BKMS System
Bertelsmann SE & Co. KGaA
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La manière la plus sûre de signaler des infractions majeures

Le présent portail d'alerte (BKMS® System) est à la disposition des salariés Bertelsmann et d'autres personnes en tant que voie de soumission supplémentaire pour signaler des infractions majeures, en particulier dans le domaine de la criminalité en col blanc (par ex. corruption, vol, détournement, blanchiment d'argent), droits de l'homme, discrimination et harcèlement sexuel, ainsi que des infractions aux lois anti-trust ou de protection des données, ou pour obtenir des conseils sur ces sujets.

Néanmoins, dans la mesure du possible, vous devriez tout d'abord signaler vos inquiétudes aux personnes se trouvant dans votre environnement de travail immédiat, tels que votre superviseur, la direction de la société, le service des ressources humaines ou - le cas échéant - le comité d'entreprise. Vos responsables conformité (Compliance Officers) locaux se trouvent également à votre disposition pour aborder vos inquiétudes.

Si vous avez déjà épuisé ces options ou si elles ne sont pas applicables à votre situation, vous pourrez vous servir du présent portail d'alerte pour signaler des infractions majeures ou demander conseil.

Les salariés qui signalent en toute bonne foi des cas d'inconduite réelle ou perçue n'ont pas à craindre de conséquences adverses. « De bonne foi » signifie que le salarié est convaincu que sa déclaration est exacte et vraie peu importe si une enquête ultérieure confirme ou infirme cette déclaration. Ce système ne doit pas servir à sciemment soumettre des déclarations ou informations fausses ou diffamatoires.

Nous encourageons toute personne utilisant ce système à divulguer son nom. Nous allons prendre toutes les mesures appropriées pour protéger la confidentialité de votre alerte. Vous trouverez des informations supplémentaires sur la manière dont votre alerte sera traitée sur cette page sous « Déclaration de protection des données ».

Si vous souhaitez utiliser le système pour la première fois, cliquez ici :
Si vous avez déjà installé une boîte de dialogue, vous pouvez vous identifier ici :
  • Quelles alertes peuvent être soumises à l'attention du système d'alerte ?

    Le système est destiné à soumettre des alertes concernant des infractions graves dans les catégories suivantes :

    • Corruption/pots-de-vin
    • Violations du droit de la concurrence et des lois antitrust
    • Fraude/détournement de fonds/vol
    • Blanchiment d'argent
    • Infractions aux règlementations de protection des données
    • Autres crimes économiques graves
    • Violations des droits de l'homme
    • Harcèlement sexuel
    • Violations de lois contre la discrimination

    En raison de règlementations de protection des données, les alertes en provenance de pays européens qui n'entrent pas dans l'une de ces catégories ne sont pas autorisées à être traitées ou transmises à travers ce système. Pour toutes questions ou inquiétudes concernant un autre sujet (par ex. conditions de travail, protection de l'environnement), veuillez consulter vos interlocuteurs locaux ou contacter le Service Integrity & Compliance par téléphone ou e-mail.

    Si vous vous trouvez aux Etats-Unis et votre alerte concerne des circonstances aux Etats-Unis, vous pouvez sélectionner la catégorie supplémentaire « Autres infractions du Code de conduite Bertelsmann » pour soumettre des alertes sur d'autres thèmes.

    Jeter des suspicions sur une autre personne peut entraîner des conséquences graves pour cette personne. Pour cette raison, il doit être fait un usage responsable du portail d'alerte. Il est interdit d'abuser du système en soumettant volontairement des informations diffamatoires ou erronées.

  • Comment puis-je soumettre une alerte ? Qu'est-ce qu'une boîte de dialogue et comment faire pour en installer une ?

    Pour soumettre une alerte anonyme ou personnalisée, commencez par cliquer sur le bouton « Soumettre une alerte » situé en haut à gauche de notre page d'information.

    Le processus d'alerte se compose de quatre étapes :

    1. Vous allez recevoir des informations sur les mesures techniques grâce auxquelles ce système d'alerte en ligne garantit la sécurité de vos données.
    2. Sur la page suivante, il vous sera demandé quelle est la catégorie de votre alerte.
    3. Sur la page d'alerte, vous pouvez expliciter en détail votre alerte avec vos propres mots et répondre aux questions sur le cas. Dans le champ de texte libre, vous pouvez rédiger 4096 caractères, ce qui correspond à une page DIN A4 entière. Vous pouvez également soumettre un fichier d'un volume allant jusqu'à 2 Mo pour étayer votre alerte. Dès que vous avez soumis votre alerte, vous recevez un numéro de traitement et un reçu.
    4. Enfin, il vous sera demandé de configurer votre propre boîte de dialogue. Vous allez recevoir un retour d'information de notre part par cette boîte de dialogue, y compris les réponses aux questions et des informations sur l'avancée de votre alerte.

    Si vous avez déjà une boîte de dialogue, vous pouvez y accéder directement via le bouton « S'identifier ».

  • Comment dois-je faire pour obtenir un retour d'information ?

    Après avoir soumis l'alerte, veuillez configurer une boîte de dialogue protégée et vous reconnecter régulièrement dans le système. Dans de nombreux cas, les alertes peuvent uniquement être traitées adéquatement une fois que le lanceur d'alerte a répondu à certaines questions de suivi.

    Le processus accorde la plus grande priorité à la protection du lanceur d'alerte. La garantie technique de la confidentialité des données du BKMS® System a été certifiée.

    Au moment de configurer votre boîte de dialogue, vous choisirez un pseudonyme et un mot de passe. Votre alerte est protégée par cryptage et d'autres procédures de sécurité spéciales.

    Un membre du Service Integrity & Compliance de Bertelsmann vous donnera un retour d'information par le biais de cette boîte de dialogue et vous posera des questions si certains points spécifiques ne sont pas clairs.

  • Déclaration de protection des données

    BERTELSMANN prend le sujet de la protection des données et de la confidentialité très au sérieux. Nous respectons les dispositions du Règlement général sur la protection des données (« EU-RGPD ») ainsi que les règlementations nationales actuelles de protection des données. Veuillez lire attentivement les présentes informations sur la protection des données avant de soumettre une alerte.

    Partie responsable

    La partie responsable de la protection des données au sein du système d'alerte est

    Bertelsmann SE & Co. KGaA
    Carl-Bertelsmann-Straße 270
    33311 Gütersloh, Allemagne
    No de tél. : +49 (0) 5241-80-0
    Fax : +49 (0) 5241-80-62321
    E-mail: info@bertelsmann.de

    Le responsable de la protection des données de Bertelsmann SE & Co. KGaA (ci-après : BERTELSMANN) est joignable à l'adresse postale ci-dessus en précisant « To the Data Protection Officer » ou à l'adresse e-mail: data-privacy@bertelsmann.de.

    Type de données personnelles recueillies

    L'utilisation du système d'alerte se fait sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le biais du système d'alerte, nous recueillons les données et informations personnelles suivantes :

    • votre nom, si vous décidez de divulguer votre identité,
    • si vous êtes salarié chez BERTELSMANN et
    • les noms et autres informations personnelles des personnes que vous citez dans votre alerte, le cas échéant.

    Objet et fondement légal du traitement des données

    Le système d'alerte (BKMS® System) est destiné, en toute sécurité et confidentialité, à recueillir, traiter et gérer les alertes, concernant les infractions aux règles de conformité de BERTELSMANN. Le traitement de données personnelles dans le cadre du BKMS® System repose sur l'intérêt légitime de notre entreprise à repérer et prévenir les abus et par conséquent éviter tous dommages à BERTELSMANN, aux entreprises du groupe BERTELSMANN, ses salariés et clients. La base juridique au traitement des données personnelles est par conséquent l'article 6 paragraphe 1 f) de la RGPD.

    Traitement confidentiel des alertes

    Les alertes entrantes sont reçues par une petite sélection de salariés dotés d'autorisations expresses et spécialement formés de l'Organisation de conformité de BERTELSMANN et sont toujours traitées dans la confidentialité la plus stricte. Les salariés de l'Organisation de conformité de BERTELSMANN évaluent les questions et procèdent aux enquêtes plus détaillées requises par le cas spécifique.

    Dans le cadre du traitement d'une alerte ou de la conduite d'une enquête spéciale, il pourra s'avérer nécessaire de partager des alertes avec d'autres salariés de BERTELSMANN ou des salariés d'autres entreprises du groupe BERTELSMANN, par ex. si les alertes se rapportent à des incidents ayant eu lieu dans des succursales. Ces dernières peuvent être basées dans des pays en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen avec des règlements différents sur la protection des données personnelles. Nous garantissons toujours la conformité aux règlementations de protection des données applicables au moment de la diffusion des alertes et l'obtention de l'assentiment de la personne soumettant l'alerte avant la diffusion d'une alerte auprès des salariés du groupe BERTELSMANN en vue du traitement de la question. Toute personne obtenant l'accès aux données est tenue de veiller à la confidentialité.

    Informations relatives à la personne accusée

    Nous sommes légalement tenus d'informer les parties accusées de toutes alertes reçues à l'encontre d'eux dès que la divulgation de cette information ne représente aucun danger pour l'enquête. Votre identité de lanceur d'alerte ne sera pas divulguée à moins que nous soyons légalement contraints de le faire .

    Droits des personnes concernées

    En vertu de la loi européenne sur la protection des données, vous et les personnes citées dans l'alerte bénéficient d'un droit d'accès, de rectification, de suppression, de restriction de traitement et d'objection au traitement de données à caractère personnel qui vous concernent. En cas de recours au droit d'objection au traitement des données à caractère personnel, la nécessité des données enregistrées pour l'examen d'une alerte sera immédiatement évaluée. Les données qui ne sont plus requises seront aussitôt supprimées. Si vous souhaitez exercer votre droit d'objection, veuillez contacter l'adresse figurant sous l'item 1.

    Vous avez également la possibilité de contacter une autorité de protection des données et d'y soumettre une plainte. L'autorité compétente pour notre entreprise est le

    représentant d'état compétent pour la protection des données et la liberté d'information de Rhénanie du Nord-Westphalie
    Kavalleriestr. 2-4
    40213 Düsseldorf
    Tél: +49 (0) 211/38424-0
    Fax: +49 (0) 211/38424-10
    E-mail: poststelle@ldi.nrw.de

    Par ailleurs, vous pouvez également contacter l'autorité de protection des données responsable pour votre lieu de résidence.

    Prise de décision automatisée

    Aucune prise de décision automatisée n'a lieu eu égard au traitement de vos données personnelles décrit ici.

    Profilage

    Il n'y a aucun profilage.

    Durée de conservation des données personnelles

    Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour clarifier la situation et émettre une évaluation finale de l'alerte ou jusqu'à la satisfaction des obligations contractuelles et/ou légales existantes, à moins que des périodes de conservation règlementaires suprêmes empêchent la suppression des données. Il en va de même si vous avez révoqué votre consentement.

    Mise à jour de la politique de confidentialité

    En cas de modification de la présente déclaration de protection des données, l'avis correspondant à cette modification sera publié sur le site Web et sur d'autres sites adaptés.

    Date de la déclaration de protection des données: Juin 2018