Miksi minun kannattaa tehdä ilmoitus?

Haluamme olla kaikille luotettava kumppani. Voimassa olevan lainsäädännön noudattaminen toimii tämän luottamuksen perustana. Siksi meille on tärkeää havaita ja ennaltaehkäistä mahdollinen lakien tai määräysten vastainen toiminta tehokkaasti. Kaikki väärinkäytösepäilyt eivät välttämättä paljastu riittävän varhaisessa vaiheessa yrityksemme omassa valvonnassa, vaan saavuttaaksemme tavoitteemme tarvitsemme väärinkäytösten torjunnassa ja paljastamisessa tietoa ja vihjeitä myös yrityksemme ulkopuolisilta tahoilta.

Millaisia asioita varten väärinkäytösten ilmoituskanava on käytettävissä?

Tämä väärinkäytösten ilmoituskanava on tarkoitettu vain compliance-rikkomuksista ilmoittamiseen (lakien ja sääntöjen noudattamiseen liittyvät rikkomukset ja väärinkäytökset).

Voit ilmoittaa tätä kanavaa käyttäen mahdollisista compliance-rikkomuksista, joilla voi olla vakavia seurauksia yrityksellemme (esimerkiksi rikosoikeudelliset tai taloudelliset seuraamukset). Erityistä merkitystä meille on ilmoituksilla, jotka koskevat seuraavia aiheita:

1. Omaisuus- ja talousrikokset
2. Kilpailulainsäädännön rikkomukset
3. Tietosuojaloukkaukset
4. Muut vakavat väärinkäytökset

Ilmoituskanavamme kautta voit myös esittää toimintamme lainmukaisuuteen liittyviä kysymyksiä compliance-yhteyshenkilöllemme.

Otathan huomioon, että muita asioita (esim. asiakaslehden saamatta jääminen, asiakasreklamaatiot) ei voida käsitellä tämän ilmoituskanavan kautta. Ota tällaisissa asioissa yhteys asiakaspalveluumme tai myymälän henkilökuntaan.

Miten ilmoitukseni tai kysymykseni käsittely etenee? Kuinka luon postilaatikon?

Lähettääksesi meille ilmoituksen, paina etusivun vasemmassa yläosassa sijaitsevaa painiketta ”Lähetä ilmoitus”.

Ilmoitusprosessissa on neljä vaihetta:

1. Ensin sinua pyydetään lukemaan nimettömyytesi suojaamisesta kertova tieto sekä vahvistamaan kuvavarmenne (ns. CAPTCHA-kuvavarmennus).
2. Seuraavalla sivulla sinun tulee valita ilmoituksesi ensisijainen aihe.
3. Ilmoitussivulla voit muotoilla ilmoituksesi tai kysymyksesi vapaasti omin sanoin. Sinua pyydetään lisäksi vastaamaan tapausta koskeviin kysymyksiin vastausvaihtoehtojen avulla. Lähetettyäsi ilmoituksen saat viitenumeron vahvistukseksi ilmoituksesi onnistuneesta lähettämisestä.
4. Lopuksi sinua pyydetään luomaan suojattu postilaatikko, johon sinulle lähetetään vastaus ilmoitukseesi sekä tarvittaessa tietoja käsittelyn etenemisestä.

Mikäli olet jo luonut suojatun postilaatikon, pääset kirjautumaan siihen suoraan "Kirjaudu sisään"-painikkeella. Myös tässä vaiheessa sinun on ensin vahvistettava kuvavarmennus.

Milloin ja miten saan vastauksen?

Tämän väärinkäytösten ilmoituskanavan ja ilmoitusten käsittelyprosessin lähtökohtana on ilmoituksen luottamuksellisuuden ja sen antajan nimettömyyden suojaaminen.

Kun luot suojatun postilaatikon, valitset käyttäjänimen ja salasanan itse. Ilmoituksesi pysyy nimettömänä salaus- ja muiden turvallisuustoimenpiteiden avulla. Pyri välttämään yrityksen tietokoneen käyttämistä ilmoituksen tekemisessä.

Saat kahden arkipäivän kuluessa ilmoituksesi lähettämisestä vastaanottovahvistuksen suojattuun postilaatikkoosi sekä tietoa siitä, miten ilmoituksesi käsittely etenee. Mikäli tarvitsemme tarkennusta tai lisäselvitystä jostakin ilmoitukseesi liittyvästä yksityiskohdasta, lähetämme postilaatikkoosi tarvittavat lisäkysymykset.

Miten tietoni suojataan käyttäessäni ilmoituskanavaa?

Väärinkäytösten ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Tietosuoja on meille tärkeää

Suhtaudumme erittäin vakavasti henkilötietojen suojaamiseen. Seuraavassa tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja käsittelemme käyttäjän vieraillessa tällä verkkosivustolla tai jättäessä ilmoituksen.

1. Rekisterinpitäjä yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan mukaan

Henkilötietoja käsittelevä rekisterinpitäjä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 7 kohdan mukaan on se taho, jonka näet vastaanottajana ilmoitusta lähettäessäsi.

2. Ilmoitus väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta / yhteydenotto toiminnan lainmukaisuuteen liittyvissä asioissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Väärinkäytösten ilmoituskanava on tarkoitettu lakien ja sääntöjen noudattamiseen liittyvistä rikkomuksista ja väärinkäytöksistä ilmoittamiseen. Voit ilmoittaa tätä kanavaa käyttäen mahdollisista rikkomuksista ja väärinkäytöksistä, joilla voi olla vakavia seurauksia yrityksellemme (esimerkiksi rikosoikeudelliset tai taloudelliset seuraamukset).

Lisäksi voit käyttää tätä ilmoituskanavaa, mikäli sinulla on toimintamme lainmukaisuutta koskevia kysymyksiä, joihin haluaisit vastauksen yrityksemme compliance-yhteyshenkilöltä.

Käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f) -alakohta.

Käsiteltävien tietojen sisältö

Väärinkäytösten ilmoituskanavan käyttö on vapaaehtoista. Käsittelemiemme tietojen sisältö riippuu siitä, mitä tietoja meille välitetään. Käsittelemme säännönmukaisesti seuraavia tietoja:

• nimi ja yhteystiedot, jos ne on ilmoitettu meille
• mahdollinen työsuhde meihin, jos se on haluttu kertoa
• ilmoituksesta riippuen henkilöiden nimet ja muut henkilötiedot tai henkilöihin yhdistettävissä olevat tiedot.

Vastaanottajat/vastaanottajaryhmät

Ilmoitettuja henkilötietoja käsittelee ainoastaan rekisterinpitäjä ja siellä ainoastaan compliance-osasto. Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille on täysin poissuljettua. Saatamme kuitenkin joutua välittämään saamiamme henkilötietoja rekisterinpitäjän muille osastoille tai myös Schwarz Gruppe ‑konsernin muille yrityksille, mikäli asian selvittäminen sitä vaatii.

Poikkeustapauksissa tietoja käsittelevät meidän lukuumme lisäksi henkilötietojen käsittelijät, kuten tämän väärinkäytösten ilmoituskanavan ylläpitäjä Business Keeper AG, Bayreuther Straße 35, 10789 Berliini, Saksa. Se ja mahdolliset muut henkilötietojen käsittelijät valikoidaan aina huolellisesti, lisäksi heidät auditoidaan ja heitä sitovat sopimusvelvoitteet yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisesti.

Laki velvoittaa meidät pääsääntöisesti ilmoittamaan väärinkäytöksestä epäillylle henkilölle häntä koskevasta ilmoituksesta niin pian kuin on mahdollista asian selvittämisen vaarantumatta. Ilmoituksen antajan henkilöllisyyttä ei paljasteta, mikäli laki ei siihen velvoita.

Säilytysaika / kriteerit säilytysajan määrittämiseen

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on välttämätöntä yllä mainittujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai toiminnan lainmukaisuuteen liittyvien ilmoitusten loppuun käsittelemiseksi ja niin kauan kuin niitä koskevat lait sitä vaativat. Kriteereitä ovat tällöin esimerkiksi asian monimutkaisuus, selvityksen kesto ja väärinkäytösepäilyn aihe. Tiedot poistetaan, kun tarkoitus on toteutunut.

3. Väärinkäytösten ilmoituskanavan käyttö

Tiedonsiirto päätelaitteesi ja väärinkäytösten ilmoituskanavan välillä tapahtuu salatun yhteyden kautta (SSL). IP-osoitettasi ei tallenneta. Tietokoneellesi tallennetaan ainoastaan istuntotunnuksen sisältävä eväste (nk. tyhjä eväste), jonka avulla yhteyttä pidetään yllä. Tämä eväste on voimassa istuntosi päättymiseen asti, ja se poistetaan sen jälkeen.

4. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan 1 kohdan mukaisesti oikeus pyynnöstä saada veloituksetta pääsy rekisterinpitäjän säilyttämiin itseäsi koskeviin henkilötietoihin.

Lain mukaisten edellytysten täyttyessä sinulla on lisäksi oikeus henkilötietojesi oikaisemiseen, poistamiseen ja niiden käsittelyn rajoittamiseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) tai f) alakohtaan, sinulla on myös vastustamisoikeus. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, sitä ei tehdä enää jatkossa, jollei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut.

Jos olet itse antanut käsiteltäät henkilötiedot rekisterinpitäjälle, sinulla on oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 a) alakohdan tai 9 artiklan 2 a) alakohdan mukaisesti, voit koska tahansa peruuttaa suostumuksen peruutushetkestä eteenpäin siten, että se ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos kyseessä on edellä mainittu tilanne, sinulla on avoimia kysymyksiä tai haluat tehdä valituksen, ota yhteyttä kirjallisesti tai sähköpostitse tietosuojavastaavaan, katso kohta 5.

Lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuoja-asioista vastaavalle valvontaviranomaiselle.

5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai oikeuksiesi käyttämisestä, voit ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän tietosuojavastaavaan:

• Kaufland Stiftung & Co. KG
  z.Hd. Datenschutzbeauftragter
  Rötelstraße 35
  74172 Neckarsulm
  Deutschland
  datenschutz@kaufland.com

• ”Кауфланд България ЕООД енд Ко“ КД
  Ул. „Скопие“ 1А
  София 1233
  България
  dataprotection@kaufland.bg

• Kaufland Romania SCS
  Str. Barbu-Vacarescu 120-144
  Sect.2. Bucuresti
  România
  protectiadatelor@kaufland.ro

• Kaufland Hrvatska k.d.
  Službenik za zaštitu podataka
  Donje Svetice 14
  10 000 Zagreb
  Hrvatska
  E-mail: gdpr@kaufland.hr

• Kaufland Česká republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Bělohorská 2428/203
  169 00 Praha 6
  Česká republika
  oou@kaufland.cz

• Kaufland Slovenská republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Adresa: Trnavská cesta 41/A, 831 04 Bratislava
  Slovenská
  dataprotection@kaufland.sk

• Kaufland Polska Markety sp. z o.o. sp. k.
  Al. Armii Krajowej 47
  50-541 Wrocław
  Polska
  daneosobowe@kaufland.pl