Datenschutzerklärung
Wir nehmen die Themen Datenschutz und Vertraulichkeit äußerst ernst und folgen den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem österreichischen Datenschutzrecht. Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung nach dem Hinweisgeber*innenschutzgesetz (HSchG) abgeben.
Verantwortliche & Kontakt
ebswien kläranlage & tierservice Ges.m.b.H.
11.Haidequerstraße 7
1110 Wien
Tel.: +43 1 76099 0
Mail: info@ebswien.at
Web: www.ebswien.at
Auftragsverarbeiterin
Die ebswien kläranlage & tierservice Ges.m.b.H. („ebswien“) hat die EQS Group AG, Karlstraße 47, 80333 München mit dem Betrieb ihres Hinweisgeber*innensystems (BKMS® System) beauftragt. Dazu hat die ebswien mit der EQS Group AG einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Art der Daten
Die Nutzung des Hinweisgeber*innensystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgeber*innensystem eine Meldung abgeben, verarbeiten wir ausschließlich die darin von Ihnen bekanntgegebenen personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen (Vorname, Zuname), sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei unserer Organisation beschäftigt sind (sofern Sie dies bekanntgeben), und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Nutzung des Hinweisgeber*innensystems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeber*innensystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Session-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schließen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/ Benutzer*in-Name und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeber*innensystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie unserem/unserer zuständigen Mitarbeiter*in namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Dabei werden die Daten ausschließlich im Hinweisgeber*innensystem gespeichert, sie sind also besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei Abgabe einer Meldung oder einer Ergänzung haben Sie jeweils die Möglichkeit, Dateien als Anhang zu senden. Wenn Sie die Meldung anonym abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an:
ebswien kläranlage & tierservice Ges.m.b.H.
Interne Meldestelle – VERTRAULICH
11.Haidequerstraße 7
1110 Wien
Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Das Hinweisgeber*innensystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Compliance- und Rechtsverstöße innerhalb unserer Organisation auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Seine Einrichtung basiert auf dem Hinweisgeber*innenschutzgesetz (HSchG), das in seinem § 8 ausdrücklich die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Zwecke des Gesetzes als zulässig erklärt. Die Datenverarbeitung basiert auf der Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen / Datenweitergabe
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Vertrauenspersonen einer internen Stelle im Sinne des HSchG entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Vertrauenspersonen prüfen den Sachverhalt und veranlassen gegebenenfalls eine weitergehende und fallbezogene Sachverhaltsaufklärung. Jede Person innerhalb unserer Organisation, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Im Zuge der Bearbeitung einer eingegangenen Meldung kann es sich als notwendig herausstellen, Inhalte an Dritte weiterzugeben (z.B. Rechtsanwälte, Datenforensiker*innen, Expert*innen, …). Dabei achten wir darauf, den Schutz der Hinweisgeber*innen nach HSchG zu wahren.
Im Zuge der Einleitung von zivil- oder strafrechtlichen Schritten kann es notwendig werden, die von Ihnen bekanntgegebenen personenbezogenen Daten (unter Einhaltung der Maßnahmen des Identitätsschutzes) an Behörden oder Gerichte zu übermitteln.
Information beschuldigter Personen
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit überhaupt bekannt bzw. soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Datensicherheit
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgeber*innensystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum in Deutschland gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur unserer Organisation möglich. Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und werden mehrstufig passwortgeschützt gespeichert. Der Zugang unterliegt einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen beschränkt ist.
Betroffenenrechte
Nach der DSGVO haben Sie und die im Hinweis genannten Personen grundsätzlich das Recht auf Auskunft über die jeweils Sie selbst betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Beachten Sie jedoch bitte auch die Einschränkungen gemäß § 8 Abs. 9 HSchG.
Sollten Sie der Meinung sein, dass Ihre Rechte nicht oder nicht ausreichend gewahrt werden, steht Ihnen die Möglichkeit einer Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde offen. Für Österreich ist das die:
Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Tel.: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse der Organisation besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Stand: 1.12.2023