Dichiarazione sulla protezione dei dati
BERTELSMANN dà molta importanza alla protezione dei dati e alla riservatezza. Ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (“RGPD-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Responsabile
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
Bertelsmann SE & Co. KGaA
Carl-Bertelsmann-Straße 270
33311 Gütersloh, Germania
Telefono: +49 (0) 5241-80-0
Fax: +49 (0) 5241-80-62321
E-mail: info@bertelsmann.de
Il responsabile della protezione dei dati della Bertelsmann SE & Co. KGaA (di seguito: BERTELSMANN) può essere raggiunto all'indirizzo postale indicato sopra con l'aggiunta "To the Data Protection Officer" o all'indirizzo e-mail data-privacy@bertelsmann.de.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
- se è impiegato/ a alla BERTELSMANN e
- i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione, se pertinente.
Scopo e fondamento giuridico del trattamento dei dati
Il sistema di whistleblowing (sistema BKMS®) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di BERTELSMANN. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® Incident Reporting si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e dunque ad evitare danni a BERTELSMANN, alle aziende del gruppo BERTELSMANN, ai dipendenti e ai clienti. Il fondamento giuridico di questo trattamento dei dati personali è dunque l'articolo 6 paragrafo 1 f) del RGPD-UE.
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell'organizzazione di compliance di BERTELSMANN e sono sempre gestiti in forma riservata. I dipendenti designati dell'organizzazione di compliance di BERTELSMANN valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di BERTELSMANN o con dipendenti di altre aziende del gruppo BERTELSMANN, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni. Ci assicuriamo inoltre di ottenere l'assenso di chi ha inviato la segnalazione prima di condividere la segnalazione con dipendenti delle aziende del gruppo BERTELSMANN per dare trattare il problema. Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sull'accusato
Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La Sua identità come whistleblower non sarà divulgata a meno che questo non sia legalmente richiesto.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporsi al trattamento dei vostri dati personali. Se ci si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, sarà valutata tempestivamente la necessità dei dati memorizzati per l'analisi di una segnalazione. I dati che non sono più richiesti saranno cancellati subito. Se desidera avvalersi del suo diritto di obiezione, si rivolga all'indirizzo indicato alla voce 1.
Ha anche la possibilità di rivolgersi all'autorità competente per la protezione dei dati e di inviare un reclamo in quella sede. L'autorità competente per la nostra azienda è
Rappresentante di Stato responsabile per la protezione dei dati e la libertà delle informazioni del Nordreno-Westfalia, Germania.
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Tel.: +49 (0) 211/ 38424-0
Fax: +49 (0) 211/ 38424-10
E-mail: poststelle@ldi.nrw.de
Tuttavia, può anche rivolgersi all'autorità competente per la protezione dei dati del Suo luogo di residenza.
Processo decisionale automatico
Non viene svolto alcun processo decisionale automatico in relazione al trattamento dei dati personali descritti in questa sede.
Profiling
Non viene svolto un profiling.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione conclusiva della segnalazione, o fino a quando vengono soddisfatti obblighi contrattuali e/ o legali, a meno che periodi di conservazione legali prioritari impediscano la cancellazione dei dati. Lo stesso si applica al caso in cui Lei abbia revocato il Suo assenso.
Aggiornamento della politica sulla protezione dei dati
Se viene modificata la dichiarazione sulla protezione dei dati, un avviso relativo a tale modifica verrà pubblicato nel sito web e in altre sedi idonee.
Data della dichiarazione sulla protezione dei dati: giugno 2018