Informacje o ochronie danych
Kwestie ochrony danych i poufności traktujemy bardzo poważnie i przestrzegamy obowiązujących krajowych i europejskich przepisów o ochronie danych. Przed wysłaniem zgłoszenia dokładnie zapoznaj się z niniejszymi informacjami o ochronie danych.
Informacje na temat systemu zgłoszeniowego incydentów
System zgłoszeniowy incydentów prowadzi w Niemiec firma EQS Group GmbH w imieniu Schaeffler AG (dalej jako „firma”).
Dane osobowe i informacje wprowadzone do systemu zgłoszeniowego incydentów są przechowywane w bazie danych prowadzonej przez EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Munich. Dane dostępne są wyłącznie dla Schaeffler AG. Dostępu do danych nie ma EQS Group GmbH, ani żaden inny podmiot.
Wszystkie dane są szyfrowane, zabezpieczone hasłem i zapisane w chronionej lokalizacji, dzięki czemu dostęp do nich ograniczony jest do grona wyraźnie uprawnionych pracowników Schaeffler AG.
Korzystanie z systemu zgłoszeniowego incydentów jest dobrowolne. Zgłoszenia możemy przyjmować i przetwarzać wyłącznie po potwierdzeniu przeczytania ze zrozumieniem niniejszych informacji o ochronie danych osobowych i wyrażeniu zgody na przetwarzanie podanych danych w oparciu o zasady określone w tych informacjach.
Podczas wysyłania zgłoszenia za pośrednictwem systemu zgłoszeniowego incydentów poprosimy Cię o podanie poniższych danych osobowych i informacji:
- imię i nazwisko, jeśli chcesz ujawnić swoją tożsamość,
- czy jesteś pracownikiem Schaeffler i
- jeżeli to konieczne, nazwiska i inne dane osobowe osób wymienionych w zgłoszeniu.
Napływające zgłoszenia będą przyjmowane przez specjalnie przeszkolonych pracowników działu compliance Schaeffler AG i będą zawsze traktowane poufnie. Pracownicy działu compliance sprawdzą zawartość i – jeżeli będzie to konieczne – ustalą fakty związane ze sprawą.
W toku przetwarzania zgłoszenia albo specjalnego dochodzenia może okazać się konieczne przekazanie informacji innym pracownikom Schaeffler AG albo innym pracownikom spółek grupy Schaeffler, np. jeżeli informacje dotyczą procedur w spółkach zależnych Schaeffler AG. Spółki te mogą mieć siedziby poza terenem Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, gdzie mogą obowiązywać inne przepisy w zakresie ochrony danych osobowych. Zawsze zapewniamy o przestrzeganiu odpowiednich regulacji w zakresie ochrony danych przy przekazywaniu tych informacji.
Każda osoba uzyskująca dostęp do danych jest zobowiązana do zachowania poufności.
Zasady ochrony danych
Określony cel
Firma może wykorzystywać dane osobowe tylko w celu, do którego zostały zgromadzone lub w celu zaakceptowanym przez osobę, której dotyczą. Ponadto spółka musi stosując odpowiednie środki zapewnić, że dane osobowe wykorzystywane będą wyłącznie w określonym celu i że będą w pełni aktualne.
Informacje na temat osoby, której dotyczy zgłoszenie
Na życzenie firma musi zapewnić osobom, których dotyczą dane, informacje o ich przechowywanych danych osobowych. Taka osoba musi mieć również możliwość skorygowania, zmiany lub usunięcia niepoprawnych danych. Twoja tożsamość, tzn. tożsamość sygnalisty pozostanie nieujawniona. Ponadto korzystanie z tych praw możliwe jest wyłącznie, jeśli nie zagraża to prowadzonym czynnościom wyjaśniającym.
Informacja, korekta, usunięcie i blokada
Zarówno Ty, jak i oraz osoby wymienione w zgłoszeniu, macie prawo do informacji, korekty, usunięcia i blokady danych osobowych oraz do odwołania zgody na przechowywanie danych osobowych w dowolnym czasie i bez podania przyczyny. W takim przypadku niezwłocznie sprawdzimy, które z przechowywanych danych są niezbędne do przetworzenia zgłoszenia. Wszystkie niewymagane dane zostaną natychmiast usunięte.
Przechowywanie
Firma przechowuje informacje tak długo, jak długo jest to niezbędne do dalszego przetwarzania albo jeśli spółka ma w tym uzasadniony interes albo jest to konieczne z przyczyn statutowych. Po upływie tego czasu informacje zostaną usunięte lub zanonimizowane, tzn. wszelkie odniesienia do Twojej tożsamości jako dostawcy informacji oraz osób, które wskażesz w zgłoszeniu zostaną nieodwracalnie usunięte.
Umowa
Potwierdzam, że zapoznałem się z informacjami o ochronie danych i rozumiem je. Wyrażam zgodę na gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystanie moich danych osobowych i informacji zgodnie z informacjami o ochronie danych.