BKMS System
Bertelsmann SE & Co. KGaA
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Il modo sicuro di segnalare violazioni significative

Il portale di whistleblowing (BKMS® System) è disponibile presso i dipendenti Bertelsmann e di altre persone come canale supplementare per segnalare violazioni significative, soprattutto nell’ambito di reati economici e finanziari (es. corruzione, furto, appropriazione indebita, riciclaggio di denaro), dei diritti umani, della discriminazione e della molestia sessuale e delle violazioni della normativa anti-trust o di protezione dei dati, o per chiedere consulenza su questi argomenti.

Laddove possibile, tuttavia, devi innanzitutto sottoporre i tuoi problemi alle persone del tuo immediato ambiente di lavoro, ad esempio, il tuo direttore, la gestione della società, il dipartimento delle Risorse umane o – ove presente – il consiglio aziendale. I tuoi Compliance Officer locali sono anche disponibili per discutere i problemi.

Se hai già esaurito queste opzioni o non sono applicabili alla tua situazione, puoi utilizzare questo portale di whistleblowing per segnalare potenziali violazioni significative o chiedere consulenza.

I dipendenti che segnalano una cattiva condotta effettiva o percepita in buona fede, non hanno da temere conseguenze sfavorevoli. "In buona fede" significa che il dipendente è convinto che la sua dichiarazione è corretta e rispondente al vero, a prescindere dal fatto che una successiva indagine potrebbe confermare o rifiutare questa dichiarazione. Questo sistema non può essere utilizzato per presentare deliberatamente dichiarazioni o informazioni false o diffamatorie.

Incoraggiamo chiunque a utilizzare questo sistema per rivelare il proprio nome. Prenderemo tutte le misure adeguate per tutelare la riservatezza della tua segnalazione. Puoi trovare ulteriori informazioni su come sarà elaborata la tua segnalazione su questa pagina in " Dichiarazione sulla protezione dei dati".

Qualora vi apprestiate a servirvi di questo sistema per la prima volta, fate clic qui:
Qualora abbiate già creato una casella di posta potete effettuare il login qui:
  • Quali segnalazioni possono essere presentate al sistema di whistleblowing?

    Il sistema si intende per segnalazioni sulle violazioni significative nelle seguenti tematiche:

    • Corruzione/abuso d’ufficio
    • Violazioni di concorrenza o legge antitrust
    • Frode/appropriazione indebita/furto
    • Riciclaggio di denaro
    • Violazioni della normativa sulla protezione dei dati
    • Altri crimini economici significativi
    • Violazioni dei diritti umani
    • Molestia sessuale
    • Violazioni delle leggi anti discriminazione

    Per la normativa sulla protezione dei dati, le segnalazioni provenienti dai paesi UE che non rientrano in una di queste tematiche non sono ammesse al trattamento o alla trasmissione attraverso questo sistema. In caso di domande o problemi su altri argomenti (ad es. condizioni di lavoro, tutela ambientale), consulti i Suoi referenti locali o contatti il Dipartimento Integrità e Conformità aziendale (Integrity & Compliance) per telefono o e-mail.

    Se risiedi negli USA e i tuoi problemi sulle segnalazioni riguardano circostanze negli USA, puoi selezionare la tematica supplementare "Altre violazioni del Codice di condotta Bertelsmann" per inviare segnalazioni su altre tematiche.

    Lanciare sospetti su un’altra persona può implicare gravi conseguenze per quella persona. Per tale motivo, il portale di whistleblowing va usato con responsabilità. È vietato abusare di questo sistema presentando deliberatamente informazioni false o diffamatorie.

  • Come invio una segnalazione? Cos'è una casella di posta e come ne configuro una?

    Per presentare una segnalazione anonima personalizzata comincia cliccando il pulsante "Inviare la segnalazione " posizionato sul lato superiore sinistro della nostra pagina informativa.

    Il processo di segnalazione si compone di quattro fasi:

    1. Riceverai le informazioni sulle misure tecniche con cui questo sistema di segnalazioni online garantisce la sicurezza dei tuoi dati.
    2. Ti verrà chiesta la tematica della tua segnalazione.
    3. Sulla pagina delle segnalazioni puoi elaborare la tua segnalazione a parole tue e rispondere alle domande sul fatto. Nel campo di testo libero puoi inserire una descrizione di 4.096 caratteri, che corrisponde a un'intera pagina DIN A4 compilata. Puoi anche inviare un file fino a 2 MB a supporto della tua segnalazione. Una volta che hai presentato la tua segnalazione, riceverai un numero di pro cessazione e una ricevuta.
    4. Infine, ti verrà chiesto di creare la tua casella di posta. Riceverai un feedback da parte nostra tramite questa casella di posta protetta, comprese le risposte alle domande e le informazioni sull'avanzamento della tua segnalazione.

    Se possiedi già una casella di posta, puoi accedervi direttamente con il pulsante "Login".

  • Come ricevo un feedback?

    Dopo avere presentato la tua segnalazione, crea una casella di posta sicura e registrala regolarmente nel sistema. In molti casi le segnalazioni possono essere elaborate adeguatamente quando il whistleblower risponde ad alcune domande di approfondimento.

    L’elaborazione riveste la massima importanza per la tutela del whistleblower. La garanzia tecnica della riservatezza dei dati nel BKMS® System è stata certificata.

    Quando crei la tua casella di posta protetta, puoi scegliere uno pseudonimo e una password. La tua segnalazione è protetta tramite crittografia e altre speciali prassi di sicurezza.

    Un membro del Dipartimento Integrità e Conformità aziendale (Integrity & Compliance) di Bertelsmann ti fornirà un feedback attraverso la casella di posta e risponderà alle tue domande sugli eventuali singoli punti poco chiari.

  • Dichiarazione sulla protezione dei dati

    BERTELSMANN dà molta importanza alla protezione dei dati e alla riservatezza. Ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE (“RGPD-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.

    Responsabile

    Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è

    Bertelsmann SE & Co. KGaA
    Carl-Bertelsmann-Straße 270
    33311 Gütersloh, Germania
    Telefono: +49 (0) 5241-80-0
    Fax: +49 (0) 5241-80-62321
    E-mail: info@bertelsmann.de

    Il responsabile della protezione dei dati della Bertelsmann SE & Co. KGaA (di seguito: BERTELSMANN) può essere raggiunto all'indirizzo postale indicato sopra con l'aggiunta "To the Data Protection Officer" o all'indirizzo e-mail data-privacy@bertelsmann.de.

    Tipo di dati personali raccolti

    L'uso del sistema di whistleblowing avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati personali e informazioni:

    • nome, se sceglie di rivelare la Sua identità,
    • se è impiegato/a alla BERTELSMANN e
    • i nomi e altri dati personali delle persone che menziona nella segnalazione, se pertinente.

    Scopo e fondamento giuridico del trattamento dei dati

    Il sistema di whistleblowing (sistema BKMS®) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance di BERTELSMANN. Il trattamento di dati personali nel quadro del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda a scoprire e prevenire abusi e dunque ad evitare danni a BERTELSMANN, alle aziende del gruppo BERTELSMANN, ai dipendenti e ai clienti. Il fondamento giuridico di questo trattamento dei dati personali è dunque l'articolo 6 paragrafo 1 f) del RGPD-UE.

    Gestione riservata delle segnalazioni

    Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di impiegati espressamente autorizzati e con una qualifica speciale dell'organizzazione di compliance di BERTELSMANN e sono sempre gestiti in forma riservata. I dipendenti designati dell'organizzazione di compliance di BERTELSMANN valutano la questione e procedono con eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.

    Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o dello svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri dipendenti di BERTELSMANN o con dipendenti di altre aziende del gruppo BERTELSMANN, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla tutela dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati quando condividiamo le segnalazioni. Ci assicuriamo inoltre di ottenere l'assenso di chi ha inviato la segnalazione prima di condividere la segnalazione con dipendenti delle aziende del gruppo BERTELSMANN per dare trattare il problema. Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.

    Informazioni sull'accusato

    Siamo legalmente obbligati a informare i soggetti accusati di eventuali segnalazioni che li riguardano, a condizione che la divulgazione di tali informazioni non comprometta l'indagine. La Sua identità come whistleblower non sarà divulgata a meno che questo non sia legalmente richiesto .

    Diritti degli interessati

    Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di accedere, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporsi al trattamento dei vostri dati personali. Se ci si avvale del diritto di opposizione al trattamento dei dati personali, sarà valutata tempestivamente la necessità dei dati memorizzati per l'analisi di una segnalazione. I dati che non sono più richiesti saranno cancellati subito. Se desidera avvalersi del suo diritto di obiezione, si rivolga all'indirizzo indicato alla voce 1.

    Ha anche la possibilità di rivolgersi all'autorità competente per la protezione dei dati e di inviare un reclamo in quella sede. L'autorità competente per la nostra azienda è

    Rappresentante di Stato responsabile per la protezione dei dati e la libertà delle informazioni del Nordreno-Westfalia, Germania.
    Kavalleriestr. 2-4
    40213 Düsseldorf
    Tel.: +49 (0) 211/38424-0
    Fax: +49 (0) 211/38424-10
    E-mail: poststelle@ldi.nrw.de

    Tuttavia, può anche rivolgersi all'autorità competente per la protezione dei dati del Suo luogo di residenza.

    Processo decisionale automatico

    Non viene svolto alcun processo decisionale automatico in relazione al trattamento dei dati personali descritti in questa sede.

    Profiling

    Non viene svolto un profiling.

    Periodo di conservazione dei dati personali

    I dati personali sono conservati fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione ed effettuare una valutazione conclusiva della segnalazione, o fino a quando vengono soddisfatti obblighi contrattuali e/o legali, a meno che periodi di conservazione legali prioritari impediscano la cancellazione dei dati. Lo stesso si applica al caso in cui Lei abbia revocato il Suo assenso.

    Aggiornamento della politica sulla protezione dei dati

    Se viene modificata la dichiarazione sulla protezione dei dati, un avviso relativo a tale modifica verrà pubblicato nel sito web e in altre sedi idonee.

    Data della dichiarazione sulla protezione dei dati: giugno 2018