Γιατί πρέπει να υποβάλλω μια αναφορά;

Επιθυμούμε να είμαστε για σας ένας έμπιστος και αξιόπιστος συνεργάτης. Η τήρηση του ισχύοντος Δικαίου αποτελεί μια σημαντική βάση για τον σκοπό αυτό. Περαιτέρω είναι σημαντικό για μας να αντιμετωπίζουμε στοχευμένα και όσο το δυνατόν πιο έγκαιρα πιθανές παραβατικές συμπεριφορές. Προς τον σκοπό αυτό καθοδηγούμαστε επίσης από την υποβολή αναφορών.

Για ποιου είδους θέματα είναι ανοιχτό το online σύστημα υποδείξεων;

Το εν λόγω online σύστημα έχει δημιουργηθεί για υποδείξεις που αφορούν σε θέματα νομικής συμβατότητας.

Μπορείτε να στραφείτε σ' αυτό αφενός μέσω υποδείξεων για ενδεχόμενες παραβάσεις σε θέματα νομικής συμβατότητας, που είναι δυνατό να έχουν σοβαρές συνέπειες για την επιχείρηση. Σ' αυτές συγκαταλέγονται επιπτώσεις ποινικού δικαίου ή συνέπειες που αφορούν στην επιβολή χρηματικών προστίμων. Για το λόγο αυτό έχουν ιδιαίτερη σημασία για μας υποδείξεις σχετικές με τα ακόλουθα θέματα:

1. Αδικήματα κατά της περιουσίας και της ιδιοκτησίας
2. Αδικήματα που αφορούν θέματα ανταγωνισμού
3. Παραβάσεις που αφορούν θέματα προστασίας προσωπικών δεδομένων
4. Παραβιάσεις ανθρωπίνων δικαιωμάτων, κοινωνικών και περιβαλλοντικών προτύπων
5. Υποψία για ξέπλυμα χρήματος
6. Άλλες σοβαρές νομικές παραβάσεις

Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το online σύστημα υπόδειξης-αναφοράς, προκειμένου να διευκρινίσετε, με μέλη του Τομέα Εταιρικής Συμμόρφωσης (Compliance), συγκεκριμένες ερωτήσεις, οι οποίες σχετίζονται με τη συμμόρφωση.

Παρακαλούμε να λάβετε υπόψη σας, ότι μέσω αυτού του συστήματος δεν είναι δυνατό να γίνουν αποδεκτά άλλου είδους θέματα (π.χ. μη λήψη διαφημιστικού φυλλαδίου, παράπονα κλπ). Παρακαλούμε στις περιπτώσεις αυτές να απευθύνεστε στη γραμμή εξυπηρέτησης πελατών ή στα κατά τόπους κέντρα εξυπηρέτησης πελατών.

Ποια είναι η πορεία μιας αναφοράς ή ενός ερωτήματος; Πώς δημιουργώ το δικό μου mailbox;

Σε περίπτωση που επιθυμείτε να υποβάλλετε μια αναφορά, κάνετε κλικ πάνω αριστερά στην αρχική μας σελίδα στο πεδίο «Υποβολή αναφοράς».

Η διαδικασία υποβολής αναφοράς περιλαμβάνει 4 βήματα:

1. Κατ' αρχήν παρακαλείσθε να διαβάσετε ένα ενημερωτικό κείμενο προς προστασία της ανωνυμίας σας, καθώς επίσης και να απαντήσετε σε μια ερώτηση ασφαλείας (γνωστή ως CAPTCHA).
2. Στην επόμενη σελίδα ερωτάσθε σχετικά με το βασικό θέμα της αναφοράς σας.
3. Στην σελίδα υποβολής της αναφοράς διατυπώνετε την αναφορά σας και το ερώτημα σας με δικά σας λόγια και απαντάτε σε ερωτήματα σχετικά μ' αυτήν μέσω μιας απλής επιλογής απαντήσεων. Κατόπιν αποστολής της αναφοράς σας, λαμβάνετε έναν αριθμό αναφοράς, ως απόδειξη, ότι έχετε αποστείλει την εν λόγω αναφορά.
4. Στη συνέχεια παρακαλείσθε να δημιουργήσετε το δικό σας προστατευμένο ταχυδρομείο (Mailbox). Μέσω αυτού θα λαμβάνετε από μας απαντήσεις, καθώς και ενδεχομένως πληροφορίες σχετικά με την πορεία της επεξεργασίας της αναφοράς σας.

Με ποιόν τρόπο και πότε θα λάβω μία ειδοποίηση;

Με το online σύστημα καταγγελιών δίνεται ιδιαίτερη βαρύτητα στην προστασία του καταγγέλλοντα.

Όταν δημιουργείτε ένα ασφαλές γραμματοκιβώτιο, παρακαλώ επιλέξτε ένα όνομα χρήστη και μια κωδική λέξη. Η αναφορά σας παραμένει ανώνυμη μέσω κρυπτογράφησης και άλλων ειδικών διαδικασιών ασφάλειας. Εφόσον είναι δυνατόν, μην χρησιμοποιείτε Η/Υ που παρέχεται από την επιχείρησή σας για να υποβάλετε την αναφορά.

Εντός επτά ημερών από την υποβολή, θα σταλεί επιβεβαίωση λήψης της αναφοράς σας στο ασφαλές γραμματοκιβώτιό σας, μαζί με ανταπάντηση ως προς το τι θα συμβεί με την αναφορά σας. Εάν χρειαστεί να αποσαφηνίσουμε τυχόν λεπτομέρειες, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας με συγκεκριμένες ερωτήσεις.

Πώς προστατεύονται τα δεδομένα μου κατά τη χρήση του on-line συστήματος υποδείξεων;

Όροι προστασίας δεδομένων στα πλαίσια του διαδικτυακού συστήματος υποβολής αναφορών

Η προστασία των δεδομένων είναι σημαντική για εμάς

Λαμβάνουμε πολύ σοβαρά υπόψη την προστασία των προσωπικών σας δεδομένων. Στις κατωτέρω οδηγίες προστασίας δεδομένων σας ενημερώνουμε, ποια δεδομένα σας επεξεργαζόμαστε κατά την επίσκεψή σας στον παρόντα ιστότοπο καθώς και κατά την υποβολή καταγγελίας.

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας κατά την έννοια του άρθρου 4 στοιχείο 7 ΓΚΠΔ (Γενικού Κανονισμού για την προστασία δεδομένων)

Υπεύθυνος για την επεξεργασία των δεδομένων κατά την έννοια του άρθρου 4 στοιχείο 7 ΓΚΠΔ είναι ο φορέας που εμφανίζεται σαν αποδέκτης των δεδομένων όταν υποβάλετε καταγγελία.

2. Υποβολή καταγγελιών μέσω του διαδικτυακού συστήματος υποβολής αναφορών/ επικοινωνία με τον Τομέα Συμμόρφωσης

Σκοπός της επεξεργασίας των δεδομένων και νομική βάση

Το παρόν διαδικτυακό σύστημα υποβολής αναφορών δημιουργήθηκε για την υποβολή καταγγελιών που αφορούν υποθέσεις συμμόρφωσης. Μέσω αυτού μπορείτε να αναφέρετε πιθανές παραβάσεις συμμόρφωσης, που μπορεί να έχουν βαρύτατες συνέπειες για την επιχείρηση. Σε αυτές συμπεριλαμβάνονται ποινικές κυρώσεις και πρόστιμα.

Αφετέρου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το διαδικτυακό σύστημα υποβολής αναφορών, όταν έχετε συγκεκριμένα ερωτήματα αναφορικά με ζητήματα συμμόρφωσης, τα οποία επιθυμείτε να διευκρινίσετε με τη βοήθεια των συνεργατών μας του Τομέα Συμμόρφωσης.

Τη νομική βάση για αυτήν την επεξεργασία δεδομένων αποτελεί η διάταξη του άρθρου 6 παρ. 1 σημείο στ) ΓΚΠΔ.

Είδος των επεξεργαζόμενων δεδομένων

Η χρήση του διαδικτυακού συστήματος υποβολής αναφορών είναι προαιρετική. Το ποια δεδομένα θα επεξεργαστούμε εξαρτάται από ποιες πληροφορίες θα μας κοινοποιήσετε. Συνήθως επεξεργαζόμαστε τα εξής δεδομένα:

• Το όνομά σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, στο βαθμό που μας αποκαλύπτετε τα στοιχεία αυτά.
• Κατά πόσον εργάζεστε σε εμάς, εφόσον θέλετε να μας κοινοποιήσετε την πληροφορία αυτή.
• Ανάλογα με την αναφορά, τα ονόματα προσώπων και λοιπά δεδομένα που σχετίζονται ή μπορεί να σχετιστούν με πρόσωπα.

Αποδέκτης/ Κατηγορίες αποδεκτών

Το δεδομένα που κοινοποιείτε επεξεργάζονται από τον Υπεύθυνο επεξεργασίας και μάλιστα αποκλειστικά από το Τμήμα Συμμόρφωσης. Κατά κανόνα αποκλείουμε την διαβίβαση δεδομένων σε τρίτους. Πάντως ενδέχεται να χρειαστεί να διαβιβάσουμε τα δεδομένα που μας κοινοποιήσατε σε άλλα τμήματα του Υπεύθυνου ή σε άλλες εταιρείες του Ομίλου Schwarz, εφόσον αυτό είναι απαραίτητο για την εξιχνίαση της υπόθεσης.

Κατ' εξαίρεση πραγματοποιείται επεξεργασία δεδομένων κατ' εντολή μας από εντεταλμένους εκτελούντες επεξεργασίας, όπως για παράδειγμα τον διαχειριστή του παρόντος διαδικτυακού συστήματος υποβολής αναφορών, την εταιρεία EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 10789 Βερολίνο, Γερμανία. Αυτός, όπως ενδεχομένως και άλλοι εντεταλμένοι εκτελούντες επεξεργασίας, επιλέγονται σε κάθε περίπτωση προσεκτικά και επίσης ελέγχονται και δεσμεύονται συμβατικά σύμφωνα με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ.

Κατά βάση είμαστε υποχρεωμένοι βάσει Νόμου, να ενημερώνουμε τα καταγγελλόμενα πρόσωπα, ότι έχουμε λάβει καταγγελίες εις βάρος τους, όταν η ενημέρωσή τους αυτή δεν θέτει σε κίνδυνο την περαιτέρω εξιχνίαση της καταγγελίας. Κατά την ενημέρωση αυτή η ταυτότητα σας ως καταγγέλλοντος – στο βαθμό που το επιτρέπει ο Νόμος – δεν αποκαλύπτεται.

Διάρκεια αποθήκευσης/ Κριτήρια για τον καθορισμό της διάρκειας αποθήκευσης

Τα δεδομένα διατηρούνται για όσο χρόνο απαιτείται για την εκπλήρωση των προαναφερόμενων σκοπών καθώς και για την τελική επεξεργασία της αναφοράς των καταγγελιών που αφορούν υποθέσεις συμμόρφωσης και στα πλαίσια του ισχύοντος νομικού πλαισίου. Κριτήρια γι' αυτό αποτελούν για παράδειγμα η πολυπλοκότητα της υπόθεσης, ο χρόνος που απαιτείται για την εξιχνίαση της υπόθεσης και το αντικείμενο της καταγγελίας. Μόλις εκπληρωθεί ο σκοπός τα δεδομένα διαγράφονται.

3. Χρήση του διαδικτυακού συστήματος υποβολής αναφορών

Η επικοινωνία μεταξύ του δικού σας τερματικού και του διαδικτυακού συστήματος υποβολής αναφορών πραγματοποιείται μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης (SSL). Η διεύθυνση IP σας δεν αποθηκεύεται. Απλά για λόγους διατήρησης της σύνδεσής σας με το διαδικτυακό σύστημα υποβολής αναφορών αποθηκεύεται ένα cookie στον υπολογιστή σας, που περιλαμβάνει μια ταυτότητα συνεδρίας (session ID) (το λεγόμενο μηδενικό cookie). Το cookie αυτό ισχύει μέχρι το τέλος της συνεδρίας και μετά διαγράφεται.

4. Τα δικαιώματα σας ως υποκειμένου των δεδομένων

Έχετε το δικαίωμα βάσει του άρθρου 15 παρ. 1 ΓΚΠΔ κατόπιν αιτήματός σας να ενημερωθείτε χωρίς οικονομική επιβάρυνση αναφορικά με τα δεδομένα που σχετίζονται με το πρόσωπό σας που έχουν αποθηκευτεί από τον Υπεύθυνο επεξεργασίας.

Επίσης, εφόσον συντρέχουν οι προϋποθέσεις που ορίζει ο νόμος, έχετε δικαίωμα διόρθωσης, διαγραφής και περιορισμού της επεξεργασίας των δεδομένων που σχετίζονται με το πρόσωπό σας.

Στο βαθμό που η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται στα πλαίσια του άρθρου 6 παρ. 1 ε) ή στ) ΓΚΠΔ, έχετε δικαίωμα αντίρρησης. Εφόσον έχετε αντίρρηση ως προς κάποια επεξεργασία δεδομένων, αυτή διακόπτεται για το μέλλον, εκτός κι αν ο Υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να αποδείξει ότι συντρέχουν επείγοντες λόγοι που συνιστούν έννομο συμφέρον για την συνέχιση της επεξεργασίας, που υπερέχει των συμφερόντων του υποκειμένου των δεδομένων.

Εφόσον έχετε διαθέσει ο ίδιος τα επεξεργαζόμενα δεδομένα, έχετε δικαίωμα κοινοποίησης των δεδομένων.

Εφόσον η επεξεργασία των δεδομένων βασίζεται σε συναίνεση του άρθρου 6 παρ. 1 α) ή του άρθρου 9 παρ. 2 α) ΓΚΠΔ, μπορείτε να ανακαλέσετε οποτεδήποτε την συναίνεσή σας με ισχύ για το μέλλον, χωρίς όμως να επηρεάζεται η νομιμότητα της μέχρι τότε επεξεργασίας.

Παρακαλούμε στις προαναφερόμενες περιπτώσεις ή αν έχετε εκκρεμή ερωτήματα ή επιθυμείτε να υποβάλετε παράπονο να απευθύνεστε εγγράφως ή με e-mail στον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων, βλέπε κατωτέρω σημείο 5.

Επίσης έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε στην αρμόδια Αρχή Προστασίας Δεδομένων.

5. Επικοινωνία με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων

Αν έχετε κι άλλα ερωτήματα αναφορικά με την επεξεργασία των δεδομένων σας ή την άσκηση των δικαιωμάτων σας, μπορείτε να απευθυνθείτε στον αρμόδιο υπεύθυνο προστασίας δεδομένων του Υπεύθυνου επεξεργασίας:

• Kaufland Stiftung & Co. KG
  z.Hd. Datenschutzbeauftragter
  Rötelstraße 35
  74172 Neckarsulm
  Deutschland
  datenschutz@kaufland.com
• ”Кауфланд България ЕООД енд Ко“ КД
  Ул. „Скопие“ 1А
  София 1233
  България
  dataprotection@kaufland.bg
• Kaufland Romania SCS
  Str. Barbu-Vacarescu 120-144
  Sect.2. Bucuresti
  România
  protectiadatelor@kaufland.ro
• Kaufland Hrvatska k.d.
  Službenik za zaštitu podataka
  Donje Svetice 14
  10 000 Zagreb
  Hrvatska
  E-mail: gdpr@kaufland.hr
• Kaufland Česká republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Bělohorská 2428/203
  169 00 Praha 6
  Česká republika
  oou@kaufland.cz
• Kaufland Slovenská republika v.o.s.
  Právo a Compliance
  Adresa: Trnavská cesta 41/A, 831 04 Bratislava
  Slovenská
  dataprotection@kaufland.sk
• Kaufland Polska Markety sp. z o.o. sp. k.
  Al. Armii Krajowej 47
  50-541 Wrocław
  Polska
  daneosobowe@kaufland.pl