Aviso de privacidad de datos
El sistema «Tell ams-OSRAM» puede ser utilizado por los empleados, clientes y socios comerciales de ams-OSRAM para comunicar filtraciones de datos («Notificación de una filtración de datos») y violaciones de «compliance» («Denuncia de irregularidades de «compliance») en particular en relación con la lucha contra el monopolio, la corrupción y Antilavado de Dinero, o violaciones a los Derechos Humanos (“Violaciones y Quejas de Derechos Humanos”).
Las distintas funciones de notificación están estrictamente separadas. Por una parte, la denuncia de irregularidades de «compliance» está disponible a través de la Oficina de Compliance corporativo de ams-OSRAM. Sólo los empleados que trabajan en la Oficina de Compliance corporativo de OSRAM GmbH tienen acceso a estos informes. Por otra parte, la notificación de una filtración de datos se realiza a través del responsable de protección de datos corporativo y sólo los miembros de este departamento tienen acceso a los informes. El Sistema de notificaciones de “Violaciones y Quejas de Derechos Humanos” es gestionado por el departamento de Derecho Humanos Corporativo. La información no se intercambiará entre estos departamentos, a menos que, en circunstancias excepcionales se exija tal intercambio para investigar un incidente concreto.
TLa infraestructura del sistema «Tell ams-OSRAM» incluye bases de datos y sitios web que son facilitados por la empresa Business Keeper GmbH, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlín (Alemania). La empresa Business Keeper GmbH está contractualmente obligada a mantener una estricta confidencialidad y a cumplir con todos los requisitos de privacidad de datos vigentes.
¿Qué datos personales e información serán recogidos y procesados?
Cuando los delitos e incidentes se notifican a través del sistema «Tell ams-OSRAM» o el buzón seguro, se procederá a recoger y procesar los datos personales de:
- La persona que presente el informe (p. ej. nombre o datos de contacto) y
- Las personas afectadas por el incidente (p. ej. si se incluyen en la descripción de las acciones de una persona)
El departamento correspondiente procesará los datos para estudiar los informes, realizar investigaciones de los incidentes denunciados, mitigar las deficiencias y resolver la incidencia.
En el transcurso de la realización de las investigaciones o de la mitigación de las deficiencias, puede que sea necesario compartir información con otras partes interesadas. Por ejemplo, el departamento jurídico, la directiva de ams-OSRAM, otras entidades, asesores externos de ams-OSRAM (p. ej. abogados) o las autoridades públicas competentes. Puede que sea también necesario informar al regulador correspondiente o a las personas afectadas por la incidencia.
¿Durante cuánto tiempo se conservarán los datos personales?
Los datos personales y la información proporcionada a través del sistema «Tell ams-OSRAM» se conservarán durante el tiempo que sea necesario para procesar un informe y, si es preciso, para imponer sanciones o cumplir con los períodos de retención legal. En el caso de que se demuestre que un informe resulta ser infundado, el informe y los datos personales incluidos en él, serán eliminados inmediatamente.