Waarom zou ik een melding moeten doen?

We willen een betrouwbare partner voor u zijn. Naleving van de geldende wet- en regelgeving is hiervoor een belangrijke basis. Daarom is het voor ons van belang om mogelijk verkeerd gedrag gericht en zo vroeg mogelijk tegen te gaan. Daarbij zijn we ook afhankelijk van uw meldingen.

Voor welke vraagstukken is het online-meldsysteem bedoeld?

Het online-meldsysteem is ontwikkeld voor het melden van informatie over compliance-relevante gevallen.

Aan de ene kant kunt u via dit systeem melding doen van mogelijke compliance-overtredingen die zwaarwegende gevolgen voor onze organisatie kunnen hebben. Hiertoe behoren strafrechtelijke of overige juridische consequenties. Voor ons is informatie over de volgende onderwerpen daarom in het bijzonder van belang:

1. Vermogens- en eigendomsdelicten
2. Concurrentiedelicten
3. Schendingen van de bescherming persoonsgegevens
4. Andere zwaarwegende schendingen van het recht

Aan de andere kant kunt u het online-meldsysteem gebruiken, wanneer u concrete vragen over het onderwerp Compliance heeft die u met de Compliance afdeling.

Houd er rekening mee dat andere meldingen (bijv. klantenmagazine niet ontvangen, reclamaties) niet via dit kanaal behandeld worden. Neem voor dergelijke vragen contact op met de klantenservice.

Hoe verloopt het indienen van een melding of een vraag, hoe stel ik een beveiligde postbus in?

Als u een melding wilt versturen, klikt u boven op onze introductiepagina op de knop “Melding doen”.

Het meldingsproces bestaat uit vier stappen:

1. Eerst wordt u gevraagd om de informatietekst over de bescherming van uw anonimiteit te lezen en een beveiligingsvraag (een zgn. CAPTCHA) te beantwoorden.
2. Op de volgende pagina wordt u gevraagd naar het soort melding.
3. Op de meldpagina formuleert u uw melding dan wel uw vraag in eigen woorden en beantwoordt u vragen over de kwestie via een eenvoudige antwoordselectie. Na het verzenden van uw melding ontvangt u een referentienummer als bewijs dat u de melding heeft verzonden.
4. Stel daarna uw persoonlijke beveiligde posbus in. Via deze beveiligde postbus ontvangt u van ons reacties en eventueel informatie over de voortgang van de behandeling van de melding.

Als u al een beveiligde postbus heeft, opent u deze rechtstreeks met de knop “Login”. Ook hier moet u eerst de beveiligingsvraag bevestigen.

Wanneer en hoe krijg ik een reactie?

Het belangrijkste principe van het online-meldsysteem is de bescherming van de klokkenluider.

Bij het instellen van een beveiligde posbus kiest u uw pseudoniem/ gebruikersnaam en wachtwoord zelf. Uw melding wordt door coderings- en andere speciale veiligheidsprocedures anoniem gehouden. Gebruik voor de melding bij voorkeur geen PC die door uw bedrijf beschikbaar is gesteld.

Via de beveiligde postbus ontvangt u binnen twee werkdagen een ontvangstbevestiging en een reactie over wat er met uw melding wordt gedaan. Tevens ontvangt u eventuele aanvullende vragen van onze kant als er nog onduidelijkheden zijn.

Hoe worden mijn gegevens bij het gebruik van het online-meldsysteem beschermd?

Privacy verklaring voor het online meldsysteem

Gegevensbescherming vinden wij belangrijk

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens zeer serieus. In deze privacy verklaring kunt u lezen welke gegevens we bij het gebruik van de website en bij het doen van een melding verwerken.

1. Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, lid 7 AVG

De verantwoordelijke (voor het verwerken van gegevens) in de zin van artikel 4, lid 7 AVG is degene die bij het afgeven van een melding als data-ontvanger staat vermeld.

2. Informatie over het online meldsysteem/contact opnemen met de afdeling Compliance

Doel van gegevensverwerking en rechtsgrond

Dit online meldsysteem is opgezet om meldingen over zaken met betrekking tot compliance mogelijk te maken. U kunt hier mogelijke inbreuken op de compliance melden, die zwaarwegende gevolgen voor het bedrijf kunnen hebben. Deze inbreuken op de compliance kunnen onder meer financiële- of strafrechtelijke consequenties hebben.

U kunt het online meldsysteem daarnaast gebruiken wanneer u concrete vragen heeft over compliance, die u graag zou willen voorleggen aan de medewerkers van de afdeling Compliance.

De rechtsgrond van deze gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, sub f AVG.

Type gegevens die verwerkt worden

Gebruik maken van het online meldsysteem is op vrijwillige basis. De gegevens die door ons worden verwerkt, zijn afhankelijk van de informatie die u ons verstrekt. Wij verwerken met regelmaat de volgende gegevens:

• Uw naam en uw contactgegevens, voor zover wij over deze gegevens beschikken.
• Of u bij ons werkzaam bent, indien u dit heeft willen mededelen.
• Afhankelijk van uw melding, de namen van personen en andere persoonsgegevens.

Ontvanger/Categorieën ontvangers

De door u verstrekte gegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke, en aldaar uitsluitend door de afdeling Compliance, verwerkt. De gegevens worden per definitie niet gedeeld met derden. Het kan echter wel zo zijn dat wij de door u verstrekte gegevens met andere afdelingen van de verwerkingsverantwoordelijke of andere bedrijven van de Schwarz-groep delen, wanneer dat nodig is voor het oplossen van het probleem.

Daarnaast worden bij uitzondering gegevens in onze opdracht verwerkt door verwerkers, zoals de beheerder van het online meldsysteem, Business Keeper AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berlijn, Duitsland. Deze en eventuele andere verwerkers zijn allemaal zorgvuldig geselecteerd en worden bovendien gecontroleerd en zijn contractueel gebonden conform artikel 28 AVG.

Wij zijn wettelijk verplicht om de beschuldigde personen in te lichten dat wij een melding over hen hebben ontvangen, wanneer het verstrekken van deze informatie niet schadelijk is voor het opvolgen van de melding. Voor zover dit wettelijk mogelijk is, wordt uw identiteit als melder daarbij niet bekendgemaakt.

Opslagduur/Criteria voor het vaststellen van opslagduur

De gegevens worden zo lang bewaard als ze nodig zijn voor het realiseren van de bovengenoemde doeleinden of voor de afsluitende verwerking van meldingen over zaken met betrekking tot compliance en voor zolang als dit in het kader van de geldende wetten vereist is. De criteria hiervoor zijn bijvoorbeeld de complexiteit van de kwestie, de tijd die het kost om de kwestie op te lossen en het onderwerp van de beschuldiging. Nadat de gegevens hun doel hebben gediend, worden ze verwijderd.

3. Gebruik van het online meldsysteem

De communicatie tussen uw apparaat en het online meldsysteem loopt via een versleutelde verbinding (SSL). Uw IP-adres wordt niet opgeslagen. Uitsluitend voor het in stand houden van de verbinding met het online meldsysteem wordt er een cookie met een sessie-ID (een zogenaamde nul-cookie) op uw computer opgeslagen. Deze cookie is geldig tot aan het einde van uw sessie en wordt daarna verwijderd.

4. Rechten van betrokkenen

U heeft conform artikel 15, lid 1 AVG het recht om inzage te verkrijgen over de bij de verwerkingsverantwoordelijke opgeslagen persoonsgegevens omtrent uw persoon.

Als er wordt voldaan aan de wettelijke voorwaarden, heeft u bovendien het recht om uw persoonsgegevens te rectificeren, te wissen en de verwerking ervan te beperken.

Wanneer de gegevensverwerking berust op basis van artikel 6, lid 1, sub e of f AVG, heeft u het recht om bezwaar te maken. Zodra u bezwaar maakt tegen de verwerking van gegevens zal deze worden gestaakt, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aan kan voeren die zwaarder wegen dan de belangen van de betrokkene.

Indien u de verwerkte gegevens zelf ter beschikking heeft gesteld, heeft u in bepaalde gevallen, recht op doorgifte van gegevens.

Wanneer de gegevensverwerking op basis van toestemming conform artikel 6, lid 1, sub a of artikel 9, lid 2, sub a AVG berust, kunt u deze toestemming op ieder moment met onmiddellijke ingang intrekken, zonder dat de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment wordt aangetast.

U kunt zich in de bovengenoemde situaties, bij vragen of indien u een klacht heeft, per e-mail of brief tot de functionaris voor gegevensbescherming richten, zie onder 5.

Bovendien heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de betreffende toezichthoudende autoriteit.

5. Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw gegevens of het uitoefenen van uw rechten, dan kunt u contact op nemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de verwerkingsverantwoordelijke:

• Kaufland Stiftung & Co. KG
  z.Hd. Datenschutzbeauftragter
  Rötelstraße 35
  74172 Neckarsulm
  Deutschland
  datenschutz@kaufland.com

• ”Кауфланд България ЕООД енд Ко“ КД
  Ул. „Скопие“ 1А
  София 1233
  България
  dataprotection@kaufland.bg

• Kaufland Romania SCS
  Str. Barbu-Vacarescu 120-144
  Sect.2. Bucuresti
  România
  protectiadatelor@kaufland.ro

• Kaufland Hrvatska k.d.
  Službenik za zaštitu podataka
  Donje Svetice 14
  10 000 Zagreb
  Hrvatska
  E-mail: gdpr@kaufland.hr

• Kaufland Česká republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Bělohorská 2428/203
  169 00 Praha 6
  Česká republika
  oou@kaufland.cz

• Kaufland Slovenská republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Adresa: Trnavská cesta 41/A, 831 04 Bratislava
  Slovenská
  dataprotection@kaufland.sk

• Kaufland Polska Markety sp. z o.o. sp. k.
  Al. Armii Krajowej 47
  50-541 Wrocław
  Polska
  daneosobowe@kaufland.pl