Upozornenie ohľadom ochrany osobných údajov
„Tell OSRAM“ môžu používať zamestnanci, zákazníci a obchodní partneri spoločnosti OSRAM na tzv. „Whistleblowing“, t.j. hlásenie porušenia predpisov týkajúcich sa najmä s pravidiel hospodárskej súťaže, boja proti korupcii a proti legalizácii príjmov z trestnej činnosti („Oznámenie nedodržiavania predpisov“), ochrany osobných údajov („Oznámenie o porušení ochrany osobných údajov“) a porušení ľudských práv („Porušovanie ľudských práv“).
Rôzne funkcie hlásenia sú striktne oddelené. „Oznámenie nedodržiavania predpisov“ je sprístupnené oddeleniu Compliance spoločnosti OSRAM (OSRAM Corporate Compliance Office). K týmto hláseniam majú prístup iba zamestnanci pracujúci na oddelení Corporate Compliance spoločnosti OSRAM v rámci OSRAM GmbH. „Oznámenie o porušení ochrany osobných údajov“ spracováva pracovník ochrany údajov spoločnosti (Data Protection Officer) a k hláseniam majú prístup iba členovia tohto oddelenia. Oznámenia nahlásené v časti „Porušovanie ľudských práv“ sú spravované oddelením Corporate Human Rights Office. Medzi týmito oddeleniami nedôjde k výmene informácií, pokiaľ výnimočné okolnosti nevyžadujú takú výmenu na to, aby sa preskúmal konkrétny incident.
Infraštruktúra pre „Tell OSRAM“ obsahuje databázy a webové lokality, ktoré poskytuje Business Keeper AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín. Spoločnosť Business Keeper AG je zmluvne viazaná dodržiavať prísnu dôvernosť a dodržiava všetky platné požiadavky na ochranu osobných údajov.
Aké osobné údaje a informácie sa budú zbierať a spracovávať?
Ak sa porušenia a incidenty hlásia prostredníctvom programu „Tell OSRAM“ alebo zabezpečenej poštovej schránky, budú sa zbierať a spracúvať osobné údaje:
- osoby, ktorá predkladá hlásenie (napr. meno alebo kontaktné údaje) a
- jednotlivcov, ktorých sa incident týka (t. j. osôb zahrnutých v popise činností jednotlivca)
Príslušné oddelenie spracuje údaje potrebné na preskúmanie hlásení, vykonávanie vyšetrovaní hlásených incidentov, zmiernenie nedostatkov a vyriešenie incidentu.
V priebehu vyšetrovania alebo zmierňovania nedostatkov možno budeme musieť zdieľať informácie s inými zainteresovanými stranami. Napríklad s právnym oddelením, manažmentom spoločnosti OSRAM, inými subjektmi spoločnosti OSRAM alebo externými poradcami (napr. právnikmi) alebo príslušnými verejnými orgánmi. Môžeme byť tiež povinní informovať príslušného regulátora alebo postihnutých jednotlivcov, ktorých sa incident týka.
Ako dlho sa budú uchovávať osobné údaje?
Osobné údaje a informácie poskytnuté prostredníctvom „Tell OSRAM“ sa budú uchovávať tak dlho, ako je potrebné na spracovanie hlásenia, a ak je to potrebné, uloženie sankcií alebo dodržanie zákonných lehôt uchovávania údajov. V prípade, že sa hlásenie ukáže ako neopodstatnené, hlásenie a všetky osobné údaje, ktoré sú v ňom obsiahnuté, budú okamžite odstránené.