BKMS System
Bertelsmann SE & Co. KGaA
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La forma segura de reportar infracciones significativas

Este portal de denuncia (BKMS® System) está a disposición de los empleados de Bertelsmann y otras personas como un canal adicional para denunciar infracciones significativas, especialmente en el ámbito de los delitos económicos (p. ej., corrupción, robo, apropiación indebida o blanqueo de capitales), los derechos humanos, la discriminación, el acoso sexual, así como violaciones de la legislación antimonopolio o de protección de datos, o para pedir consejo sobre estas cuestiones.

No obstante, si es posible, debería exponer sus preocupaciones en primer lugar a las personas de su entorno laboral inmediato, tales como su supervisor, la dirección de la empresa, el departamento de recursos humanos o, si existe, el comité de empresa. Sus Responsables de Cumplimiento (Compliance Officers) locales también están disponibles para analizar sus preocupaciones.

Si ya ha agotado estas alternativas o si no son aplicables en su caso, puede utilizar este portal de denuncia para comunicar posibles infracciones significativas o para pedir consejo.

Aquellos empleados que denuncien de buena fe conductas indebidas reales o percibidas no tienen que temer consecuencias adversas. «De buena fe» significa que el empleado está convencido de que su declaración es exacta y verdadera, con independencia de si una investigación posterior confirma o refuta su declaración. Este sistema no puede utilizarse para enviar deliberadamente declaraciones o informaciones falsas o difamatorias.

Animamos a todos aquellos que usen este sistema a revelar su nombre. Tomaremos todas las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad de su mensaje. En esta página, en el apartado «Declaración de privacidad», puede encontrar información adicional sobre cómo se procesará su mensaje.

Si quiere utilizar el sistema por primera vez, haga clic aquí:
Si ya ha configurado su buzón, podrá registrarse aquí:
  • ¿Qué mensajes se pueden enviar al sistema de denuncia?

    El sistema está destinado a mensajes sobre infracciones significativas en las siguientes temas principal:

    • Corrupción/soborno
    • Infracciones de la legislación de defensa de la competencia y antimonopolio
    • Fraude/malversación/robo
    • Blanqueo de dinero
    • Violaciones de la normativa de protección de datos
    • Otros delitos financieros significativos
    • Violaciones de los derechos humanos
    • Acoso sexual
    • Violaciones de las leyes contra la discriminación

    Debido a las regulaciones de protección de datos, los mensajes procedentes de países de la UE que no pertenezcan a ninguna de estas temas principales no podrán ser procesados ni enviados mediante este sistema. Si tiene preguntas o inquietudes sobre algún otro asunto (p. ej., condiciones laborales, protección del medio ambiente), le rogamos que consulte a sus interlocutores locales o que se ponga en contacto con el Departamento Corporativo de Integridad y Cumplimiento (Integrity & Compliance) por teléfono o por correo electrónico.

    Si usted está ubicado en los EE. UU. y su mensaje está relacionado con alguna situación que tenga lugar en EE. UU., puede seleccionar el tema principal adicional «Otras violaciones del Código de Conducta de Bertelsmann» para enviar mensajes sobre otros asuntos.

    Levantar sospechas sobre otra persona puede tener consecuencias graves para esa persona. Por esa razón, el portal de denuncia debe usarse con responsabilidad. Está prohibido hacer un mal uso de este sistema, enviando a sabiendas información falsa o difamatoria.

  • ¿Cómo puedo enviar un mensaje? ¿Qué es un buzón y cómo puedo configurar uno?

    Para enviar un mensaje anónimo o personalizado, haga clic primero en el botón «Enviar mensaje», situado en la parte superior izquierda de nuestra página de información.

    El proceso de envío de su mensaje consta de cuatro pasos:

    1. Recibirá información acerca de las medidas técnicas con las que este sistema de envío de mensajes en línea garantiza la seguridad de sus datos.
    2. Se le preguntará cuál es el tema principal de su mensaje.
    3. En la página del mensaje, podrá escribir el mensaje utilizando sus propias palabras, y responder a preguntas sobre el caso. En el campo de texto libre, puede escribir hasta 4096 caracteres, lo que equivale a una página DIN A4 entera. Además, puede enviar un archivo de hasta 2 MB para fundamentar su mensaje. Después de enviar el mensaje, recibirá un número de referencia y un comprobante.
    4. Por último, se le pedirá que configure su propio buzón. Recibirá nuestro feedback a través de ese buzón, incluidas las respuestas a preguntas y la información sobre la tramitación de su mensaje.

    Si ya dispone de un buzón, puede acceder a ella directamente mediante el botón «Log in».

  • ¿Cómo recibiré feedback?

    Después de enviar el mensaje, configure un buzón protegido y vuelva a acceder periódicamente al sistema. En muchos casos, los mensajes solo se podrán procesar adecuadamente después de que el informante haya respondido a ciertas preguntas complementarias.

    El proceso concede la máxima importancia a la protección del informante. La garantía técnica de la confidencialidad de los datos en el BKMS® System está certificada.

    Al configurar su buzón protegido, tendrá que seleccionar un seudónimo y una contraseña. Su mensaje se mantiene seguro por medio del cifrado y de otras soluciones de seguridad especiales.

    Un miembro del Departamento Corporativo de Integridad y Cumplimiento (Integrity & Compliance) de Bertelsmann le proporcionará feedback por medio de este buzón y le formulará las preguntas necesarias si hay detalles que requieren aclaración.

  • Declaración de privacidad

    BERTELSMANN se toma muy en serio la protección de datos y la confidencialidad. Cumplimos las disposiciones del Reglamento general de protección de datos de la UE («RGDP de la UE»), así como los reglamentos nacionales vigentes de protección de datos. Antes de enviar un mensaje, lea detenidamente esta información sobre protección de datos.

    Parte responsable

    La parte responsable de la protección de los datos en el sistema de denuncia es

    Bertelsmann SE & Co KGaA
    Carl-Bertelsmann-Straße 270
    33311 Gütersloh, Alemania
    Teléfono: +49 (0) 5241-80-0
    Fax: +49 (0) 5241-80-62321
    Correo electrónico: info@bertelsmann.de

    Es posible ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de Bertelsmann SE & Co KGaA (en lo sucesivo: BERTELSMANN) en la dirección de correo postal indicada más arriba, incluyendo el texto «To the Data Protection Officer», o en la dirección de correo electrónico: data-privacy@bertelsmann.de.

    Tipo de datos personales almacenados

    El uso del sistema de denuncia es voluntario. Si envía un mensaje por medio del sistema de denuncia, recogeremos la siguiente información personal:

    • su nombre, si ha decidido revelar su identidad;
    • si es usted empleado de BERTELSMANN y
    • si procede, los nombres y otra información personal de los individuos que usted mencione en su mensaje.

    Propósito y base legal del procesamiento de los datos

    El sistema de denuncia (BKMS® System) sirve para recibir, procesar y administrar de forma segura y confidencial los mensajes sobre violaciones de las reglas de cumplimiento de BERTELSMANN. El procesamiento de datos personales dentro del marco de trabajo del BKMS® System se basa en el interés justificado de nuestra empresa en descubrir y prevenir las conductas indebidas para evitar así los daños a BERTELSMANN, las empresas del grupo BERTELSMANN, sus empleados y sus clientes. La base legal de este procesamiento de datos personales es por tanto el Artículo 6, párrafo 1 f) del RGPD de la Unión Europea.

    Tratamiento confidencial de los mensajes

    Los mensajes son recibidos por un pequeño grupo de empleados de la Organización de Cumplimiento de BERTELSMANN que han sido expresamente autorizados y han recibido formación específica, y siempre se tratan de manera confidencial. Los empleados designados de la Organización de Cumplimiento de BERTELSMANN evalúan el caso y realizan las investigaciones necesarias para cada caso concreto.

    Al procesar un mensaje o realizar una investigación especial, puede ser necesario compartir los mensajes con otros empleados de BERTELSMANN o con empleados de otras empresas del grupo BERTELSMANN, p. ej., si los mensajes se refieren a incidentes ocurridos en filiales. Estas últimas pueden estar ubicadas en países que no pertenezcan a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo, y que tengan normativas diferentes sobre la protección de datos personales. Al compartir los mensajes, siempre garantizamos que se cumplan las normativas aplicables de protección de datos; y nos aseguramos de recabar el consentimiento del remitente del mensaje antes de compartir un mensaje con empleados de empresas del grupo BERTELSMANN para tramitar el caso. Todas aquellas personas que reciban acceso a los datos están obligadas a mantener la confidencialidad.

    Información sobre las partes acusadas

    Estamos obligados por ley a informar a las partes acusadas de cualquier mensaje recibido contra ellas, tan pronto como la divulgación de esta información ya no pueda comprometer la investigación. Su identidad como informante no será divulgada a menos que estemos obligados legalmente a ello .

    Derechos de los interesados

    De acuerdo con la ley europea de protección de datos, usted y las personas nombradas en el mensaje tienen derechos de acceso, rectificación, supresión y limitación del procesamiento, así como el derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales. Si se ejerce el derecho a oponerse al procesamiento de los datos personales, se evaluará inmediatamente si los datos almacenados son necesarios para el análisis de un mensaje. Los datos que ya no sean necesarios se eliminarán de inmediato. Si desea ejercer su derecho de oposición, póngase en contacto con la dirección que se indica en el punto 1.

    También tiene la opción de enviar una queja a una autoridad de protección de datos. La autoridad competente para nuestra empresa es el

    Representante Estatal para la Protección de Datos y la Libertad de Información de Renania del Norte-Westfalia, Alemania.
    Kavalleriestr. 2-4
    40213 Düsseldorf
    Teléfono: +49 (0) 211/38424-0
    Fax: +49 (0) 211/38424-10
    Correo electrónico: poststelle@ldi.nrw.de

    No obstante, también puede ponerse en contacto con la autoridad de protección de datos competente en su lugar de residencia.

    Toma de decisiones automática

    No se llevará a cabo ninguna toma de decisiones automática en relación con el procesamiento de sus datos personales descrito en este documento.

    Creación de perfiles

    No se llevará a cabo ninguna creación de perfiles.

    Periodo de retención de los datos personales

    Los datos personales se retendrán el tiempo que sea necesario para esclarecer la situación y emitir una evaluación definitiva o hasta que se cumplan las obligaciones contractuales o legales existentes, a menos que existan periodos de retención legales de carácter imperativo que impidan la eliminación de los datos. Lo mismo se aplicará en caso de que usted haya revocado su consentimiento.

    Actualización de la política de privacidad

    Si se modifica esta declaración de privacidad, se publicará un aviso al respecto en la página web y en otros espacios apropiados.

    Fecha de la declaración de privacidad: Junio 2018