klanten van BERTELSMANN. De wettelijke grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is daarom artikel 6 lid 1 f) van de AVG.

    Vertrouwelijke behandeling van meldingen

    Binnenkomende meldingen worden ontvangen door een kleine groep uitdrukkelijk bevoegde en speciaal opgeleide werknemers van de compliance-organisatie van BERTELSMANN en worden altijd vertrouwelijk behandeld. De werknemers van de compliance-organisatie van BERTELSMANN evalueren de kwestie en voeren indien nodig verder onderzoek uit.

    Tijdens het behandelen van een melding of het uitvoeren van een speciaal onderzoek, kan het nodig zijn om toegang tot het dossier te geven aan andere medewerkers van BERTELSMANN of aan medewerkers van andere bedrijven van de BERTELSMANN-groep, bv. als de melding gaat over een voorval in een dochteronderneming. Deze laatste kan gevestigd zijn in een land buiten de Europese Unie of buiten de Europese Economische Ruimte, met een andere wet- en regelgeving wat betreft de bescherming van persoonsgegevens. Wanneer we andere personen toegang tot een melding geven, zorgen we er altijd voor dat dit binnen het kader van de toepasselijke wet- en regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens gebeurt en dat we de toestemming van de melder inwinnen voordat we toegang tot een melding geven aan werknemers van dochterondernemingen van BERTELSMANN voor het behandelen van het dossier. Alle personen die toegang verkrijgen tot de gegevens zijn verplicht om de gegevens vertrouwelijk te behandelen.

    Informatie over de beschuldigde

    We zijn wettelijk verplicht om elke persoon die in een melding wordt beschuldigd, daarvan op de hoogte te brengen zodra het bekendmaken van deze informatie het onderzoek niet meer in gevaar brengt. Uw identiteit als klokkenluider wordt niet kenbaar gemaakt, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn .

    Rechten van de betrokkenen

    Volgens de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u - en ook de personen die in de melding zijn genoemd - recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking van verwerking van uw persoonsgegevens alsook het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u uw recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van persoonsgegevens uitoefent, zullen we onmiddellijk analyseren of de opgeslagen gegevens nodig zijn voor het onderzoek. Gegevens die niet meer nodig zijn, zullen onmiddellijk worden gewist. Wilt u uw recht op bezwaar uitoefenen, neem dan contact op met het adres vermeld in punt 1.

    U kunt ook een klacht indienen bij de bevoegde toezichthouder voor gegevensbescherming. De bevoegde toezichthouder voor ons bedrijf is:

    De toezichthouder voor gegevensbescherming en vrijheid van informatie van Noordrijn-Westfalen
    Kavalleriestr. 2-4
    40213 Düsseldorf
    Tel: +49 (0) 211/38424-0
    Fax: +49 (0) 211/38424-10
    E-mail: poststelle@ldi.nrw.de

    U kunt echter ook contact opnemen met de toezichthouder voor gegevensbescherming in uw regio.

    Geautomatiseerde besluitvorming

    Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

    Profilering

    Er vindt geen profilering plaats.

    Bewaartermijn van persoonsgegevens

    Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is om het gemelde voorval te onderzoeken en een definitieve conclusie bekend te maken, of totdat aan alle bestaande contractuele en/of wettelijke verplichtingen is voldaan, tenzij de gegevens niet mogen worden gewist wegens een andere dwingende wettelijke bewaartermijn. Dit geldt ook als u uw toestemming hebt ingetrokken.

    Wijzigingen in deze privacyverklaring

    In geval van wijzigingen in deze privacyverklaring, zullen deze op onze website en op andere gepaste locaties worden gepubliceerd.

    Datum van privacyverklaring: Juni 2018